Apa yang Harus Dilakukan saat Masa Retensi Dokumen Habis

Apa yang Harus Dilakukan saat Masa Retensi Dokumen Habis?

ByPrimaDoc

Dalam bidang kearsipan, pengetahuan mengenai jadwal retensi sangatlah diperlukan, khususnya saat masa retensi dokumen habis. Jika dokumen yang Anda miliki dibiarkan menumpuk dan volumenya bertambah, tentunya akan timbul masalah di kemudian hari. Apalagi jika perusahaan yang Anda miliki memiliki banyak cabang, tentunya jadwal retensi dari setiap dokumen harus benar-benar diperhatikan.

Permasalahannya, tidak semua perusahaan mengerti langkah yang dibutuhkan ketika masa retensi dokumen habis. Jika Anda adalah salah satu yang belum mengerti, maka informasi berikut sangat penting untuk diketahui. Apa saja langkah yang diperlukan dalam mengelolanya masa retensi dokumen yang telah habis? Berikut adalah ulasan selengkapnya!

Berkenalan dengan Pemusnahan Arsip

Perlu Anda ketahui, menurut Pasal 23 dan 24 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan bahwa setiap dokumen yang diproduksi oleh instansi pemerintahan dan perguruan tinggi wajib memiliki masa retensi selama setidaknya 10 tahun. Sementara itu, Pasal 57 Ayat (2) menyebutkan bahwa peraturan tersebut juga berlaku bagi perusahaan swasta.

Setelah masa retensi dokumen habis, maka setiap dokumen wajib dimusnahkan. Akan tetapi, Anda tidak dapat memusnahkan arsip atau dokumen secara sembarangan, melainkan harus sesuai dengan pedoman yang tercantum dalam Peraturan Kepala ANRI (PERKA) Nomor 25 Tahun 2012 tentang Pedoman Pemusnahan Arsip.

Lalu, sebenarnya apakah yang dimaksud dengan pemusnahan arsip tersebut? Menurut Pasal 1 Ayat (1) PERKA Nomor 25 Tahun 2012, pemusnahan arsip merujuk kepada kegiatan memusnahkan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan.

Cara Pemusnahan saat Masa Retensi Dokumen Habis

Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai cara yang tepat untuk memusnahkan arsip saat masa retensi dokumen habis, maka kita dapat membedah peraturan yang terdapat di dalam PERKA Nomor 25 Tahun 2012. Menurut peraturan tersebut, cara memusnahkan arsip yang tepat adalah sebagai berikut:

 

  • Ruang Lingkup Pemusnahan Arsip

 

Perlu Anda ketahui, pasal 3 menyebutkan tentang ruang lingkup pemusnahan arsip saat masa retensi dokumen habis. Adapun pasal tersebut menyebutkan bahwa pemusnahan arsip harus dilakukan berdasarkan 3 hal, yaitu:

  • Prinsip pemusnahan arsip
  • Kriteria arsip yang dimusnahkan
  • Pelaksana pemusnahan

 

  • Prosedur Pemusnahan Arsip

 

Setelah mengetahui beberapa hal yang harus diperhatikan sebelum melakukan pemusnahan arsip, selanjutnya Anda juga perlu mengetahui tentang pedoman yang tepat dalam pemusnahan arsip saat masa retensi dokumen habis. Adapun Bab III PERKA Nomor 25 Tahun 2012 menyebutkan bahwa tahapan yang harus dilewati untuk memusnahkan arsip meliputi:

 

  • Pembentukan panitia penilai arsip, yang ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip, dengan minimal terdiri dari pimpinan unit kearsipan, pimpinan unit yang arsipnya akan dimusnahkan, dan juga arsiparis sebagai anggota panitia.

  • Penyeleksian arsip, merupakan tahap untuk menentukan masa retensi dokumen habis atau tidak, yang dilakukan dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) sebagai pedomannya.

  • Pembuatan daftar arsip usul musnah, yang dilakukan setelah penyeleksian selesai, dengan daftar yang berisi sekurang-kurangnya nomor, jenis, jumlah, tingkat perkembangan, keterangan, dan juga tahun pembuatan arsip.

  • Penilaian oleh panitia penilaian, dengan melakukan verifikasi terhadap arsip fisik yang telah tercantum di dalam daftar arsip usul musnah, lalu dituangkan dalam formulir pertimbangan tertulis.

  • Permintaan persetujuan kepada pimpinan pembuat arsip, yang dapat dilakukan secara tertulis melalui masing-masing pimpinan perusahaan atau lembaga (khusus untuk arsip yang memiliki JRA) atau melalui persetujuan Kepala ANRI (bagi arsip yang tidak memiliki JRA).

  • Penetapan arsip yang dimusnahkan, yang dikeluarkan pimpinan pencipta arsip saat masa retensi dokumen habis, dengan mengacu pada persetujuan tertulis dari pencipta arsip atau Kepala ANRI.

  • Pelaksanaan pemusnahan arsip, yang dilakukan dengan cara pencacahan, pembakaran, dan metode lainnya yang disetujui, dilengkapi dengan berita acara dan dilaporkan kepada pimpinan perusahaan atau lembaga pemerintahan.

 

Itulah penjelasan sekilas mengenai langkah yang harus Anda ambil ketika masa retensi dokumen habis. Jika ternyata Anda tidak memiliki sumber daya manusia atau juga pengetahuan untuk melaksanakan pemusnahan, maka serahkan saja pada PrimaDoc.

PrimaDoc menyediakan solusi yang tepat untuk kebutuhan pemusnahan dokumen saat masa retensi dokumen habis, yang dilaksanakan sesuai dengan aturan dan pedoman yang berlaku. Selain itu, PrimaDoc juga telah lulus uji sertifikasi ISO 9001, sehingga layanan yang dihadirkan telah terbukti melampaui ekspektasi konsumen.

Berminat untuk mengetahui lebih lanjut tentang solusi pemusnahan dokumen dari PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami sekarang juga dan temukan solusi kearsipan yang Anda butuhkan! (Pradana)

Similar Posts