Integritas Arsip Digital Terjaga, Informasi Tepat Sasaran!
Mengelola arsip digital membutuhkan ketelitian dan regulasi yang sama ketatnya dengan mengelola arsip analog. Manajer kearsipan perlu memantau dan memastikan keamanan akses dan keotentikan informasi dan menjaga integritas arsip. Menggunakan metode dan mindset kearsipan analog untuk keperluan kearsipan digital tentu sudah tidak relevan lagi bahkan cenderung tidak efektif. Oleh sebab itu, Anda membutuhkan media dan sistem yang mampu memanfaatkan keunggulan teknologi digital untuk mendukung tata kelola kearsipan dan pemanfaatan arsip di tempat Anda.
Salah satu sistem digital tersebut adalah Document Management System(DMS). Pengelolaan arsip digital dengan DMS dapat menghindarkan perusahaan dari berbagai masalah kearsipan yang kerap muncul, salah satunya adalah tidak efektifnya proses temu kembali dan penyajian arsip. Apa itu temu kembali arsip yang tidak efektif dan bagaimana DMS dapat mengatasinya?
Sulitnya pencarian arsip digital, penjelasan, penyebab, dan dampak
Pencarian arsip digital pada perangkat komputer idealnya dapat mempermudah dan mempercepat proses, sebab secara teknis, arsiparis cukup hanya dengan mengetikkan kata kunci atau nama file dan kemudian sistem akan menyajikan dokumen yang paling sesuai. Hal ini karena mesin pencari mengandalkan teks dalam mengenali suatu file, sehingga semakin presisi teks yang dimasukkan dan disematkan pada dokumen, semakin efektif pula proses pencarian dokumen. Sayangnya, hal ini pula yang dapat menyebabkan masalah dalam menemukan dokumen yang diinginkan.
Perusahaan yang melakukan transformasi digital terkadang lupa atau tidak memahami bahwa dokumen dan arsip penting yang telah dialihmediakan perlu disesuaikan terlebih dahulu agar dapat dikenali secara detail oleh komputer. Tanpa penyesuaian ini, komputer tidak akan memiliki akses untuk mengidentifikasi dokumen. Akibatnya, komputer tidak akan mampu menemukan file yang Anda cari. Dampaknya tentu tidak main-main. Organisasi dan administrasi dapat terganggu, misinformasi dan integritas perusahaan dapat terganggu, akibatnya, potensi bisnis tidak dapat dimaksimalkan.
Solusi atasi masalah pencarian arsip digital yang tidak efektif
Saat melakukan alih media dari arsip cetak menjadi arsip digital, pegawai kearsipan perlu melakukan penyesuaian terlebih dahulu sebelum menyimpannya dalam kategori-kategori tertentu. Penyesuaian ini meliputi indeksasi dan penggunaan teknologi OCR (Optical Character Recognition). Penyesuaian ini bertujuan untuk mendeteksi tulisan pada gambar hasil scan, dan memberikan meta description yang menjadi identitas file. Semakin lengkap dan tepat indeksasi dan konversi OCR yang dilakukan, semakin efektif pula proses temu kembali arsip digital, dan begitu pula sebaliknya, semakin minim keterangan meta data maka semakin sulit pula file tersebut ditemukan.
Untuk mendukung kemudahan pengisian metadata, sebuah aplikasi khusus tata kelola kearsipan digital perlu Anda integrasikan. Aplikasi ini memiliki fitur dan rancangan arsitektur yang mudah dioperasikan, serta mampu memfasilitasi berbagai kebutuhan kearsipan, termasuk pengisian kelengkapan meta description. Pengisian informasi meta description ini akan membantu pegawai Anda dalam menentukan standar pengisian yang konsisten dan informatif. Dengan demikian, perusahaan dapat meningkatkan manajemen arsip digital melalui indeksasi arsip yang baik, meningkatkan kemudahan pencarian, serta menyediakan informasi dan data yang akurat.
DMS PrimaDoc, DMS terbaik untuk korporasi maupun instansi pemerintahan
Salah satu DMS yang dapat Anda andalkan dalam hal tata kelola arsip digital adalah DMS PrimaDoc. Sistem ini berbasis web yang dapat diakses secara instan tanpa proses instalasi, dan dapat diakses melalui berbagai jenis gadget. DMS ini dirancang oleh tim arsiparis andal yang memiliki spesialisasi dalam hal tata kelola digital, sehingga kebutuhan seperti indeksasi dan konservasi integritas arsip dapat Anda miliki dan operasikan sepenuhnya tanpa hambatan.
Apakah Anda masih memiliki pertanyaan tentang arsip digital? Mulai berbicara dengan tim PrimaDoc melalui whatsapp, kami siap membantu Anda! (Deanita)
