PrimaDoc Solusi Transformasi Digital Perusahaan Anda

Data dan informasi merupakan pusat bagi aktivitas sebuah bisnis. Setiap strategi, evaluasi, hingga perbaikan idealnya didasarkan kepada data. Demikian halnya dengan karyawan yang dalam menjalankan pekerjaannya akan berhubungan dengan dokumen. Kegagalan perusahaan dalam mengelola arsip dapat mengganggu aktivitas bisnis perusahaan. Misalnya, dalam membuat keputusan dan analisa strategi.

Setiap harinya, perusahaan akan menghasilkan banyak dokumen maupun data baru. Hal ini membuat setiap perusahaan memiliki dokumen dalam jumlah besar dan terus bertambah. Oleh sebab itu, manajemen perusahaan harus mampu menciptakan sistem pengelolaan arsip yang efektif dan efisien, salah satunya adalah dengan transformasi digital pengelolaan arsip.

Mengapa Harus Melakukan Transformasi Digital?

Selama ini, pengelolaan arsip dilakukan secara konvensional. Dokumen dicetak dalam bentuk kertas, dan kemudian disimpan di dalam gudang arsip. Sayangnya hal ini justru membuat pengelolaan arsip menjadi tidak efektif dan menimbulkan beban pekerjaan administrasi yang besar, bahkan hanya sekadar untuk mencari dokumen. Seperti yang dipaparkan pada scandocimaging.com, penelitian dari Gartner Research menemukan bahwa para profesional yang bekerja dengan kertas menghabiskan 50 persen waktunya hanya untuk mencari informasi. Selain itu, rata-rata 18 menit waktu kerja mereka terbuang hanya untuk menemukan satu arsip di gudang penyimpanan.

Idealnya, arsip yang disimpan di gudang penyimpanan harus ditata dan dirawat secara berkala. Jika tidak, bukan hanya arsip di gudang menjadi berantakan, namun juga berpotensi hilang, terselip, dimakan rayap, lapuk, maupun kerusakan lainnya. Akan tetapi, seiring dengan terus bertambahnya jumlah dokumen, beban kerja pengelolaan arsip juga akan terus bertambah. Jika dibiarkan tanpa adanya perawatan, tinggal menunggu waktu saja dokumen akan menumpuk tak terurus.

Selain menimbulkan beban kerja yang besar, pengelolaan arsip cetak juga ternyata membuat perusahaan harus mengeluarkan uang yang tidak sedikit. Berdasarkan inc.com, EPA mencatat bawa pengelolaan arsip cetak membuat perusahaan harus mengeluarkan biaya sebesar $80 (sekitar 1,2 juta rupiah) untuk setiap karyawan per tahunnya.

Dengan alasan-alasan tersebut, tidak heran jika pada akhirnya banyak pelaku bisnis yang mulai melakukan transformasi digital dalam hal pengelolaan arsip. Digitalisasi arsip akan menciptakan efisiensi di seluruh departemen. Arsip dapat diakses melalui perangkat digital di meja kerja melalui fitur pencarian, berbagi file atau dokumen secara elektronik, akses arsip dari mana saja, hingga mengurangi anggaran untuk membeli kertas, tinta printer, lemari arsip, bahkan mengurangi kebutuhan gudang arsip.

Apakah Transformasi Digital Sulit Dilakukan?

Transformasi digital merupakan tantangan bagi setiap pelaku bisnis, khususnya di tengah era disrupsi teknologi seperti sekarang ini. Untuk dapat mengimplementasikan sistem digital, manajemen harus terlebih dulu membuat rencana digitalisasi, pengadaan infrastruktur, instalasi, adaptasi karyawan, hingga pengelolaan arsip cetak yang sudah di ubah ke bentuk digital. Bagi sebagian pihak proses ini memang terkesan sulit, terlebih karena belum pernah menerapkannya.

Seiring dengan berjalannya waktu, transformasi digital bukanlah hal yang sulit dilakukan. Jika perusahaan tidak memiliki kapasitas untuk melakukan proses digitalisasi ini, kini telah banyak jasa kearsipan profesional yang dapat membantu proses transformasi digital di perusahaan Anda, misalnya seperti PrimaDoc yang telah didukung oleh tim profesional bersertifikat Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). 

Solusi Satu Atap Kearsipan PrimaDoc

PrimaDoc memahami bahwa arsip memiliki nilai kredibilitas yang sangat tinggi bagi perusahaan Anda. Oleh sebab itu, PrimaDoc berkomitmen untuk dapat menciptakan sistem pengelolaan arsip yang profesional, aman dan mudah di perusahaan Anda. Dalam rangka untuk mewujudkannya, PrimaDoc siap membantu proses transformasi digital di perusahaan Anda dari awal hingga akhir. Mulai dari alih media arsip, digitalisasi arsip, hingga implementasi aplikasi penyimpanan arsip digital PrimaDoc.

Dengan didukung infrastruktur yang memenuhi standar serta SDM yang profesional, seluruh proses transformasi digital di perusahaan Anda akan dikerjakan oleh Tim PrimaDoc dengan hasil yang berkualitas. Karyawan Anda dapat tetap mengerjakan pekerjaan mereka seperti biasa, sehingga aktivitas perusahaan tidak akan terganggu.

Tak hanya siap membantu proses digitalisasi arsip saja, PrimaDoc juga siap membantu proses transformasi digital di perusahaan Anda secara menyeluruh dengan jasa konsultasi arsip, serta pemeliharaan arsip digital maupun arsip cetak setelah proses alih media. Dengan demikian, arsip perusahaan yang berbentuk cetak dapat terjaga kondisinya untuk jangka panjang. Sebuah solusi menyeluruh untuk menangani arsip-arsip penting perusahaan Anda (arsip vital). 

Tertarik untuk berdiskusi lebih banyak tentang produk dan layanan kearsipan kami? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)

Similar Posts