SPBE: Solusi Cerdas Mengatasi Masalah Birokrasi

Sebagai negara yang besar, Indonesia memiliki berbagai tantangan birokrasi yang dihadapi oleh aparatur negara. Bagaimana hal ini dapat diorganisasikan secara lebih strategis dengan SPBE? Pelajari selengkapnya.

Menjadi pegawai birokrasi tentu bukanlah tugas sederhana, mengingat Indonesia memiliki ragam kompleksitas yang terus berkembang. Tantangan tak hanya datang dari sisi substansi, melainkan juga teknis sistem manajemen yang tidak efektif. Berbagai masalah pun tak jarang terjadi hingga menjadi perbincangan publik. Namun, tahukah Anda bahwa kini masalah tersebut dapat lebih terkontrol dan teroptimalisasi dengan kehadiran birokrasi digital?

Apa itu Birokrasi Digital

Menurut World Bank, birokrasi digital merupakan sebuah terminologi modern yang mengacu pada pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi dalam rangka meningkatkan efisiensi, efektivitas, transparansi, dan akuntabilitas pelayanan pemerintah. Dalam konteks Indonesia, birokrasi digital telah sejak beberapa tahun lalu dicanangkan dan telah mulai diterapkan di berbagai kantor pemerintahan. Sistem ini umum disebut Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) atau kerap juga disebut E-Government.

Beberapa tahun terakhir, Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik atau SPBE menjadi sorotan di berbagai media. Pemberitaan bermuatan positif dengan menyoroti fungsinya sebagai upaya optimalisasi sistem dokumen dan kearsipan di lingkungan pemerintahan. Kantor-kantor pemerintahan yang telah mengadopsi sistem kearsipan elektronik ini pun kerap menjadi model contoh yang perlu diikuti oleh instansi dan kantor-kantor pemerintahan lain di seluruh indonesia.

Lalu, bagaimana SPBE dapat menyelesaikan tantangan birokrasi di Indonesia?

SPBE menciptakan birokrasi yang lebih terintegrasi dan transparan

Birokrasi dengan sistem analog, manual, atau paper-based umumnya memiliki persoalan di dalam tatanan teknisnya. Kolaborasi antar divisi, kedinasan, maupun maupun tingkatan dapat terhambat karena penggunaan waktu yang tidak efisien, data yang tidak sesuai, dan sebagainya. Hal-hal ini dapat diminimalisir bahkan dihilangkan dengan SPBE yang memiliki berbagai prinsip, yaitu:

Bersih, data dan informasi yang dimasukkan ke dalam sistem SPBE akan melalui proses verifikasi untuk memastikan keaslian dan keutuhannya.
Efektif, tata kelola secara digital mampu mempercepat dan mengoptimalkan pekerjaan pegawai pemerintah
Transparan, informasi yang diunggah dapat secara terbuka dilihat oleh pihak lain, baik dari internal pemerintah daerah, pusat, maupun publik.
Akuntabel, dengan adanya transparansi, informasi dan data yang dimiliki pemerintah lebih akuntabel dan dapat dipercaya
Pelayanan publik yang berkualitas, kecepatan, ketepatan, dan transparansi membuat proses kerja dan pelayanan publik menjadi lebih optimal dan menjawab kebutuhan masyarakat.

Hal-hal tersebut dapat terwujud berkat sistem yang terintegrasi pada SPBE. Setiap aparatur yang memiliki wewenang dapat mengakses pusat penyimpanan yang sama dan berkolaborasi tanpa batas dari komputer masing-masing. Pencarian dokumen dan informasi pun dapat dilakukan dengan singkat lewat mesin pencari yang dapat dengan mudah memindai metadata setiap file untuk kemudian menyajikannya pada Anda.

Tidak akan ada lagi tumpukan kertas menggunung dan aktivitas yang tidak efisien. Dengan satu sistem yang sama dan perangkat komputer, urusan administratif dapat berjalan lebih baik dan optimal. Lantas, apa yang perlu mulai dipersiapkan untuk dapat mengadopsi sistem SPBE ini? Digitalisasi dokumen jawabannya!

Mulai terapkan SPBE dengan alih media dokumen

Untuk dapat mengoperasikan dan memanfaatkan SPBE secara menyeluruh, perlu dilakukan digitalisasi informasi terlebih dahulu. Upaya ini bertujuan untuk memindahkan bentuk dari informasi cetak menjadi informasi elektronik. Walaupun terdengar sederhana, proses ini justru yang tak jarang membuat berbagai pihak mengurungkan niat lantaran begitu banyaknya dokumen yang harus melewati proses pemindaian dan indeksasi.

Bagi instansi yang memiliki sumber daya melimpah untuk bagian kearsipan, mungkin secara bertahap hal ini dapat dilakukan. Namun tentu hal ini juga berarti meningkatnya beban kerja arsiparis.

Sebetulnya, kantor-kantor pemerintahan tak perlu lagi direpotkan dengan digitalisasi dokumen yang memakan waktu dan perhatian, sebab terdapat opsi lain yang sangat mudah dan strategis, yaitu dengan bekerja sama dengan vendor penyedia jasa alih media seperti PrimaDoc. Instansi Anda akan dibantu dan didampingi dalam mewujudkan digitalisasi arsip. Terdiri dari tim profesional yang telah tersertifikasi oleh Arsip Nasional Republik Indonesia(ANRI), serta telah berpengalaman di bidang manajemen dan digitalisasi arsip, PrimaDoc telah memahami kebutuhan dan seluk beluk manajemen dokumen elektronik.

Consideration

Anda dapat mengkonsultasikan kebutuhan digitalisasi dokumen pada instansi Anda melalui formulir kontak PrimaDoc. Berikutnya, tim kami akan menghubungi Anda dan menawarkan layanan yang tepat bagi permasalahan dan kebutuhan kantor Anda. Jadi, tunggu apa lagi? Ayo turut serta merealisasikan birokrasi digital Indonesia! (Deanita)