Aplikasi PrimaDoc Siap Mendukung Perusahaan dengan Virtual Office
Masa pandemi membuat perusahaan membutuhkan solusi Document Management System (DMS) sebagai cara untuk mengakses dokumen dengan lebih mudah. Apalagi mengingat pembatasan sosial yang terus dilakukan membuat banyak pekerja yang melakukan Work from Home (WFH), sehingga banyak perusahaan yang harus membuat virtual office untuk menunjang produktivitas kerja dan proses bisnis.
Meskipun begitu, belum semua perusahaan memahami pentingnya DMS untuk virtual office. Ada yang terpaksa harus tetap ke kantor hanya untuk mengambil berkas kantor. Padahal hal tersebut dapat dilakukan dengan mudah jika Anda memanfaatkan solusi Document Management System yang telah diluncurkan PrimaDoc.
Apa itu sebenarnya Document Management System dan juga kelebihannya dalam membantu staf kantor yang melakukan WFH? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Pentingnya DMS untuk Virtual Office saat WFH
Saat ini, WFH sudah menjadi praktik yang lumrah dilakukan oleh banyak perusahaan dan juga instansi pemerintahan. Oleh karena itu, organisasi yang Anda kelola menerapkan kebijakan WFH selama masa pandemi, maka Document Management System sangatlah penting dimiliki. Dengan begitu, efektivitas dan efisiensi sharing data dan informasi dapat tercapai.
Perlu Anda ketahui, Document Management System merupakan sistem yang dapat Anda gunakan untuk menerima, melacak, mengatur, hingga menyimpan dokumen secara digital. Dengan begitu, Anda dapat mengurangi pengeluaran kertas yang dibutuhkan untuk mencetak dokumen. Selain itu, jika vendor aplikasi DMS yang Anda gunakan adalah PrimaDoc, maka ada banyak manfaat selain hanya penyimpanan dokumen secara digital saja.
Kelebihan Document Management System saat WFH
Tentunya Anda bertanya-tanya, mengapa solusi DMS untuk virtual office dari PrimaDoc sangat dibutuhkan? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu berbagai kelebihan dari penggunaan Document Management System saat staf perusahaan melakukan WFH. Adapun beberapa kelebihan tersebut meliputi:
Tanda Tangan Dokumen dapat Dilakukan secara Digital
Tahukah Anda, untuk mendukung kegiatan Work from Home, pemerintahan melalui Kementerian Komunikasi dan Informasi telah mendukung penggunaan Tanda Tangan Elektronik (TTE) untuk kebutuhan bisnis dan juga administrasi pemerintahan. Dasar hukum penggunaan TTE sendiri telah tercantum pada Pasal 11 Ayat 1 UU ITE, yang memuat 3 jaminan yang diberikan, yaitu:
Identitas pemilik tanda tangan, karena setiap individu memiliki tanda tangan yang unik.
Integritas isi dokumen, yang merujuk pada jaminan informasi dokumen yang tidak berubah.
Nirsangkal dan persetujuan, yaitu tidak dapat disangkal dan telah disetujui oleh diotentikasi oleh organisasi yang menciptakan dokumen.
Oleh karena itu, keberadaan DMS untuk virtual office dapat mempermudah hal tersebut. Anda dapat langsung menandatangani dokumen yang dibutuhkan, lalu diunggah melalui aplikasi PrimaDoc untuk selanjutnya didistribusikan untuk kebutuhan operasional perusahaan atau instansi pemerintahan.
Data yang Terpusat
Pencurian data sering menjadi hal yang dikhawatirkan oleh banyak perusahaan, sehingga masih ada yang menggunakan dokumen fisik untuk kebutuhan pengambilan keputusan. Lain halnya jika Anda menggunakan solusi Document Management System dari PrimaDoc. Sistem aplikasi PrimaDoc dilengkapi dengan fitur enkripsi data untuk jaminan keamanan yang lebih baik.
Selain itu, setiap data yang terenkripsi tersebut akan disimpan pada pusat data yang dapat Anda pantau setiap saat. Data yang terpusat tersebut akan memudahkan pemantauan terhadap setiap informasi yang didistribusikan antar departemen.
Memudahkan Akses Dokumen yang Dibutuhkan
Selain data yang terpusat, Document Management System dari PrimaDoc juga memiliki berbagai fitur yang memudahkan Anda untuk mengakses dokumen jika sewaktu-waktu dibutuhkan. Beberapa fitur tersebut antara lain:
- Fitur manajemen arsip aktif dan inaktif
- Fitur pelacakan arsip
- Fitur manajemen gudang (warehouse) arsip
- Fitur manajemen retensi (masa simpan) arsip
- Fitur pengaturan hak guna arsip
- Fitur pengkategorian atau indexing arsip
Dengan berbagai fitur di atas, tentunya manajemen arsip digital yang dibutuhkan saat melakukan WFH menjadi lebih mudah. Apalagi Document Management System dari PrimaDoc tersedia dalam bentuk aplikasi web-based, sehingga dapat Anda akses kapan saja tanpa perlu menginstal aplikasi khusus pada laptop atau komputer tertentu.
Jadi, tidak perlu ragu lagi untuk beralih menggunakan solusi DMS untuk virtual office dari PrimaDoc. Anda dapat menghubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk informasi selengkapnya. Bersama PrimaDoc, manajemen data saat WFH jadi lebih mudah, efektif, dan juga efisien! (Pradana)
