Digitalisasikan Dokumen Proyek Bersama PrimaDoc

Adopsi digitalisasi dokumen bagi perusahaan dengan banyak proyek konstruksi sangatlah krusial agar proses pembangunan dapat berjalan lancar. Permasalahannya, belum semua perusahaan dalam  industri konstruksi memahami tentang pentingnya kehadiran dokumen digital. Padahal pengaplikasiannya sudah lebih dahulu dilakukan oleh instansi pemerintahan melalui praktik Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), tentunya perusahaan swasta tidak boleh ketinggalan.

Apalagi jika Anda memiliki proyek lintas daerah dan negara, tentunya pengelolaan dokumen yang masih dilakukan secara konvensional sangatlah menyulitkan proses pengambilan keputusan yang seringkali harus dilakukan dengan cepat di lapangan.

Untuk itu, sudah saatnya Anda melakukan digitalisasi dokumen sebagai langkah transformasi menghadapi era industri 4.0 yang sudah berbasis data dan informasi. Bagaimana langkah untuk memulainya? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Permasalahan Pengelolaan Dokumen Proyek yang Sering Terjadi

Anda perlu memahami bahwa ketersediaan informasi di dalam dokumen proyek sangatlah penting untuk menjadikan proses pembangunan di lokasi proyek berjalan lancar. Akan tetapi, penumpukan dokumen menjadi permasalahan yang sering muncul pada perusahaan konstruksi.

Hal ini tentunya dapat menyulitkan, baik bagi manajemen atau juga pekerja di lapangan. Belum lagi masalah lahan yang digunakan sebagai gudang arsip. Dengan bertambahnya volume dokumen, pastinya kebutuhan lahan akan ikut meningkat.

Oleh karena itu, jika Anda menghadapi permasalahan serupa, maka Anda membutuhkan solusi yang lebih baik. Anda dapat memulainya dengan digitalisasi dokumen, yang dibutuhkan agar seluruh dokumen proyek yang Anda miliki selamat dari ancaman kerusakan dan kehilangan.

Bagaimana Digitalisasi Dokumen Menjadi Penting bagi Proyek?

Dengan proses pembangunan yang semakin digenjot di Indonesia, tentunya lokasi proyek akan ikut bertambah. Untuk itu, solusi digitalisasi dokumen dari PrimaDoc dapat menyelamatkan Anda dari sulitnya mengelola dokumen proyek yang terus menumpuk dari waktu ke waktu.

Setidaknya ada empat peran penting dari solusi digitalisasi dokumen  PrimaDoc yang perlu Anda ketahui. Dengan begitu, Anda dapat meyakinkan organisasi yang dikelola untuk mengimplementasikan sistem pengelolaan dokumen digital secara menyeluruh.

Adapun beberapa peran tersebut meliputi:

 

• Langkah mitigasi bencana yang tidak terduga

 

Biaya yang dibutuhkan untuk mempertahankan dokumen fisik dari bahaya bencana seperti banjir atau kebakaran tidaklah sedikit. Untuk itu, digitalisasi dokumen berperan penting sebagai langkah mitigasi yang tepat. Dengan adanya backup dokumen digital, proyek dapat berjalan dengan lancar tanpa dibayangi ketakutan akan hilang atau rusaknya dokumen yang dibutuhkan untuk pelaksanaan proyek pembangunan.

 

• Mempermudah kontrol validitas informasi

 

Validitas informasi sangat penting untuk proyek pembangunan. Dengan adanya digitalisasi dokumen dari PrimaDoc, proses validasi informasi dokumen lebih mudah dilakukan. Hal tersebut dapat terjadi karena aplikasi PrimaDoc dilengkapi fitur otentikasi langsung yang terintegrasi langsung dengan akun milik pimpinan proyek atau perusahaan.

 

• Kolaborasi antar departemen jadi lebih efektif

 

Bagi proyek yang berjauhan dengan lokasi head office, tentunya sistem yang dapat menjamin kolaborasi efektif dibutuhkan. Oleh karena itu, solusi kearsipan digital PrimaDoc dapat membantu proses tersebut. Caranya dengan mempermudah proses barter informasi yang dibutuhkan antar departemen melalui teknologi terkini.

 

• Proses pengarsipan dokumen juga lebih mudah

 

Tidak perlu lagi scanner biasa yang menyulitkan copy paste informasi. Dengan adanya solusi digitalisasi dokumen PrimaDoc, Anda akan memperoleh dokumen dalam format tulisan yang dapat langsung digunakan untuk berbagai kebutuhan. Pengarsipan pun jadi lebih cepat dilakukan.

Untuk itu, tidak perlu ragu lagi untuk mulai digitalisasi dokumen proyek yang Anda miliki bersama PrimaDoc. Dengan tim handal yang telah berpengalaman bertahun-tahun dalam dunia kearsipan, solusi dari PrimaDoc adalah pilihan tepat untuk menjadikan proses pengelolaan dokumen digital Anda menjadi lebih efektif dan efisien. 

Mulai sekarang dengan menghubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Pradana)