Ada Apa dengan Surat Edaran Nomor 62/2020 tentang Penyelamatan Arsip (COVID-19)?
Penyelamatan Arsip ─ Ketiadaan pengetahuan yang memadai dalam menghadapi pandemi COVID-19 telah memaksa Pemerintah Indonesia melakukan inovasi dalam penyusunan kebijakan baru. Berbagai upaya telah dilakukan pemerintah dalam menangani dampak dari COVID-19, baik dari sektor kesehatan maupun ekonomi, termasuk mengenai upaya dalam penyelamatan arsip tentang penanganan COVID-19.
Rekaman upaya dan kebijakan tersebut tentunya penting untuk dilestarikan, karena merupakan bentuk akuntabilitas kinerja pemerintah dan berfungsi sebagai sumber informasi yang valid untuk seluruh rakyat Indonesia. Pemerintah melalui Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi (PAN-RB) baru-baru ini telah mengeluarkan Surat Edaran No. 62 Tahun 2020 tentang Penyelamatan Arsip Penanganan Covid-19 dalam Mendukung Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah.
Melalui keluarnya surat edaran tersebut, Tjahjo Kumolo, Menteri PAN-RB, juga menghimbau masyarakat untuk memanfaatkan teknologi informasi dalam penyelenggaraan pemerintah atau dikenal dengan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Lebih lanjut, penerapan SPBE dalam kondisi seperti ini merupakan keharusan sebagai bentuk pelayanan kepada masyarakat. Terlebih lagi, seluruh pencipta arsip atau arsiparis juga dihimbau agar memberikan perhatian khusus terhadap arsip yang memiliki keterkaitan penanganan COVID-19 sebagai cara penyelamatan arsip yang dapat dilakukan pemerintah.
Kriteria Arsip Penanganan COVID-19 yang perlu diselamatkan
Sebelum melakukan penyelamatan arsip COVID-19, Anda perlu mengetahui arsip apa saja yang perlu diselamatkan. Menurut Surat Edaran Nomor 62 Tahun 2020 tentang penyelamatan arsip COVID-19, arsip yang harus diselamatkan harus memenuhi kriteria di bawah ini, meliputi:
- Arsip yang tercipta dalam rangka penetapan dan juga pelaksanaan kebijakan penanganan COVID-19.
- Arsip yang tercipta dalam rangka pengkoordinasian dan pengendalian pelaksanaan kegiatan percepatan penanganan COVID-19.
- Arsip yang tercipta dalam rangka pengawasan pelaksanaan kegiatan percepatan penanganan.
- Arsip yang tercipta dalam rangka pengerahan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan percepatan penanganan COVID-19.
- Arsip yang tercipta sebagai akibat atau dampak penanganan pandemi COVID-19, baik secara langsung maupun tidak langsung.
- Arsip yang tercipta dalam upaya penanggulangan COVID-19 yang tidak terbatas pada inovasi, sarana dan prasarana, pengobatan atau vaksin, perawatan, dan juga penggunaan teknologi untuk riset.
Cara Penanganan Arsip di Masa Pandemi Covid-19
Selain menjelaskan tentang kriteria penyelamatan arsip, Surat Edaran Nomor 62 Tahun 2020 tentang Penyelamatan Arsip Penanganan COVID-19 juga menjadi panduan bagi arsiparis untuk melakukan penyelamatan arsip. Nantinya, arsip tersebut dapat digunakan oleh lembaga kearsipan negara, baik dalam bentuk fisik maupun digital sesuai kebutuhan di lapangan. Adapun tahapan yang harus dilakukan arsiparis untuk menangani penyelamatan arsip COVID-19 sesuai surat edaran adalah sebagai berikut:
- Persiapan
- Pendataan dan identifikasi arsip
- Penataan dan pendaftaran arsip
- Verifikasi atau penilaian arsip
- Penyerahan arsip statis
Penyelamatan Arsip sesuai Surat Edaran Nomor 62 Tahun 2020
Selain cara penyelamatan arsip, Surat Edaran Nomor 62 Tahun 2020 juga menjelaskan tentang beberapa hal yang harus diperhatikan untuk menyelamatkan arsip yang berhubungan dengan penanganan Coronavirus Disease 2019. Hal tersebut meliputi:
- Penyelamatan dan penanganan arsip dilakukan dengan Sistem Berbasis Elektronik (SPBE), meminimalisir tatap muka antara pencipta arsip dan lembaga kearsipan.
- Pencipta arsip diminta melaporkan seluruh laporan kegiatan penanganan COVID-19 dan berkoordinasi dengan lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) untuk mengetahui cara penyelamatan arsip yang sesuai dengan standar.
- Pelayanan kepada masyarakat dilakukan dengan optimalisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK) agar lebih efisien dan menjangkau lebih banyak orang.
Selain itu, ANRI akan melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pelaporan daftar arsip yang diserahkan. Hasil monitoring dan evaluasi akan dilaporkan kepada Menteri PAN-RB secara berkala untuk mengetahui kinerja penyelamatan arsip di lapangan.
Bolehkah Penyelamatan Arsip Pemerintah Dilakukan Melalui Pihak Ketiga?
Menurut Pasal 1 Ayat 9 Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2018, penciptaan arsip pemerintah dapat dilakukan sendiri atau juga pihak ketiga yang diberikan pekerjaan untuk pengelolaan arsip. Perlu Anda ketahui, penyelamatan arsip termasuk dalam salah satu lingkup kerjanya, sehingga instansi pemerintah dapat menyerahkan proses penyelamatan arsip kepada perusahaan profesional yang menyediakan layanan pengelolaan arsip. Jadi Anda dapat mengelola arsip #BersamaPrimaDoc, yang telah berpengalaman untuk mengelola arsip dari berbagai institusi pemerintahan.
Selain itu, PrimaDoc juga memiliki sertifikat ISO 9001 atas kualitas layanan terbaik yang dimiliki. Apalagi PrimaDoc juga memiliki sumber daya manusia yang kompeten dan mengedepankan kode etik, sehingga keamanan arsip terjaga dengan baik. Tidak hanya itu, PrimaDoc juga dilengkapi dengan aplikasi web based yang dapat Anda akses di mana saja. Jadi, tidak perlu khawatir lagi menyerahkan penyelamatan arsip COVID-19 kepada PrimaDoc!(Pradana)
