Optimalkan Kinerja Karyawan dengan Manajemen Arsip Digital
Pengelolaan arsip perusahaan yang dilakukan secara manual kini bukan lagi solusi yang paling efektif dan efisien. Alasannya, karena pengelolaan arsip dengan metode ini membuat karyawan harus menghabiskan lebih banyak waktu untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan teknis. Misalnya, Untuk mencari dokumen saja karyawan harus memilah-milah dari banyaknya tumpukan dokumen yang disimpan di gudang arsip. Semakin banyak waktu yang dihabiskan karyawan untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan teknis ini, semakin turun juga produktivitasnya.
Tidak efisiennya metode pengelolaan arsip konvensional membuat banyak perusahaan pada akhirnya mulai melirik alternatif yang lebih praktis, yaitu dengan digitalisasi arsip. Manajemen arsip digital kini semakin disadari mampu menciptakan lebih banyak efisiensi melalui otomatisasi proses yang dihasilkannya. Hal itu dikarenakan mayoritas aktivitas pengelolaan arsip perusahaan dapat dilakukan secara digital.
Mengapa Manajemen Arsip Digital?
Manajemen arsip digital memungkinkan pengelolaan dokumen perusahaan dapat dilakukan dengan lebih praktis dan cepat. Salah satu contoh efisiensi yang dapat dirasakan dari manajemen arsip digital adalah kecepatan pencarian dokumen. Arsip yang tersimpan secara digital dapat dicari dengan lebih mudah dan cepat dibandingkan dengan dokumen cetak.
Karyawan tidak lagi perlu memilah-milah tumpukan dokumen di gudang arsip. Karyawan dapat memanfaatkan fitur pencarian dan memasukan kata kunci dari dokumen yang dicari, maka sistem secara otomatis akan menampilkan dokumen tersebut dalam sekejap. Cara ini tentu saja jauh lebih efisien dibandingkan proses mencari dokumen di antara tumpukan arsip yang menuntut karyawan untuk membacanya satu per satu.
Contoh lain dari efisiensi yang dihasilkan dari manajemen arsip digital adalah dalam proses kirim-mengirim dokumen. Dalam sebuah perusahaan, ada kalanya diperlukan proses pengiriman dokumen baik antar departemen, dengan atasan, atau dengan pihak ketiga. Dokumen digital jauh lebih mudah dikirim daripada dokumen kertas. Dokumen tidak perlu dicetak, dijilid dan kemudian dikirim secara manual. Arsip digital dapat dikirim secara langsung melalui email karena sudah berbentuk digital. Bukan hanya cepat dan mudah, proses pengiriman juga dapat dilakukan kapan saja, tanpa terbatas waktu maupun jarak.
Dua contoh aktivitas tersebut dapat menjadi gambaran nyata tentang betapa besar efisiensi yang berhasil diciptakan dari manajemen arsip digital. Dengan proses kerja yang lebih cepat, akan ada lebih banyak waktu yang dimiliki karyawan untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan penting lainnya, daripada mengurus pekerjaan-pekerjaan teknis kearsipan. Optimalisasi waktu kerja karyawan secara otomatis juga akan meningkatkan produktivitas mereka. Hal ini secara linier berdampak pada peningkatan produktivitas perusahaan Anda.
Salah satu manfaat lain dari manajemen arsip digital adalah cara kerja yang dipermudah. Pekerjaan pengelolaan arsip yang menjadi jauh lebih praktis dan mudah, akan membuat beban kerja yang dirasakan karyawan juga menurun. Hal itu pun pada akhirnya akan menurunkan tingkat stres kerja para karyawan yang selanjutnya akan membuka peluang lebih besar bagi mereka untuk dapat lebih optimal dalam bekerja.
Apakah Dokumen Saya Aman?
Meskipun banyak perusahaan yang telah beralih ke manajemen arsip digital, nyatanya masih ada beberapa yang masih bertahan dengan cara lama. Alasan yang umum ditemui adalah kekhawatiran atas keamanan arsip digital perusahaan. Arsip digital yang mudah diakses dianggap lebih rentan bocor ke pihak luar. Apakah benar seperti itu?
Jawabannya, tidak. Justru manajemen arsip digital dapat menjadi salah satu cara untuk meningkatkan keamanan arsip penting perusahaan. Perkembangan teknologi pengelolaan arsip digital diiringi dengan pengembangan sistem keamanan arsip digital seperti sistem password, sekuriti yang berteknologi dan pengaturan hak akses dokumen. Fitur keamanan yang ada dapat dimanfaatkan untuk membatasi akses dokumen, sehingga pihak yang tidak diberikan kewenangan tidak dapat melihat isi dari dokumen tersebut. Selain itu, arsip digital juga dapat terhindar dari berbagai risiko kerusakan arsip seperti berjamur, dimakan rayap, sobek, tinta yang luntur, terkena rembesan air dan sebagainya.
Mewujudkan sistem manajemen arsip digital dapat Anda mulai dengan dukungan tim profesional seperti PrimaDoc. Selain menyediakan aplikasi penyimpanan arsip berbasis digital, PrimaDoc juga melayani berbagai kebutuhan jasa kearsipan. Anda dapat memulainya dari konsultasi kearsipan, kemudian pelaksanaan alih media arsip dan penerapan sistem penyimpanan berbasis digital. Anda akan melalui semua proses tersebut dengan pendampingan tim yang berkompeten dan bersertifikat Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Ingin berkomunikasi lebih lanjut tentang proses penerapan digitalisasi arsip? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)
