Jangan Disepelekan! 5 Kendala Pengelolaan Koperasi yang Sering Terjadi

Meskipun usia lembaga koperasi di Indonesia telah lebih dari satu abad, namun ternyata itu tidak menghindarkannya dari berbagai kendala pengelolaan koperasi. Format organisasi yang telah diwariskan dari generasi ke generasi, tetap membutuhkan dukungan baik dari sisi analisa strategi maupun dari sisi kontribusi. Anggota maupun pengurus tetap dituntut untuk dapat memikirkan langkah-langkah terbaik dalam menjalankan organisasi agar mencapai manfaat secara optimal. 

Melalui ulasan di bawah ini, kami akan menjelaskan secara khusus tentang berbagai kendala pengelolaan koperasi yang sering terjadi. Dengan demikian, para pengurus maupun anggota dapat menyiapkan langkah antisipasi terbaik untuk menghadapinya.

Kurangnya Koordinasi dan Komunikasi

Kendala pengelolaan koperasi yang sangat banyak ditemukan di berbagai daerah ditimbulkan oleh kurangnya koordinasi dan komunikasi antar anggota. Rapat anggota baik rapat rutin maupun rapat tahunan tidak berjalan sesuai semestinya. Aktivitas usaha dan arus transaksi pun minim karena banyak anggota yang tidak berpartisipasi secara aktif.

Padahal kelancaran komunikasi dan koordinasi menjadi salah satu kunci hidupnya setiap bentuk organisasi, termasuk koperasi. Tersedianya berbagai teknologi digital untuk mendukung proses tersebut juga tidak dioptimalkan. Seperti misalnya teknologi internet yang memungkinkan komunikasi video jarak jauh, sebenarnya dapat menjadi salah satu alternatif yang lebih praktis untuk mengatasi kesibukan anggota. Sayangnya, kendala pengelolaan koperasi yang seperti ini tidak banyak diperhatikan dan dibiarkan berlarut-larut dan perlahan namun pasti ‘menenggelamkan’ koperasi.

Keterbatasan Pemahaman dan Kompetensi

Meskipun banyak orang yang menganggap bahwa format lembaga koperasi sederhana, namun tetap diperlukan pemahaman dan kompetensi dari para pengelolanya. Seperti halnya badan usaha lainnya, akan lebih baik hasilnya jika dikelola oleh orang-orang yang ahli dalam manajemen bisnis, sehingga menghasilkan keuntungan lebih besar. Namun, faktanya hal ini masih menjadi salah satu kendala pengelolaan koperasi yang banyak ditemui. 

Salah satunya yang dapat diamati dalam aktivitas lembaga koperasi, yakni arus transaksi keuangan. Terjadi cukup banyak transaksi masuk dan keluar, terutama pada bentuk Koperasi Simpan Pinjam (KSP). Ketika terjadi kesalahan pencatatan atau perhitungan salah satu transaksi saja, hal tersebut akan berdampak pada laporan keuangan secara makro. Itulah sebabnya, idealnya koperasi juga didukung oleh anggota yang berkompeten di bidang akuntansi keuangan. 

Piutang Anggota Macet

Kendala pengelolaan koperasi yang juga sering ditemui adalah banyaknya piutang yang macet. Hal tersebut ditimbulkan oleh keterlambatan pembayaran anggota yang memiliki pinjaman. Semakin diperparah oleh pengelolaan arsip piutang yang kurang profesional, sehingga menyulitkan proses pelacakan piutang di kemudian hari. 

Pada awalnya, hal ini tidak terlalu menimbulkan dampak bagi lembaga koperasi. Namun, seiring berjalannya waktu piutang yang macet menjadi salah satu kendala pengelolaan koperasi yang sangat serius. Lembaga semakin kehabisan cadangan dana untuk menjalankan aktivitas usahanya maupun membayar para karyawan atau pengurus. Ketika piutang akan ditagihkan kembali, arsip sulit ditemukan atau bahkan hilang karena tidak dikelola dengan sistem yang efektif. Lembaga semakin merugi dan tinggal menunggu waktu untuk benar-benar berhenti aktivitasnya. 

Minim Pengawasan Pengurus

Sebagaimana organisasi atau badan usaha lainnya, koperasi juga membutuhkan pengawasan pengurus supaya setiap prosesnya dapat dipastikan berjalan dengan baik. Namun hal tersebut justru menjadi salah satu kendala pengelolaan koperasi yang banyak ditemui. Badan pengawas maupun pengurus koperasi kebanyakan jarang melakukan monitoring atau pengecekan terhadap kondisi dan aktivitas koperasi. 

Tidak heran pada akhirnya koperasi yang minim mendapatkan pengawasan semakin tidak terkelola dengan baik. Beberapa masalah yang sering terjadi, termasuk yang telah dijelaskan sebelumnya di atas, menghambat aktivitas organisasi secara menyeluruh. Pada akhirnya hal tersebut menimbulkan lebih banyak kendala pengelolaan koperasi yang lebih banyak. 

Pengelolaan Dokumen Kurang Efektif

Koperasi berjalan dengan lancar karena didukung dengan sistem pengelolaan dokumen yang baik. Terlebih dengan asumsi koperasi yang anggotanya dapat terus berganti setiap periode, idealnya didukung oleh sistem manajemen arsip yang dapat diteruskan dengan mudah ke generasi selanjutnya. Sayangnya, hal tersebut justru menjadi salah satu kendala pengelolaan koperasi yang sangat serius. 

Kebanyakan koperasi masih menggunakan sistem pengelolaan dokumen secara manual. Meskipun saat ini telah banyak memanfaatkan komputer, namun dokumen masih dicetak untuk kemudian diarsipkan di gudang. Padahal sistem tersebut menyulitkan dokumen untuk dicari kembali, terlebih jika telah disimpan sejak lama. Selain itu, dokumen juga rentan rusak saat terkena air atau diserang hama seperti rayap dan tikus. 

Sistem penyimpanan dokumen digital yang telah tersedia saat ini seperti PrimaDoc sebenarnya dapat menjadi solusi yang lebih efektif. Masalah arsip tidak menimbulkan kendala pengelolaan koperasi yang lebih besar karena dokumen lebih mudah ditemukan. Meskipun arsip telah disimpan sejak lama, kondisinya masih terjaga karena terbebas dari ancaman hama. Selain itu, arsip juga mudah untuk diteruskan pengelolaannya kepada anggota koperasi yang baru. 

Tertarik untuk memahami lebih banyak tentang sistem penyimpanan dokumen digital? Silakan menghubungi tim marketing PrimaDoc atau kunjungi bagian Kontak! (Pradana)