Aman Simpan Arsip Notaris Jangka Panjang dengan PrimaDoc

Bekerja sebagai seorang notaris akan selalu berhubungan dengan arsip-arsip penting yang bernilai tinggi. Menjaga keamanan arsip klien menjadi suatu kewajiban yang harus diemban oleh notaris. Kelalaian dalam menjaga keamanan arsip akan menjadi kerugian yang besar, baik secara material maupun nonmaterial. Dalam menjalankan tugasnya, masing-masing kasus memiliki masa kepengurusan yang berbeda-beda. Ada yang cepat, ada juga yang membutuhkan waktu lama hingga berbulan-bulan atau dalam hitungan tahun. Mengingat bahwa kepengurusan sebuah arsip dapat memakan waktu yang lama, notaris harus memiliki sistem penyimpanan arsip notaris jangka panjang yang baik dan aman.

Masalah Penyimpanan Konvensional

Sebagaimana yang diketahui, menjaga keamanan arsip notaris merupakan hal yang wajib dilakukan. Sayangnya, mayoritas kantor notaris menggunakan sistem penyimpanan arsip secara konvensional. Arsip notaris dalam bentuk kertas disimpan di gudang arsip, lemari penyimpanan, atau brankas. Apakah cara penyimpanan seperti itu sudah cukup aman?

Meskipun arsip sudah disimpan di gudang ataupun lemari yang tertutup, namun cara yang demikian masih belum menjamin keamanan arsip notaris jangka panjang Anda. Dokumen kertas yang disimpan dan didiamkan secara jangka panjang dapat dengan mudah mengalami kerusakan karena berbagai hal, mulai dari berjamur, menguning, atau bahkan dimakan rayap. Terlebih lagi, arsip kertas juga dapat dengan mudah rusak jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti kusut, sobek, atau bahkan terkena kebocoran atau banjir.

Tidak dapat dipungkiri, meskipun sudah berusaha menyimpan arsip notaris jangka panjang, berbagai risiko tersebut dapat terjadi tanpa disadari. Jika arsip notaris jangka panjang yang Anda simpan ternyata rusak, kelalaian tersebut harus Anda pertanggungjawabkan di hadapan klien. Masalah ini akan menjadi semakin rumit jika arsip yang rusak memiliki nilai yang tinggi dan sangat penting. Kepercayaan klien bukan hanya menurun, tapi bahkan dapat benar-benar hilang pada pelayanan kantor notaris Anda.

Arsip Digital PrimaDoc, Solusi Penyimpanan Arsip Notaris Jangka Panjang

Era digital hadir dengan munculnya teknologi-teknologi baru untuk memudahkan pekerjaan Notaris dan digitalisasi arsip adalah salah satunya. Dengan teknologi penyimpanan arsip digital PrimaDoc, berbagai risiko kerusakan arsip notaris jangka panjang dapat diminimalisir atau bahkan dihapus sepenuhnya. Khususnya untuk jenis kerusakan yang berhubungan dengan sifat kertas seperti lapuk, berjamur, robek atau luntur. Itulah sebabnya, menyimpan arsip dalam bentuk digital dapat menjadi solusi alternatif untuk menghindari berbagai risiko kerusakan arsip notaris jangka panjang.

Arsip yang telah dialih media dapat disimpan dalam bentuk elektronik di sistem penyimpanan yang terpusat. Arsip digital ini tidak akan rusak oleh berbagai faktor yang biasanya merusak arsip fisik. Kondisi dokumen akan tetap sama meskipun telah disimpan dalam jangka waktu berbulan-bulan atau bertahun-tahun.

Digitalisasi arsip PrimaDoc tidak hanya menghindarkan dokumen dari risiko-risiko kerusakan fisik arsip, tetapi juga meningkatkan keamanan arsip penting dari akses-akses ilegal dari pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. Meskipun arsip digital memudahkan akses dokumen dari mana saja dan kapan saja, perkembangan teknologi arsip digital juga diiringi dengan sistem keamanan yang dapat diandalkan. Contohnya seperti password, enkripsi, hingga manajemen batasan akses. Fitur keamanan tersebut dapat dimanfaatkan oleh tim manajemen untuk mengatur akses masing-masing karyawan terhadap arsip notaris.

Mengapa Digitalisasi Arsip Notaris dengan PrimaDoc?

Digitalisasi arsip akan menciptakan efisiensi pekerjaan administrasi notaris, serta menjamin keamanan protokol notaris, khususnya arsip notaris jangka panjang. Manfaat-manfaat tersebut akan dirasakan secara optimal jika didukung oleh platform aplikasi yang memiliki fitur manajemen arsip lengkap seperti PrimaDoc.

PrimaDoc telah didukung dengan berbagai fitur yang memudahkan aktivitas pengelolaan arsip notaris, seperti fitur manajemen arsip dan kategorisasi arsip. Desain tampilan yang mudah dioperasikan juga akan mempercepat proses adaptasi karyawan Anda saat menggunakan aplikasi PrimaDoc. Tim PrimaDoc juga siap untuk memberikan pendampingan khusus bagi karyawan Anda untuk lebih cepat memahami cara kerja aplikasi. Dilengkapi dengan dukungan sistem keamanan yang handal, arsip notaris jangka panjang di kantor Anda akan lebih terjaga.

Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berkonsultasi lebih mendalam tentang aplikasi PrimaDoc dan berbagai layanan kearsipan lainnya. Kami siap memberikan dukungan terbaik untuk rencana digitalisasi kantor Anda! (Septiani)