Waktu Kerja Habis untuk Pengelolaan Arsip? Jangan Biarkan Terus Berlanjut
Dalam menjalankan operasional bisnis, setiap perusahaan pasti akan menghasilkan berbagai jenis dokumen. Beberapa dokumen akan dibuat setiap harinya, sehingga umumnya arsip perusahaan semakin menumpuk seiring berjalannya waktu. Kondisi ini pada akhirnya memunculkan aktivitas pengelolaan arsip, untuk mengatur dan mengelola semua dokumen operasional perusahaan.
Selama ini mayoritas perusahaan melakukan pengelolaan arsip dalam bentuk kertas. Biasanya dokumen akan dijilid atau di bendel sesuai dengan jenisnya, untuk kemudian disimpan di dalam gudang penyimpanan ataupun lemari arsip. Seiring dengan bertambahnya dokumen yang dibuat, tumpukan dokumen akan semakin banyak dan gudang penyimpanan akan semakin penuh. Namun, apakah cara pengelolaan arsip seperti ini sudah cukup efektif?
Pekerjaan Administrasi Habiskan Waktu Kerja Karyawan
Meskipun sudah diterapkan sejak lama pada banyak perusahaan, cara pengelolaan arsip seperti yang dijelaskan di atas faktanya menimbulkan beban kerja yang cukup besar. Tumpukan arsip membuat karyawan kesulitan dan membutuhkan waktu lebih banyak untuk melakukan penyimpanan, pencarian, atau pengelolaan lebih lanjut.
Fakta tersebut dijelaskan dalam sebuah survei yang dilakukan oleh Wakefield Research and Elastic. Dilansir dari techrepublic.com, 54% karyawan di Inggris merasa banyak waktu terbuang hanya untuk mencari file kerja. Masih dari sumber yang sama, 1 dari 5 karyawan di Amerika Serikat menyatakan aktivitas “pencarian dokumen” sebagai masalah nomor 1 saat menjalankan pekerjaan mereka. Bukan hanya sulit, umumnya mereka harus menghabiskan cukup banyak waktu, untuk sekadar mendapatkan beberapa lembar kertas dokumen.
Pencarian dokumen yang sulit bukanlah satu-satunya masalah yang timbul ketika pengelolaan arsip dilakukan secara konvensional. Berbagai kegiatan pengelolaan juga akan membutuhkan waktu lebih lama. Contoh lainnya adalah pembuatan laporan antar divisi atau pihak lain. Dokumen laporan yang sudah dibuat terlebih dulu harus dicetak, digandakan jika perlu dan kemudian dijilid. Kemudian dokumen harus diserahkan langsung ke pihak terkait. Pengantaran dokumen akan semakin menghabiskan banyak waktu jika semakin banyak pihak yang harus menerima dokumen.
Tidak dapat dipungkiri bahwa metode pengelolaan arsip yang tidak efisien ini akan terus menghabiskan waktu kerja karyawan. Banyaknya waktu yang terbuang untuk pekerjaan teknis ini otomatis akan membuat produktivitas karyawan juga kurang optimal. Bayangkan jika pekerjaan-pekerjaan teknis tersebut dapat dilakukan dengan lebih efisien dan cepat, bukan hanya menghindarkan karyawan dari stres sulitnya mencari dokumen, namun juga memungkinkan waktu yang dihemat untuk melakukan pekerjaan produktif lainnya. Secara tidak langsung, pengelolaan arsip yang efisien dapat menjadi salah satu variabel penting dalam menciptakan produktivitas perusahaan.
Apa yang Harus Dilakukan Perusahaan Anda?
Apabila masalah pengelolaan arsip ini juga terjadi di perusahaan Anda, membiarkan cara yang sama terus dijalankan secara tidak langsung akan menghambat perkembangan perusahaan Anda. Produktivitas yang tidak optimal akan membatasi berbagai potensi kemajuan bisnis perusahaan Anda. Dengan persaingan bisnis yang semakin ketat seperti sekarang, bukan tidak mungkin hal ini akan mengakibatkan ketertinggalan perusahaan Anda dari kompetitor.
Terlebih jika mengingat bahwa perusahaan menghasilkan banyak dokumen setiap harinya, sangat banyak waktu yang terbuang. Padahal pekerjaan-pekerjaan tersebut lebih bersifat teknis. Bukankah lebih baik meminimalisir pekerjaan-pekerjaan teknis tersebut dan mengoptimalkan waktu untuk melakukan pekerjaan yang lebih produktif dan strategis?
Jika Anda juga berpikir yang sama dan menyadari masalah ini ada di dalam perusahaan Anda, sudah seharusnya untuk mulai mencari solusinya sesegera mungkin. Manajemen harus menemukan cara untuk dapat mengelola arsip dengan lebih praktis dan cepat. Jangan sampai masalah pengelolaan arsip ini terus berlanjut dan justru menjadi bom waktu yang semakin menurunkan produktivitas karyawan. Terlebih lagi kini industri global telah memasuki era digital dimana semuanya dapat dilakukan dengan lebih praktis dan cepat.
Perusahaan yang responsif terhadap perubahan zaman kini mulai banyak mempertimbangkan dukungan teknologi seperti penyimpanan arsip berbasis digital. Mereka menggunakan Document Management System (DMS) seperti PrimaDoc untuk mengelola berbagai arsip aktif maupun inaktif perusahaannya. Hal tersebut yang kemudian mengurangi tuntutan pengelolaan arsip cetak dan meminimalisir terbuangnya waktu karyawan karena semua dokumen telah tersedia di depan layar masing-masing.
Jika Anda ingin berdiskusi lebih banyak tentang penyimpanan arsip digital PrimaDoc, silakan menghubungi tim marketing PrimaDoc. Kami menyediakan layanan konsultasi dan jasa kearsipan yang terpadu dari awal hingga akhir untuk efektivitas dan efisiensi bisnis perusahaan Anda! (Septiani)
