Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik dan Manfaatnya bagi Publik
Belum lama ini, pemerintah membangun dan mengembangkan kearsipan SPBE (Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik) atau yang umum disebut juga sebagai e-government. Transformasi digital ini tak hanya bermanfaat bagi jalannya pemerintahan, melainkan juga bagi kemudahan publik.
Apa itu sistem pemerintahan berbasis elektronik?
Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) merupakan sistem penyelenggaraan pemerintahan yang mengadopsi teknologi informasi dan komunikasi. Sistem ini bertujuan untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel serta pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya, serta meningkatkan keterpaduan dan efisiensi sistem pemerintahan berbasis elektronik.
Teknologi ini merupakan hasil kolaborasi terintegrasi antara Kementerian Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, Kementerian Dalam Negeri, Kementerian Komunikasi dan Informasi, Bappenas, Menteri Keuangan, BSSN, dan BPPT. Mulai diinisiasi sejak tahun 2018 dalam Perpres No. 95 tahun 2018, SPBE ini akhirnya akan siap dioperasikan secara penuh pada 2023 ini.
Sistem ini dirancang oleh pemerintah pusat untuk digunakan oleh seluruh pemerintah dan instansi di daerah. Rancangan arsitektur teknologi yang terpusat ini dapat mewujudkan satu sistem pengelolaan, penyimpanan, dan pengamanan yang terstandar di setiap kegiatan pemerintahan yang meliputi kegiatan administrasi, pelayanan publik, serta kearsipan. Hal ini merupakan solusi atas masalah sistem pengelolaan elektronik yang sebelumnya terpecah-pecah di tiap daerah tanpa terintegrasi dengan pemerintah pusat dan standar operasional yang jelas.
Selain memudahkan kegiatan pemerintahan, sistem ini juga memberikan manfaat bagi masyarakat luas. Lalu, apa saja keuntungannya bagi publik? Berikut poin-poinnya.
Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik dan manfaatnya bagi publik
Dengan standardisasi sistem pengelolaan digital di seluruh Indonesia melalui Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik ini, proses birokrasi dan pelayanan publik pun turut menjadi lebih terorganisir, cepat, dan aman yang meminimalisir kehilangan data.
- Mempercepat dan meningkatkan kualitas layanan publik
Masalah lamanya proses administrasi dan berbelitnya persyaratan yang harus dilengkapi publik tiap berurusan dengan bagian pelayanan publik selalu ada di tiap kantor pemerintah. Hal ini membuat kepuasan dan kualitas pengalaman publik terhadap pelayanan yang ada menjadi rendah. Tak jarang publik justru terkesan “anti” terhadap urusan administratif semacam ini sekalipun membutuhkan.
Masalah tersebut akan segera sirna dengan diterapkannya Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik. Informasi dalam bentuk digital memungkinkan terjadinya percepatan arus perpindahan dokumen antara satu divisi dengan divisi lainnya di dalam satu rangkaian proses administrasi. Cukup dengan beberapa klik saja, berkas administrasi kependudukan dapat langsung diproses, tak perlu lagi mencari dalam tumpukan kertas seperti pada cara convensional apalagi membebani publik dengan sejumlah rangkap fotokopi data kependudukan yang tidak efisien.
- Meningkatkan keamanan proses administrasi publik
Masalah yang kerap dirasakan oleh publik saat mengurus administrasi di kantor layanan publik adalah data kependudukan yang tidak sesuai bahkan hilang dan maraknya praktik pungutan liar oleh oknum. Masalah-masalah tersebut kini dapat diminimalisir dengan sistem pemerintahan berbasis elektronik.
Data yang terekam dengan presisi di dalam sistem Penyimpanan Data Nasional berbasis cloud menjamin data dan informasi penduduk tersimpan dengan baik dengan pengawasan dan tingkat keamanan yang tinggi. Setiap proses administrasi akan terekam jejaknya dengan baik dan dengan sendirinya menghapus kemungkinan kehilangan data maupun kecurangan oleh oknum pemerintah.
- Meningkatkan memori kolektif bangsa
Hilirisasi data pemerintahan, khususnya dalam bidang kearsipan, membuat dokumen penting tercatat, terekam, dan terkategorisasi dengan baik dan membuat kearsipan negara semakin lengkap dan utuh sebagai satu kesatuan memori bangsa Indonesia. Memori kolektif bangsa ini akan dapat dinikmati aksesnya oleh masyarakat, khususnya untuk Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik di bidang kearsipan sebagaimana yang disampaikan pada laman Kementerian PAN-RB.
Informasi yang terhimpun dan bersumber dari publik pun dapat kembali dimanfaatkan oleh publik untuk berbagai keperluan seperti riset, pengembangan pengetahuan, dan informasi demografis hingga sejarah.
- Meningkatkan literasi publik di masa depan
Dengan pemusatan informasi dna data pemerintahan dan rangkaian kegiatannya, ini berarti juga memperkaya sumber sejarah Indonesia untuk generasi yang akan mendatang. Proses pencarian informasi mengenai situasi pemerintahan maupun fakta sosial di masa lalu dapat dengan mudah didapat. Tak hanya itu, SPBE pun menjamin otentisitas informasi di dalamnya melalui rangkaian proses verifikasi dan monitoring. Dengan demikian, sumber sejarah yang didapat pun dijamin keaslian dan keakuratannya.
Dukung agenda Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik dengan menyiapkan dokumen digital beresolusi tinggi
Sebagai wakil dari pemerintah daerah yang mendukung misi pemerintah pusat tentang hilirisasi data pemerintahan, Anda dapat mulai menginisiasikan persiapan-persiapan yang dapat mendukung hal tersebut. SPBE memerlukan proses alih media dokumen sebelum dapat menampung berkas dari instansi Anda.
Melakukan pemindaian dokumen cetak menjadi file digital adalah hal paling sederhana yang dapat Anda dan pegawai Anda lakukan. Sayangnya, hal ini tidak selalu berjalan lancar karena banyaknya dokumen yang perlu dipindai dan pengelolaan dokumen yang sering kali tak teratur. Untuk menyelesaikan masalah ini, Anda perlu bekerjasama dengan vendor terpercaya yang telah lama mendampingi berbagai perusahaan maupun instansi pemerintah dalam mengelola arsip seperti PrimaDoc.
PrimaDoc memiliki layanan alih media arsip dan konsultasi arsip lainnya yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan instansi. Sebagai Vendor Document Management System (DMS), pemindaian dokumen cetak menjadi dokumen digital tentunya bukan hal yang sulit. Kualitas file yang akan Anda dapatkan pun tak perlu diragukan lagi. Nah, untuk lebih jelasnya tentang layanan ini, Anda dapat menghubungi tim marketing PrimaDoc. Dapatkan juga layanan konsultasi gratis terkait optimalisasi persiapan menuju Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik di instansi Anda. (Deanita)
