Kelola Dokumen Arsip Notaris Bersama PrimaDoc
Teknologi yang semakin maju menjadikan dunia kenotariatan mulai berubah. Dengan penggunaan yang tepat guna, kini pengelolaan dokumen notaris sudah jauh berbeda.
Jika dulu seluruh arsip dan dokumen dikelola secara manual pada gudang arsip, sekarang kehadiran solusi berbasis teknologi informasi telah menjadikan proses pengelolaannya lebih mudah.
Meskipun begitu, belum semua kantor notaris telah bertransformasi dengan menggunakan solusi yang telah tersedia. Banyak yang masih merasa nyaman dengan cara lama.
Pada akhirnya, proses tata kelola dokumen arsip notaris yang dilakukan pun cenderung tertinggal dari kantor notaris lainnya.
Adakah cara yang lebih tepat untuk mengatasi sulitnya transformasi digital bagi kantor notasi? Tentunya ada! Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Bagaimana Langkah Pengelolaan Dokumen Arsip Notaris yang Tepat?
Seperti industri lainnya, industri kenotariatan juga erat kaitannya dengan dokumen vital yang memiliki informasi penting di dalamnya. Oleh karena itu, keutuhan informasi di dalam dokumen arsip notaris harus dijaga dengan benar.
Untuk itu, sebelum mengetahui solusi tata kelola dokumen arsip notaris, Anda pun perlu membekali diri dengan pengetahuan dasar mengenai pengelolaan dokumen.
Perlu Anda ketahui, menurut UU Nomor 43 tentang Kearsipan, ada dua jenis dokumen arsip yang harus Anda kelola, yaitu:
- Arsip dinamis, yaitu jenis dokumen arsip yang berhubungan dan digunakan langsung untuk pemenuhan operasional bisnis. Dalam dunia kenotariatan, contohnya meliputi minuta rapat, laporan keuangan, hingga buku daftar waris.
- Arsip statis, merupakan jenis dokumen arsip yang penting bagi organisasi, tetapi kegunaannya tidak dirasakan secara langsung. Contohnya seperti akta perusahaan lama yang masa penyimpanannya dilakukan sesuai ketentuan perundang-undangan.
Kedua jenis arsip di atas tentunya juga ditemukan pada dokumen arsip notaris, sehingga langkah untuk pengelolaannya harus dilakukan dengan tepat.
Beberapa langkah pengelolaan dokumen arsip notaris yang perlu Anda ketahui meliputi:
1. Menggunakan sistem informasi agar dokumen dapat ditemukan dengan mudah
Untuk memastikan agar proses temu kembali dokumen dapat dilakukan dengan efisien, Anda perlu memanfaatkan teknologi seperti Document Management System (DMS), yang memungkinkan pencarian dokumen arsip notaris dilakukan berdasarkan kata kunci (keyword) tertentu.
2. Menentukan cara pengelolaan dokumen berdasarkan kebutuhan
Saat ini, ada tiga jenis cara pengelolaan dokumen yang lazim digunakan oleh perusahaan atau juga instansi pemerintahan, mulai dari sistem sentralisasi, desentralisasi, hingga sistem campuran.
Pastikan agar kantor kenotariatan Anda memilih cara yang tepat sesuai dengan kebutuhan terkini. Setiap cara pengelolaan dokumen arsip notaris yang disebutkan memiliki keunggulannya masing-masing.
Anda dapat membaca mengenai perbedaan antara ketiga sistem di atas pada artikel berikut ini.
3. Pastikan tata cara penyimpanan arsip sudah tepat
Jika saat ini Anda masih bergantung pada metode penyimpanan dokumen arsip notaris fisik karena berbagai pertimbangan, bukan berarti Anda tidak membutuhkan solusi berbasis teknologi.
Anda juga dapat memanfaatkan aplikasi DMS untuk mengatur proses keluar-masuk arsip. Bahkan dengan memilih solusi serupa dari PrimaDoc, Anda dapat memantau gudang kearsipan hingga lokasi penyimpanan dan user yang sedang menggunakan dokumen
PrimaDoc sebagai Solusi Tepat untuk Pengelolaan Dokumen Arsip Notaris
Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai solusi pengelolaan dokumen arsip notaris dari PrimaDoc, maka Anda perlu mengetahui berbagai kelebihan yang dimiliki aplikasi ini dibanding yang lain.
Beberapa kelebihan yang dimaksud adalah:
- Kehadiran aplikasi web based, yang dapat membantu Anda dalam mengakses dokumen arsip notaris hanya dengan menggunakan browser biasa, tanpa instalasi khusus pada PC atau laptop.
- Aplikasi yang sudah siap pakai, sehingga implementasi pengelolaan dokumen (baik secara digital atau fisik) dapat dilakukan dengan lebih cepat (fast deployment).
- User friendly interface, untuk membantu Anda dalam menyederhanakan proses pengelolaan dokumen dengan tampilan UI/UX yang lebih ramah pengguna.
- Fitur lebih lengkap, mulai dari pengaturan hak akses, indexing dokumen, hingga monitoring audit trail history dapat Anda temukan pada aplikasi PrimaDoc.
Jadi, tidak perlu ragu lagi untuk mempercayakan pengelolaan dokumen arsip notaris Anda kepada PrimaDoc.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut mengenai solusi ini? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
