Layanan Kearsipan PrimaDoc untuk Tingkatkan Keamanan Dokumen Anda
Memasuki era industri teknologi, digitalisasi arsip menjadi semakin populer digunakan di perusahaan-perusahaan. Arsip digital menawarkan berbagai keunggulan, seperti pengelolaan dan akses dokumen yang dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat. Terlebih lagi ada banyak dokumen yang dapat dihasilkan setiap harinya. Meskipun perusahaan telah menerapkan digitalisasi arsip, bukan berarti perusahaan tidak lagi menyimpan dokumen dalam bentuk cetak. Itulah sebabnya, layanan kearsipan semakin banyak diperlukan oleh perusahaan.
Di antara banyaknya dokumen yang disimpan, setiap perusahaan pasti memiliki data informasi yang bersifat rahasia dan penting. Entah dalam bentuk cetak maupun digital, menjaga keamanan arsip penting perusahaan merupakan hal yang wajib dilakukan. Jika sampai bocor atau diketahui pihak lain yang tidak berwenang, maka dapat mengakibatkan hal buruk dan kerugian bagi perusahaan.
Kebocoran Arsip Perusahaan
Meskipun setiap perusahaan menyimpan data penting mereka, nyatanya kasus kebocoran data penting perusahaan masih terus terjadi. Seperti yang terjadi baru-baru ini, dilansir dari bbc.com lebih dari 21.000 perusahaan di Indonesia maupun asing telah bocor dan dijual secara umum dengan total kerugian ditaksir seharga USD50.000 atau sekitar Rp743 juta. Dokumen-dokumen tersebut meliputi salinan KTP pemegang saham, KTP direksi, tanda tangan direktur atau wakil direktur, kontrak kerja sama perusahaan, SPT Pajak, rekening koran, akta perusahaan, surat izin usaha perdagangan, KTP pengurus perusahaan, dan lain sebagainya.
Hal serupa dapat terjadi pada perusahaan Anda. meskipun arsip penting perusahaan sudah disimpan, tanpa adanya dukungan keamanan yang baik, bukan tidak mungkin terjadi penyalahgunaan data strategis di perusahaan Anda.
Solusi Menjaga Keamanan Dokumen Perusahaan
Untuk mencegah terjadinya kebocoran dan penyalahgunaan data perusahaan, Anda harus memiliki sistem keamanan yang baik. Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah dengan menggunakan layanan kearsipan PrimaDoc. PrimaDoc merupakan solusi satu atap untuk mengelola dan menjaga keamanan arsip perusahaan Anda, baik dalam bentuk cetak maupun digital.
Mengingat bahwa keamanan arsip strategis merupakan hal yang sangat prioritas, sudah saatnya menerapkan sistem pengelolaan arsip yang lebih aman dengan menggunakan layanan kearsipan PrimaDoc. Kualitas layanan PrimaDoc sudah terbukti dengan pengalaman selama bertahun-tahun serta banyaknya klien dari perusahaan-perusahaan besar yang menggunakan jasa layanan kearsipan PrimaDoc.
Untuk membantu perusahaan Anda dalam mengelola dan menjaga keamanan arsip perusahaan, PrimaDoc menyediakan berbagai layanan kearsipan dan fitur khusus untuk meningkatkan keamanan arsip Anda yang berbentuk cetak maupun digital sebagai berikut:
1. Preservasi Arsip
Layanan kearsipan PrimaDoc tidak hanya menjaga keamanan arsip dari pencurian, namun juga dari kerusakan-kerusakan yang membuat informasi didalamnya tidak dapat dibaca maupun digunakan. Misalnya arsip berjamur, tinta yang luntur, kusam atau menguning, dimakan rayap, terkena rembesan hujan dan sebagainya. Melalui layanan preservasi arsip, PrimaDoc akan memberikan perlindungan arsip agar tidak rentan mengalami kerusakan. Dengan demikian, Anda dapat menggunakan dokumen penting tersebut ketika dibutuhkan.
2. Konservasi Arsip
Konservasi arsip merupakan layanan kearsipan dari PrimaDoc untuk meningkatkan ketahanan arsip cetak perusahaan Anda. Menggunakan berbagai treatment khusus, baik secara fisika maupun kimia, layanan kearsipan PrimaDoc akan membantu dokumen penting perusahaan dapat disimpan dan digunakan dalam jangka waktu yang lama.
3. Fitur Pengaturan Hak Penggunaan Arsip
Tidak hanya menjaga keamanan arsip cetak, layanan kearsipan PrimaDoc juga dapat diandalkan untuk menjamin keamanan arsip digital perusahaan. DMS PrimaDoc dilengkapi dengan fitur Pengaturan Hak Penggunaan Arsip yang dapat mengelola hak akses terhadap arsip digital agar meminimalisir penyalahgunaan oleh oknum tertentu. Dengan demikian, manajemen dapat mengatur siapa saja yang dapat mengakses setiap arsip perusahaan.
Bagi Anda yang ingin berkonsultasi lebih lanjut tentang berbagai layanan jasa kearsipan PrimaDoc, dapat menghubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya. Kami siap memberikan dukungan terbaik untuk kebutuhan perusahaan Anda dalam bidang kearsipan digital maupun cetak! (Septiani)
