DMS PrimaDoc Solusi Efektif Kelola Arsip Perusahaan di Era Digital

Pengelolaan arsip seringkali dipandang sebagai masalah yang kurang prioritas dalam sebuah perusahaan perusahaan. Hal ini seringkali berdampak pada sistem pengelolaan arsip yang dilakukan dengan apa adanya. Bahkan tidak sedikit yang membiarkan arsip perusahaan menumpuk begitu saja di gudang arsip tanpa perawatan dalam jangka waktu yang lama.

Padahal arsip merupakan salah satu aset penting yang harus dijaga dan dikelola dengan baik. Arsip perusahaan berisi tentang berbagai informasi dan data operasional bisnis perusahaan, mulai dari keuangan, karyawan, penjualan, minat pelanggan, produk dan sebagainya. Berbagai data dan informasi tersebut dapat menjadi input yang sangat penting bagi manajemen dan perusahaan secara umumnya dalam membuat kebijakan, perbaikan layanan, pengembangan bisnis, atau sekedar menjalankan pekerjaan sehari-hari.

Pengelolaan arsip yang buruk berdampak pada pemanfaatan data dan informasi tidak optimal. Dampaknya, manajemen akan lebih kesulitan dalam membuat kebijakan yang tepat dan solutif. Bagi karyawan, arsip perusahaan yang dibiarkan menumpuk di gudang juga menyulitkan proses pencarian arsip. Terlebih lagi, apabila ada arsip yang hilang, tercecer, atau bahkan rusak.

Aplikasi DMS, Solusi Pengelolaan Arsip di Era Digital

Perkembangan teknologi telah menawarkan alternatif pengelolaan arsip yang efektif dan efisien, yaitu aplikasi Document Management System (DMS). DMS merupakan platform aplikasi yang akan membantu penggunanya dalam mengelola arsip secara digital. Implementasi DMS, seperti misalnya DMS PrimaDoc akan menciptakan otomatisasi pengelolaan arsip sehingga menjadi lebih efisien.

DMS akan menciptakan integrasi dan mengorganisir seluruh arsip perusahaan agar memudahkan pencarian dan pembacaan data. Hal ini akan membuat pengelolaan arsip perusahaan dapat dilakukan dengan lebih optimal. Disamping itu, penggunaan aplikasi DMS seperti DMS PrimaDoc juga akan meminimalisir penggunaan kertas, meniadakan kebutuhan ruang penyimpanan arsip yang luas, serta meminimalisir pengeluaran untuk operasional pengelolaan arsip cetak seperti tinta komputer.

Prinsip Memilih Aplikasi DMS

Saat ini, ada banyak platform DMS yang beredar di pasaran. Meskipun begitu, perusahaan tidak boleh memilih aplikasi DMS secara asal-asalan. Perlu dipahami bahwa setiap DMS memiliki fitur dan kualitas yang berbeda-beda. Untuk mewujudkan platform pengelolaan arsip digital yang optimal, dibutuhkan aplikasi DMS yang didukung oleh server yang tangguh, fitur yang lengkap, serta sistem keamanan yang baik. Misalnya seperti DMS PrimaDoc.

Mengapa Aplikasi DMS PrimaDoc?

Beralih ke sistem pengelolaan arsip digital menghadirkan tantangan tersendiri bagi karyawan dan bahkan jajaran manajemen. Meskipun sudah terbiasa dalam mengelola arsip cetak, mereka tetap harus beradaptasi kembali dengan sistem digital. Digitalisasi arsip pada akhirnya akan melibatkan platform aplikasi DMS. Berbagai otomatisasi yang diwujudkan platform DMS juga akan menciptakan efisiensi alur proses dan cara dalam mengelola arsip.

DMS PrimaDoc didesain dengan tampilan yang mudah dipahami sehingga membantu karyawan Anda dalam mempelajari setiap fitur dan fungsi yang ada. Dengan meminimalisir kebingungan dalam menggunakan aplikasi, karyawan Anda dapat beradaptasi dengan lebih cepat.

DMS PrimaDoc juga didukung dengan sistem keamanan yang paling update, sehingga akan memberikan sistem keamanan data digital yang kuat. Hal ini sangat penting, mengingat setiap perusahaan pasti memiliki informasi dan data yang bersifat rahasia. Tidak hanya itu, dukungan server yang handal juga akan mewujudkan sistem pengelolaan arsip yang efektif.

DMS PrimaDoc juga telah didukung dengan fitur-fitur yang akan menyederhanakan proses pengelolaan arsip, mulai dari arsip aktif hingga arsip inaktif. Fitur yang lengkap ini pada akhirnya akan menciptakan efisiensi dan memudahkan karyawan Anda dalam melakukan pekerjaan administrasi. Fitur-fitur yang dimiliki DMS PrimaDoc meliputi fitur manajemen arsip aktif, fitur manajemen gudang arsip, fitur manajemen retensi arsip, fitur security data digital, fitur pengaturan hak penggunaan arsip, serta fitur pengkategorian arsip.

Alasan lain untuk memilih PrimaDoc adalah solusi satu atap yang ditawarkan. Selain menawarkan aplikasi DMS PrimaDoc, Anda juga dapat menggunakan layanan konsultasi kearsipan, pemeliharaan arsip, serta alih media arsip. PrimaDoc juga siap membantu pengelolaan arsip cetak yang telah dialihmediakan ke bentuk digital sebelumnya. Dengan demikian, karyawan Anda dapat fokus mengerjakan pekerjaannya tanpa dibebankan oleh tugas mengelola arsip.

Ingin mengetahui lebih banyak tentang produk dan layanan kearsipan kami? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)