Jaga Kualitas Keamanan Arsip Industri Jasa Keuangan dengan DMS

Sistem yang dapat menjaga kualitas arsip digital seperti Document Management System sangatlah dibutuhkan oleh perusahaan jasa keuangan. Tanpa adanya sistem yang dilengkapi dengan sistem keamanan yang diandalkan ini, integritas dan juga profesionalitas perusahaan yang Anda kelola menjadi dipertanyakan.

Oleh karena itu, jangan lupa untuk melengkapi sistem kearsipan Anda dengan solusi Document Management System (DMS) yang tepat. Dengan begitu, citra perusahaan dalam menjaga keamanan data nasabah menjadi lebih baik.

Berikut adalah penjelasan selengkapnya mengenai Document Management System untuk perusahaan penyedia jasa keuangan yang perlu Anda ketahui!

Elemen Keamanan Data yang Jarang Diketahui

Untuk dapat menggunakan aplikasi DMS dengan lebih optimal untuk menjaga keamanan data, tentunya Anda perlu mengetahui terlebih dahulu tentang elemen keamanan data.

Pada Document Management System terdapat tiga elemen keamanan data dan informasi yang dikenal dengan sebutan CIA Triad, yang meliputi:

Confidentiality (kerahasiaan)

Elemen kerahasiaan menjadi penting saat Anda akan menggunakan aplikasi Document Management System. Anda perlu memastikan agar solusi DMS yang Anda pilih telah memasukkan elemen kerahasiaan dari user yang tidak berwenang. Salah satunya dengan menggunakan teknologi enkripsi yang memungkinkan agar informasi hanya dapat diakses oleh user dengan kunci akses.

Integrity (integritas)

Integritas adalah elemen lain dari CIA Triad, yang berarti aplikasi DMS yang Anda gunakan harus memenuhi fungsi untuk menjaga integritas sebagai perusahaan penyedia jasa keuangan.

Untuk mencapai tujuan tersebut, aplikasi Document Management System harus dapat memastikan agar semua informasi yang tersimpan adalah informasi yang valid, akurat, dan tidak tunduk pada perubahan tanpa adanya alasan yang mendasari perubahan tersebut.

Availability (ketersediaan)

Elemen ketersediaan berarti Anda dapat memastikan sistem DMS yang digunakan mampu untuk menjamin agar setiap informasi sensitif dapat diakses setiap saat dibutuhkan, tanpa adanya risiko serangan peretas yang dapat mengakibatkan hilangnya informasi dan data nasabah.

Peran Aplikasi Document Management System dalam Menjaga Keamanan Data

Belum banyak orang yang mengetahui bahwa aplikasi Document Management System juga memiliki peran yang sangat signifikan dalam menjaga keamanan data, khususnya solusi aplikasi DMS yang dikembangkan oleh PrimaDoc yang dilengkapi dengan berbagai fitur untuk menjamin agar keamanan data nasabah tetap terjaga dengan baik.

Beberapa peran dari layanan aplikasi PrimaDoc antara lain:

Menjaga otorisasi informasi di tangan yang tepat

Kehadiran aplikasi DMS PrimaDoc mampu menjaga agar setiap user memiliki kendali yang berbeda atas informasi yang terkandung di dalam dokumen. Implementasinya dapat dijelaskan sebagai berikut:

- Admin kearsipan hanya dapat melihat dan mengunggah (upload) dokumen yang akan disimpan pada server khusus.

User yang berstatus sebagai pegawai dapat meminjam dokumen kepada admin dengan kurun waktu tertentu, misalnya satu atau dua hari

Manajer departemen memiliki kendali penuh untuk mengunduh (download) dan membagikan dokumen kepada pegawai lainnya.

Monitoring agar informasi yang diunggah lebih akurat

Selain dilengkapi dengan pengaturan hak akses user, aplikasi PrimaDoc juga dilengkapi fitur audit trail, yang memungkinkan arsiparis dan/atau pemilik dokumen untuk mengecek perubahan versi dokumen yang dilakukan pada periode tertentu.

Dengan adanya fitur ini, maka Anda dapat memastikan agar dokumen yang tersimpan di server merupakan versi terbaru dengan informasi yang lebih akurat.

Mengatasi masalah keterbatasan ruang

Tidak semua perusahaan jasa keuangan memiliki lahan yang cukup besar untuk menyimpan semua dokumen nasabah. Apalagi di tengah era berkembangnya neo bank yang tidak lagi membutuhkan kantor fisik untuk menyimpan informasi, tentunya aplikasi DMS dari PrimaDoc merupakan pilihan yang tepat untuk memastikan agar setiap salinan data digital tersedia untuk kebutuhan pelayanan nasabah yang lebih cepat dan efisien.

Oleh karena itu, Anda tidak perlu ragu lagi untuk menjadikan aplikasi DMS dari PrimaDoc untuk menjamin kualitas keamanan data dari perusahaan jasa keuangan yang dikelola.

Dengan adanya aplikasi Document Management System yang dilengkapi fitur lengkap seperti yang dimiliki PrimaDoc, tentunya keamanan informasi nasabah jadi lebih terjaga.

Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk mulai mencoba uji coba gratis dan informasi selengkapnya mengenai solusi terintegrasi untuk kebutuhan kearsipan Anda! (Pradana)