Apakah Kearsipan SPBE Aman untuk Arsip Strategis Pemerintahan Instansi Anda?

Kekhawatiran tentang keamanan dan keselamatan data selalu menjadi respon yang tak terhindarkan setiap kemunculan teknologi baru. Lantas, apakah kearsipan SPBE yang diusung pemerintah aman? Ketahui jawabannya pada pembahasan PrimaDoc ini!

Pemerintah telah lama merencanakan dan merancang sebuah sistem terpadu yang dapat menghubungkan arsip pemerintahan tingkat daerah dan tingkat pusat. Implementasi sistem ini akan memaksimalkan teknologi internet dan cloud untuk pengelolaan yang lebih aman dan terintegrasi. Konsep dari sistem ini tertulis di dalam Perpres No. 95 tahun 2018 mengenai Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik atau disingkat sebagai SPBE.

Sistem ini mencakup beberapa sektor, salah satunya kearsipan pemerintahan. Kearsipan SPBE secara khusus akan difasilitasi di dalam satu aplikasi bernama Srikandi. Aplikasi ini akan mulai beroperasi secara nasional dan bertahap di tahun 2023 sebagaimana data yang dikemukakan oleh ANRI.

Namun, bagaimana Anda selaku kepala bidang kearsipan di instansi pemerintah dapat yakin dengan keamanan aplikasi kearsipan SPBE ini?

Sistem keamanan aplikasi kearsipan SPBE

Pada dasarnya, sistem kearsipan SPBE dapat dikatakan sama dengan layanan pengelolaan dokumen berbasis Document Management System(DMS), seperti PrimaDoc. Prinsipnya adalah sistem pengelolaan digital yang dapat memberikan kualitas lebih dari sisi kemudahan, optimalisasi, sistematisasi, efisiensi, dan tentunya keamanan.

Di dalam perancangan arsitektur aplikasi pengelolaan Srikandi, terdapat peran Kementerian Informasi dan Telekomunikasi, serta Badan Siber dan Sandi Nasional (BSSN). Kedua instansi ini memiliki peran krusial di dalam memastikan efektivitas, optimalisasi, dan keamanan sistem.

Upaya pengamanan dokumen dan arsip yang nantinya akan diunggah ke dalam aplikasi terlihat dari adanya berbagai fitur yang mendukung hal tersebut. Dikutip dari laman Kementerian PAN-RB, fitur-fitur tersebut adalah:

Penyimpanan berbasis cloud

Menyimpan arsip digital ke dalam satu sistem penyimpanan berbasis cloud akan sangat menguntungkan instansi Anda dalam menjaga keutuhan dokumen. Bagaimana tidak, ancaman-ancaman fisik yang dapat merusak arsip pemerintahan dalam bentuk kertas kini tidak lagi menjadi hal yang berarti. Misalnya saja bencana alam, walaupun perangkat komputer kantor mungkin mengalami kerusakan, namun file arsip instansi akan tetap aman karena penyimpanan utamanya yang terletak di pusat data nasional.

Pengaturan user access

Kearsipan SPBE memungkinkan Anda untuk menentukan hak akses atas modifikasi dan pengelolaan arsip digital di aplikasi Srikandi. Hal ini dimungkinkan berkat adanya fitur pengaturan hak akses yang dapat Anda kontrol dan pantau. Dengan adanya fitur ini, Anda dapat lebih mengawasi pihak-pihak yang bertanggung jawab terhadap arsip instansi. Dengan demikian, tak perlu khawatir dengan tindakan tak bertanggung jawab yang mungkin dilakukan oleh oknum tak bertanggung jawab.

Verifikasi arsip

Arsip yang telah diunggah ke dalam sistem kearsipan SPBE tidak lantas begitu saja tersimpan di pusat data milik pemerintah. Akan ada serangkaian proses yang perlu dipenuhi terlebih dahulu dan salah satunya adalah

verifikasi berkas. Pada proses ini, arsip akan dilihat otentisitasnya untuk menghindari praktik-praktik semacam pemalsuan atau manipulasi informasi yang dilakukan oleh oknum. Dengan demikian, keamanan informasi dari instansi Anda dapat terjaga kebenarannya.

Kemampuan perekaman metadata yang baik

Teknologi digital memungkinkan segala kegiatan dan informasi dasar mengenai arsip dapat dilihat dan ditelusuri dengan baik. Kemampuan ini lebih populer disebut dengan “jejak digital”. Informasi digital ini, tak hanya dapat memberikan Anda pengetahuan tentang spesifikasi file instansi Anda, melainkan juga memudahkan pencarian dan menghilangkan kemungkinan terjadinya kehilangan arsip, akibat kelalaian penyimpanan. Sebab, dengan mengetikkan judul, sistem akan sendirinya menemukan file terkait kepada penggunanya.

Pentingnya pengelolaan arsip digital berbasis DMS di instansi pemerintah

Seperti layaknya PrimaDoc, kearsipan SPBE juga memegang peranan penting di dalam suatu organisasi maupun badan usaha, tak terkecuali instansi pemerintahan. Dengan alur kerja tanpa hambatan yang dimungkinkan oleh digitalisasi, proses koordinasi antar arsiparis hingga antar divisi pun menjadi lebih cepat dan mudah. Banyak waktu dan energi yang bisa dialihkan ke hal lain yang dapat mengakselerasi kualitas pelayanan publik dan kredibilitas instansi. Selaku pimpinan pun Anda dapat memiliki kendali dan kontrol lebih dalam hal pemantauan dan evaluasi.

Kearsipan SPBE perlu dimanfaatkan dan mulai dipersiapkan implementasinya sedini mungkin oleh Anda dan tim arsiparis Anda. Anda dapat menghubungi tim PrimaDoc untuk berkonsultasi tentang hal-hal umum hingga spesifik tentang apa saja yang perlu dipersiapkan dan tantangan sistem pengelolaan digital.

Anda juga dapat mulai mempelajari tentang berbagai layanan PrimaDoc untuk mendukung digitalisasi kearsipan instansi Anda seperti pemindaian dokumen fisik menjadi dokumen digital, pelatihan untuk pegawai, hingga restorasi arsip! (Deanita)