Paperless dengan Arsip Digital

Arsip Digital ─ Di tengah teknologi yang semakin berkembang, masih terdapat perusahaan yang dalam kegiatan pengelolaan arsipnya menggunakan dokumen fisik dan masih awam dengan keberadaan arsip digital. Padahal, kenyataannya pengelolaan arsip fisik membutuhkan biaya yang tidak sedikit, karena membutuhkan perawatan secara berkala dan membayar sumber daya manusia yang ahli dalam merawat arsip fisik.

Apalagi jika pengelolaan arsip fisik dilakukan oleh institusi pemerintahan, tentunya hal tersebut tidak sesuai dengan Peraturan Presiden Nomor 95 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Pada peraturan tersebut disebutkan bahwa instansi milik pemerintah diharuskan melakukan alih media arsip digital dalam rangka menghadirkan pelayanan yang lebih efisien kepada masyarakat.

Mengapa Harus Paperless dengan Arsip Digital?

Jika divisi kearsipan perusahaan atau instansi pemerintahan yang Anda kelola belum beralih menggunakan arsip digital, maka ada baiknya Anda mengetahui bahwa arsip fisik yang berbentuk kertas memiliki beberapa permasalahan yang harus dihadapi. Beberapa masalah tersebut meliputi:

Arsip rusak rentan rusak, baik akibat bencana alam, robek, atau juga terkena cairan asam yang merusak struktur kertas.
Arsip fisik juga rentan dicuri atau hilang, apalagi jika penjagaannya kurang baik.
Arsip fisik tidak dapat digunakan untuk jangka panjang, mengingat kertas tidak selamanya baik.
Kurang efisien dan efektif, karena lebih sulit mencari arsip fisik berbentuk yang diinginkan akibat tertimbun bersama arsip lainnya.
Kesulitan bagi pengguna arsip untuk membedakan antara arsip lama dengan arsip baru.
Rentan adanya ketidaksamaan dalam penamaan dan penomoran arsip antara pengguna satu dengan lainnya, sehingga sulit melakukan klasifikasi arsip.
Keterbatasan penyimpanan arsip fisik sehingga membutuhkan lemari arsip yang cukup banyak di perusahaan.

Oleh karena itu, mengingat banyaknya permasalahan yang ditimbulkan oleh arsip fisik, maka penggunaan arsip digital sangatlah disarankan. Selain lebih efektif dan efisien dalam pencarian, ada banyak keuntungan arsip digital yang akan Anda dapatkan. Untuk mendapatkan kualitas terbaik dalam mengelola arsip digital, Anda dapat menggunakan layanan pengelolaan arsip yang saat ini sudah banyak di Indonesia. Salah satu perusahaan yang dapat Anda andalkan adalah PrimaDoc.

Apa Saja Manfaat Paperless dengan Arsip Digital?

Setelah mengetahui tentang permasalahan dalam pengelolaan arsip fisik, Anda juga perlu mengetahui manfaat arsip digital selengkapnya. Beberapa manfaat tersebut antara lain:

Mudah dioperasikan, karena pengoperasiannya menggunakan komputer yang telah terinstal program web-based yang mudah dioperasikan oleh penggunanya. Dengan konsep human computer interactive, maka kegiatan seperti printing, penyimpanan, dan akses pun semakin mudah, apalagi Anda tinggal menekan ikon atau tombol yang disediakan.
Tampilan hemat, dengan paperless Anda dapat menghemat pengeluaran untuk membeli kertas dan juga konsumsi daya untuk printing. Selain itu, perusahaan Anda juga dapat ikut serta dalam kampanye go green yang dapat membawa kebaikan bagi bumi.
Fasilitas pencarian dokumen, keuntungan arsip digital lainnya adalah waktu pencarian dokumen yang relatif singkat. Pengguna atau user hanya perlu mengetikkan keyword pada tab pencarian untuk menemukan arsip digital yang dibutuhkan. Hal ini berbeda dengan arsip fisik yang mengharuskan Anda untuk mencari arsip satu persatu.
Pencatatan lokasi fisik dokumen, jika perusahaan atau instansi Anda masih membutuhkan arsip fisik, maka alih media arsip digital juga dapat mempermudah arsiparis untuk menemukan lokasi dokumen fisik yang diinginkan, karena setiap dokumen telah diklasifikasi berdasar nomor, abjad, dan lainnya.
Pengiriman dokumen lebih cepat, karena semua informasi yang dibutuhkan dapat langsung dikirimkan melalui e-mail atau penyimpanan berbasis cloud.

Memilih Penyedia Layanan Alih Media Arsip Digital Terbaik

Setelah mengetahui segudang manfaat arsip digital, hal selanjutnya yang perlu Anda perhatikan adalah memilih perusahaan yang menyediakan layanan alih media arsip digital yang tepat. Saat ini ada banyak perusahaan yang menyediakan layanan tersebut, hanya saja tidak semua yang dapat memberikan excellent service bagi arsip yang dimiliki perusahaan atau instansi pemerintahan.

Oleh karena itu, percayakan saja alih media arsip digital Anda kepada PrimaDoc, yang telah memiliki sertifikasi ISO 9001 untuk jaminan mutu terbaik. Menggunakan layanan PrimaDoc akan menguntungkan perusahaan Anda, mulai dari aplikasi web-based untuk pengelolaan arsip, preservasi dan restorasi dokumen, hingga pengemasan arsip yang aman. Tidak hanya itu, PrimaDoc juga memiliki beberapa kelebihan dibandingkan layanan lainnya, yaitu:

Meminimalisir arsip digital yang hilang, karena memiliki perusahaan kami menyediakan backup media lain seperti CD atau harddisk eksternal.
Mengurangi resiko kerusakan arsip, baik terbakar, terkena banjir, atau rusak akibat bencana alam lainnya.
Meningkatkan keamanan arsip, karena arsip Anda hanya dapat diakses oleh pengguna yang memiliki otorisasi saja.
Mengedepankan kode etik kearsipan, sehingga dalam pengelolaan dipastikan tidak bertentang dengan ketentuan atau standar yang berlaku.
Mudah digunakan, karena dilengkapi aplikasi web-based yang dapat digunakan ketika membutuhkan informasi yang akan diberikan kepada pihak lain.
Menghemat ruang penyimpanan arsip, karena PrimaDoc juga menyediakan jasa warehousing arsip fisik yang Anda miliki. Selain itu, juga terdapat jasa antar-jemput dokumen jika dibutuhkan.

Setelah mengetahui keuntungan di atas, kini Anda telah siap untuk go paperless dengan arsip digital. Jika Anda tertarik dengan jasa yang dimiliki PrimaDoc, hubungi kami sekarang untuk mendapatkan penawaran terbaiknya. Bersama PrimaDoc, pengelolaan arsip lebih terintegrasi, aman, nyaman, dan dapat diandalkan! (Pradana)