07_Tracking-Peminjaman-Dokumen-Melalui-Aplikasi

Tracking Peminjaman Dokumen Melalui Aplikasi

Peminjaman Dokumen – Arsip maupun dokumen sering kali dikeluarkan  dari tempat penyimpanannya demi keperluan pelayanan, informasi, dan aktivitas lainnya yang dibutuhkan perusahaan atau instansi pemerintah, sehingga kegiatan pengecekan dan peminjaman dokumen menjadi hal yang tidak dapat dihindari. Sejak dulu pengelolaan manual tentunya menjadi cara yang dipilih untuk peminjaman dokumen. Padahal cara ini memiliki banyak risiko, sehingga  Anda bukan  hanya memerlukan pengelolaan arsip fisik saja tetapi juga memerlukan suatu sistem arsip elektronik yang memiliki pengaturan, pengelompokan, penamaan dokumen hasil alih media, dan juga dilengkapi Standar Operasional Prosedur (SOP) yang akan meningkatkan keamanan dengan mekanisme kontrol.

Keluar masuknya dokumen atau arsip lainnya dapat terjadi karena adanya aktivitas peminjaman dokumen. Perlu Anda ketahui, peminjaman dokumen akan  melibatkan aktivitas keluarnya dokumen dari bagian arsip karena dipinjam  oleh atasan sendiri, rekan kerja dari divisi sendiri, dan juga kolega dari divisi lain dalam perusahaan atau instansi, sehingga memerlukan pencatatan peminjaman dokumen dan pengawasan terhadap dokumen. Terlepas dari berbagai alasan dikeluarkannya dokumen, sejatinya instansi Anda memerlukan adanya suatu prosedur peminjaman dan pengembalian dokumen. 

Pada kenyataannya, proses peminjaman dokumen fisik, tingginya intensitas peminjaman dan data peminjam yang hanya ditulis dalam satu buku atau kertas memungkinkan terjadinya hal yang tidak diinginkan, mulai dari kerusakan berkas, dokumen hilang, data peminjam yang tidak tercatat, dan juga pencarian dokumen yang sulit. Untuk itu diperlukan sebuah aplikasi web based untuk melacak pengiriman peminjaman dokumen.

Selain itu, tidak jarang pula peminjam dokumen tidak sengaja menghilangkan atau merusak dokumen yang dipinjamkan. Di sinilah peran sistem informasi dan pengelolaan dokumen beralih dari secara manual menjadi digital atau elektronik. Dokumen memang merupakan salah satu berkas penting dalam mengambil keputusan atau evaluasi perusahaan, sehingga diperlukan sistem yang memudahkan dalam tracking atau melacak peminjaman dokumen untuk membantu staf pengelola arsip (arsiparis). Pentingnya prinsip pengelolaan dokumen yang baik harus dipertahankan sepanjang arsip tersebut masih dikelola.

Selama ini, banyak instansi menerapkan sistem penyimpanan arsip  menggunakan cara manual dengan menyimpannya di filling cabinet. Cara ini terbukti tidak efektif dalam waktu yang lama serta membutuhkan biaya yang mahal untuk membeli kebutuhan peralatan, perawatan dan pemeliharaan arsip. Seiring perkembangan teknologi informasi dan komunikasi maka sistem kearsipan dirancang berbasis komputer. Manajemen dokumen ditata dalam komputer sebagaimana sistem kearsipan manual dengan menggunakan program komputer.

Pada akhirnya, program komputer pun berkembang menjadi aplikasi peminjaman dokumen yang memang didesain sesuai database arsip secara khusus, sehingga memudahkan arsiparis instansi dalam melakukan pelacakan peminjaman dokumen. Salah satu aplikasi yang  dapat menunjang kebutuhan perusahaan Anda adalah PrimaDoc.

Aplikasi Peminjaman Dokumen untuk Kebutuhan Anda

PrimaDoc  merupakan sebuah aplikasi manajemen arsip yang memiliki fitur peminjaman dokumen yang dapat diterapkan pada sebuah instansi atau perusahaan, telah  dipercaya mengelola arsip dan dokumen berbagai industri, tentunya dengan mengedepankan pengembangan dan implementasi manajemen informasi atau records and information management yang menjadi prioritas di setiap perusahaan. Layanan  Lengkap yang Disediakan PrimaDoc

Dengan menggunakan layanan dari PrimaDoc, Anda dapat memperoleh  layanan sebagai berikut:

  • Konsultasi arsip, mencakup proses pemberkasan dokumen, manajemen kearsipan yang cepat dan tepat, dan bantuan untuk merancang Standard Operational Procedure (SOP) yang berguna untuk membantu kelancaran kegiatan administrasi perusahaan Anda terutama dalam melacak peminjaman dokumen dan mengaksesnya untuk berbagai kebutuhan.
  • Alih Media Arsip, yang merupakan layanan digitalisasi atau alih media dokumen fisik ke dalam bentuk format digital dengan harga disesuaikan  dengan berbagai kebutuhan Anda.
  • Pemeliharaan Arsip, mencakup proses perservasi arsip, konservasi arsip, dan restorasi arsip untuk menjamin keamanan dokumen Anda.
  • Aplikasi PrimaDoc, merupakan aplikasi manajemen arsip  dengan berbagai fitur pengelolaan arsip untuk menjaga data perusahaan secara terus-menerus yang dilengkapi berbagai fitur seperti manajemen arsip, manajemen gudang untuk dokumen fisik, tracking peminjaman dokumen dan masih banyak lagi.
  • Sarana dan Prasarana Arsip, merupakan layanan yang mencakup proses penyimpanan dokumen menggunakan peralatan yang tepat, ruangan yang tepat dan pengantaran dokumen yang cepat pada saat proses peminjaman  dokumen fisik Anda.

Dengan berbagai layanan menarik yang dimiliki, PrimaDoc dapat menjadi pilihan terbaik untuk Anda, karena akan meningkatkan keamanan bagi perusahaan Anda dalam menerapkan manajemen arsip dan mengontrol peminjaman dokumen secara profesional. Siap beralih sekarang? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga.

Similar Posts