Mengamankan Dokumen Notaris dengan Layanan Alih Media
Setiap kantor kenotariatan membutuhkan langkah yang tepat untuk mengamankan dokumen notaris agar tidak hilang atau juga rusak. Salah satunya dengan alih media.
Banyak orang yang beranggapan bahwa proses alih media diterjemahkan sebatas sampai scanning dokumen saja. Padahal lebih dari itu, scanning hanyalah salah satu bagian dari proses alih media untuk mendukung Anda dalam mengamankan dokumen notaris.
Oleh karena itu, jangan sampai keliru dengan alih media dokumen notaris. Ketahui terlebih dahulu bagaimana solusi ini dapat membantu kantor notaris Anda untuk mengamankan dokumen notaris.
Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
4 Tips Mengamankan Dokumen Notaris dengan Alih Media
Sebagai institusi yang sering berkaitan langsung dengan informasi sensitif yang berhubungan dengan hukum perdata, kantor kenotariatan harus menjadikan aktivitas mengamankan dokumen notaris sebagai prioritas.
Dengan adanya alih media arsip, proses mengamankan dokumen notaris dapat dilakukan dengan lebih mudah, karena salinan dokumen Anda akan tersedia secara digital sebagai media backup atau juga didistribusikan kepada berbagai pihak dengan cepat.
Untuk itu, Anda juga perlu memahami beberapa tips penting agar proses alih media pada keseluruhan dokumen notaris berjalan dengan lebih optimal. Beberapa di antaranya meliputi:
1. Pastikan penyortiran dokumen dilakukan dengan cermat
Sebelum alih media dokumen notaris dilakukan, tentunya Anda harus melakukan penyortiran dokumen arsip terlebih dahulu.
Meskipun terlihat remeh, penyortiran membutuhkan ketelitian ekstra karena Anda harus memastikan agar dokumen penting dijadikan prioritas untuk dialih media terlebih dahulu.
Untuk itu, Anda dapat mengklasifikasikan arsip yang dimiliki berdasarkan urgensi penggunaannya, sehingga proses alih media untuk mengamankan dokumen notaris dapat terlaksana dan tepat sasaran.
2. Media yang digunakan untuk menyimpan dokumen
Seperti yang telah diketahui, alih media melibatkan proses mengubah format dokumen dari bentuk fisik menjadi digital. Oleh karena itu, media yang digunakan untuk menyimpan dokumen pun harus diperhatikan dengan baik.
Apalagi Anda bertujuan untuk mengamankan dokumen notaris, maka media yang dipilih tidak boleh sembarangan dan harus direncanakan dengan matang.
Untuk menjamin dokumen tetap aman dari bahaya kerusakan atau juga pencurian, menyimpan dokumen digital pada server agar dapat diakses dengan aplikasi Document Management System (DMS) dapat menjadi pilihan yang tepat.
3. Lengkapi staf Anda dengan pengetahuan yang dibutuhkan
Anda tidak dapat langsung melakukan alih media dokumen tanpa memberikan pelatihan terlebih dahulu kepada staf kantor notaris yang dikelola, mengingat budaya penggunaan dokumen yang berubah dengan cepat dapat membahayakan operasional bisnis Anda.
Hal ini dapat menciptakan kepanikan karena tanpa adanya koordinasi, nantinya staf yang bertugas untuk mencari dokumen yang dibutuhkan akan kesulitan untuk menemukannya.
Oleh karena itu, pastikan Anda sudah mempersiapkan pelatihan penggunaan dokumen digital yang telah melalui proses alih media dengan disertai SOP yang dapat dipahami dengan mudah.
4. Dukung alih media dengan sistem informasi yang tepat
Untuk mengamankan dokumen notaris yang telah dialih media, Anda juga membutuhkan dukungan sistem informasi agar proses pengelolaan dokumen sehari-hari tetap berjalan dengan lancar.
Saat ini ada banyak vendor yang menawarkan sistem untuk mengamankan dokumen notaris. Pastikan Anda memilih vendor yang memiliki aplikasi agar dokumen Anda tidak dapat diakses oleh pihak yang tidak berkepentingan.
Tidak Memiliki SDMS untuk Alih Media Sendiri, Lalu Bagaimana?
Tentunya kita menyadari bahwa tidak semua kantor notaris memiliki SDM yang dilengkapi keterampilan untuk melakukan alih media.
Untuk itu, mempercayakan proses alih media untuk mengamankan dokumen notaris kepada vendor terpercaya dapat menjadi solusinya.
PrimaDoc sebagai salah satu vendor kearsipan terkemuka di Indonesia dapat menjadi pilihan Anda.
Dengan dilengkapi staf terampil yang telah berpengalaman dalam melakukan alih media untuk dokumen arsip notaris, keberadaan dokumen vital yang perlu Anda kelola lebih terjamin.
Selain itu, PrimaDoc juga memungkinkan proses alih media sesuai dengan spesifikasi yang Anda inginkan, sehingga biaya investasi yang dikeluarkan lebih terukur.
Jadi, sudah saatnya Anda mengamankan dokumen notaris yang dimiliki dengan menggunakan solusi alih media dari PrimaDoc yang telah dipercaya berbagai klien.
Tertarik untuk mengetahui selengkapnya? Mulai berdikusi dengan tim kami dengan menghubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga! (Pradana)
