Simak Rahasia Pengelolaan Protokol Notaris!
Protokol notaris merupakan salah satu arsip penting dalam dunia kenotariatan, sehingga keberadaannya harus dikelola dengan sistem yang terpercaya.
Apalagi mengingat digitalisasi yang sudah semakin maju perkembangannya, tentu berbagai kemudahan semakin terwujud dengan adanya ekosistem digital yang sudah mulai terbentuk di Indonesia.
Untuk itu, Anda tidak lagi dapat bertahan dengan cara lama untuk mengelola protokol notaris. Jika hal ini dibiarkan, maka akan terjadi hal yang tidak diinginkan pada masa yang akan datang. Mulai dari dokumen pemerintah yang terselip hingga dicuri oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
Oleh karena itu, ketahui terlebih dahulu rahasia pengelolaan protokol notaris terbaru ini agar keseluruhan dokumen pemerintah yang Anda kelola tetap terjaga. Berikut penjelasan selengkapnya!
Mengenal Protokol Notaris
Bagi Anda yang masih awam dengan istilah ini, protokol notaris merupakan sekumpulan dokumen dan juga arsip negara yang keberadaan dan keamanannya wajib dijaga oleh kantor notaris.
Pengertian dari protokol notaris ini tercantum pula pada Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Jabatan Notaris, sehingga validitas landasan hukumnya sudah jelas dan notaris pun harus mematuhinya agar kantor notaris yang dimiliki dapat beroperasi dan mendapat izin dari pemerintah.
Risiko dan Tantangan yang Dihadapi oleh Notaris
Menjaga keutuhan dan validitas dari protokol notaris bukanlah hal yang mudah. Tanpa adanya digitalisasi dokumen akan muncul beberapa risiko yang harus Anda hadapi. Tentunya hal tersebut menjadi tantangan yang berat jika dibiarkan terus-menerus.
Apa saja risiko yang dihadapi jika pengelolaan protokol notaris dilakukan secara konvensional? Beberapa di antaranya meliputi:
1. Menjaga otentikasi dokumen
Mengingat protokol notaris termasuk dalam jenis dokumen negara yang penting dan sifatnya sensitif, otentikasi informasi yang terkandung di dalamnya harus selalu terjaga.
Hal ini akan menyulitkan tanpa adanya digitalisasi, karena Anda harus melakukannya secara manual. Padahal banyak ancaman yang mengancam terjaganya validitas dan legalitas dokumen, terutama dari pihak tidak bertanggung jawab yang dapat mengganti informasi penting di dalamnya.
2. Mengelola keutuhan informasi dokumen
Tidak hanya otentikasi dokumen yang harus terjaga, protokol notaris juga mengharuskan Anda agar mengelola semua arsip negara dari bahaya kerusakan, pencurian, hingga tercecer.
Berbagai risiko seperti kerusakan yang disebabkan oleh faktor eksternal seperti jamur, lembab hingga bencana alam adalah beberapa contoh ancaman yang dihadapi. Selain itu, dokumen yang sampai tercecer atau bahkan dicuri adalah mimpi buruk bagi notaris yang tidak menggunakan sistem digital.
3. Jangka waktu penyimpanan yang lama
Protokol notaris bukanlah jenis dokumen yang hanya perlu Anda simpan dalam waktu sebentar. Setidaknya Anda perlu menyimpan dan mengelolanya selama 10 tahun sebelum dokumen tersebut dapat dimusnahkan.
Tentunya hal ini sangat memberatkan, karena biaya investasi yang dibutuhkan untuk pengelolaan tidaklah sedikit. Dengan biaya yang besar, Anda pun tidak dapat 100% aman dari segala ancaman yang muncul akibat penggunaan dokumen fisik.
Adakah Solusi Pengelolaan Protokol Notaris yang Lebih Baik?
Sudah saatnya Anda berkenalan dengan solusi aplikasi DMS dari PrimaDoc.
Dengan dukungan teknologi terkini, solusi pengelolaan arsip dan dokumen digital ini diciptakan untuk membantu kantor notaris Anda dalam menghadapi risiko dan tantangan pengelolaan protokol notaris yang muncul akibat penggunaan dokumen fisik.
Selain itu, aplikasi PrimaDoc juga dilengkapi dengan keamanan berbasis enkripsi, sehingga dokumen protokol notaris yang tersimpan tidak akan dapat diakses tanpa adanya kode kunci dari arsiparis.
PrimaDoc juga dilengkapi dengan aplikasi web based yang memungkinkan akses dasbor aplikasi dilakukan dari mana saja, cukup terhubung dengan internet dan browser biasa. Dengan begitu, monitoring dan tracking dokumen dapat dilakukan setiap saat.
Jadi, siap jadikan pengelolaan dokumen protokol notaris Anda lebih optimal? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
