PrimaDoc, Bukti Nyata Mudahnya Pengelolaan Arsip Secara Digital

Masih berpikir bahwa pengelolaan dokumen digital sulit untuk dilakukan? Bisa jadi Anda belum menemukan solusi kearsipan yang tepat untuk digunakan. Apalagi di tengah era teknologi yang berkembang semakin cepat, tentunya semakin banyak perusahaan atau vendor yang menyediakan layanan pengelolaan dokumen melalui berbagai metode dan keunggulan masing-masing.

Permasalahannya, apakah benar layanan pengelolaan dokumen digital yang Anda pilih mampu mengakomodir kebutuhan kearsipan saat ini?

Untuk itu, PrimaDoc akan mengajak Anda untuk mengenal lebih jauh mengenai solusi berbasis teknologi yang PrimaDoc miliki, sehingga Anda dapat memperoleh narasi yang lebih lengkap tentang bagaimana pengaruh penggunaan solusi kearsipan dari PrimaDoc bagi masa depan perusahaan. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Apakah Pengelolaan Dokumen Digital Sulit Dilakukan?

Bagi Anda yang masih awam dengan proses pengelolaan dokumen digital, tentunya pertanyaan ini akan sering muncul. Apalagi jika Anda belum puas dengan berbagai vendor yang menawarkan solusi kearsipan digital, tentunya sifat skeptis merupakan hal yang wajar.

Perlu Anda ketahui, pada dasarnya pengelolaan dokumen yang dilakukan dengan bantuan aplikasi digital tidak jauh berbeda dengan pengelolaan dokumen pada umumnya. Hanya saja, keseluruhan proses yang sebelumnya dilakukan secara konvensional akan dilakukan dengan lebih cepat dan efisien melalui sebuah aplikasi atau sistem informasi tertentu.

Dalam hal ini, PrimaDoc telah berhasil merevolusi cara kerja pengelolaan dokumen digital. Jika sebelumnya penggunaan aplikasi menjadi momok tersendiri bagi orang yang masih gaptek, kini kehadiran user interface yang semakin mudah dipahami akan menjadikan semua aktivitas kearsipan, termasuk pencarian dan input dokumen menjadi lebih cepat dan mudah dilakukan.

Apa saja Manfaat Pengelolaan Dokumen Digital dengan PrimaDoc?

Sebagai salah satu vendor kearsipan terkemuka di Indonesia, PrimaDoc menawarkan berbagai solusi untuk mempermudah pengelolaan dokumen digital. Layanan PrimaDoc telah dikenal oleh banyak perusahaan, mulai dari perusahaan yang bergerak di bidang farmasi, keuangan, hingga hukum.

Hal tersebut dapat terbentuk karena PrimaDoc melengkapi diri dengan berbagai keunggulan yang menjadikan referensi dari klien terus bertambah. Beberapa keunggulan atau manfaat tersebut meliputi:

• Ketersediaan pembatasan hak akses dokumen

Untuk menjamin keamanan data dan informasi, sistem pengelolaan arsip dari PrimaDoc telah dilengkapi dengan fitur pengaturan hak akses dokumen. Fitur ini memungkinkan arsiparis dalam membatasi aktivitas yang dapat dilakukan semua user, sehingga keamanan dan keutuhan informasi dokumen tetap terjaga dengan baik.

• Adanya riwayat perubahan dokumen

PrimaDoc juga memiliki keunggulan dalam hal monitoring pada keseluruhan perubahan dokumen. Fitur tersebut dikenal dengan sebutan history trail audit, yang memungkinkan bagian kearsipan dalam menelusuri perubahan dokumen untuk menjamin agar informasi yang ditampilkan tetap konsisten untuk disebarkan, baik kepada pihak internal atau eksternal perusahaan.

• Mempermudah proses otentikasi dokumen

Otentikasi dokumen dibutuhkan agar validitas informasi yang terkandung di dalam dokumen dapat dipertahankan. Caranya dengan memanfaatkan fitur verifikasi dokumen dalam sistem pengelolaan dokumen digital dari PrimaDoc yang dapat ditujukan kepada kepala departemen atau pimpinan.

• Mampu diakses dari jarak jauh

Kehadiran aplikasi web based yang dimiliki PrimaDoc juga memungkinkan pencarian dan monitoring dokumen digital dari jarak jauh. Dengan begitu, perusahaan yang menerapkan pola kerja Work from Home atau Hybrid Work mampu mendapatkan kualitas informasi yang sama tanpa dibatasi jarak dan waktu.

• Proses indexing yang lebih cepat

Indexing atau klasifikasi dokumen dibutuhkan agar pencarian dokumen berbasis kata kunci (keyword) dapat dengan mudah dilakukan. Penggunaan sistem pengelolaan dokumen digital dari PrimaDoc memungkinkan proses tersebut menjadi lebih mudah dan cepat. Apalagi PrimaDoc juga memiliki layanan alih media arsip, tentunya proses migrasi dokumen lama dan penyatuan dengan dokumen baru dapat dilakukan dengan lebih efisien.

Untuk itu, sudah saatnya untuk membuktikan sendiri manfaat dan juga fungsi nyata dari sistem pengelolaan dokumen digital dari PrimaDoc. Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga dan temukan semua informasi yang Anda butuhkan! (Pradana)