DMS Berikan Banyak Keuntungan Bagi Perusahaan Properti Anda
Implementasi Document Management System merupakan solusi yang tepat untuk membantu pengelolaan dokumen proyek dari perusahaan properti. Sebelumnya, solusi ini telah lebih dahulu diadopsi oleh industri lain, mulai dari industri farmasi, keuangan, hingga firma hukum.
Akan tetapi, tidak semua perusahaan properti menyadari pentingnya penggunaan Document Management System (DMS) bagi bisnisnya. Padahal keuntungan yang diperoleh dari sistem ini terbilang cukup banyak, khususnya bagi peningkatan efisiensi dan efektivitas proyek.
Pengelolaan dokumen sendiri merupakan salah satu faktor fundamental perusahaan, mengingat pada prosesnya melibatkan berbagai informasi yang dibutuhkan, mulai dari perencanaan hingga tahap akhir pembangunan.
Apakah Anda sudah mulai mengimplementasikannya? Jika Anda masih ragu, maka informasi mengenai keuntungan penggunaan aplikasi DMS ini penting untuk disimak. Berikut penjelasan selengkapnya!
Potensi Document Management System bagi Perusahaan Properti
Kehadiran pandemi telah membawa pukulan telak bagi sektor properti. Menurut data yang dihimpun dari Knight Frank menyebutkan, dua sub sektor properti seperti hotel dan pusat perbelanjaan mengalami dampak yang paling berat.
Selama tahun 2020 tercatat sekitar 27 mall di kawasan Jakarta terpaksa ditutup. Sementara jumlah hotel yang mengalami penutupan malah lebih tinggi, yaitu sekitar 1.500 hotel di seluruh Indonesia terpaksa tutup karena anjloknya jumlah wisatawan.
Meskipun begitu, sub sektor hunian landed house terbilang lebih stabil. Kebutuhan hunian memang terus tetap ada dan sinyal positif untuk sedikit meningkat di tahun 2022 masih terlihat.
Maka dari itu, kehadiran solusi berbasis teknologi seperti Document Management System perlu diakuisisi lebih cepat. Mengingat kasus Covid-19 yang masih terus bertambah, tentunya pertemuan secara langsung menjadi terhambat tanpa adanya solusi ini.
Setidaknya ada 3 (tiga) potensi besar yang dapat Anda buka dengan hadirnya aplikasi DMS pada perusahaan properti yang dikelola, antara lain:
1. Konsultasi pembangunan tanpa tatap muka
Dengan adanya Document Management System, Anda dapat berbagi dokumen tanpa perlu berinteraksi secara fisik. Informasi yang disampaikan juga lebih efisien, karena klien dapat segera memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam sekejap mata, sehingga konsultasi pembangunan jarak jauh jadi memungkinkan.
2. Pembangunan di berbagai lokasi dengan lebih efisien
Informasi yang cepat sangatlah penting bagi perusahaan properti yang memiliki banyak lokasi proyek. Pemanfaatan Document management System dapat membantu Anda, karena dokumen proyek dapat langsung diakses dari jarak jauh melalui aplikasi web based yang tidak membutuhkan instalasi khusus pada perangkat yang Anda miliki.
3. Kehadiran otomasi bagi pengelolaan dokumen proyek
Teknologi terbaru juga memungkinkan penggunaan kecerdasan buatan (artificial intelligence) dalam membantu pengelolaan dokumen Anda. Otomasi mampu memberi kenyamanan optimal bagi klien dan juga pekerja lapangan. Caranya, dengan mengintegrasikan aplikasi DMS dengan AI yang telah diprogram khusus untuk berbagi dokumen.
Keuntungan Document Management System bagi Perusahaan Properti
Setelah mengetahui beberapa potensi yang dapat Anda buka melalui penggunaan Document Management System, Anda pun perlu mengetahui keuntungan dari penggunaan aplikasi ini. Beberapa keuntungan tersebut meliputi:
1. Menyediakan salinan dokumen (backup)
Untuk menghadapi bencana, kehadiran DMS sangat penting untuk menyimpan dokumen agar lebih aman dari risiko kehilangan atau juga kerusakan yang dapat menyulitkan proses pembangunan.
2. Ruang kearsipan tidak lagi dibutuhkan
Dokumen fisik yang menumpuk tidak akan ada lagi, karena semua dokumen telah tersimpan secara digital pada server pusat yang berfungsi sebagai pengatur lalu lintas peminjaman dokumen.
3. Peningkatan kinerja karyawan
Tahukah Anda? Menurut data yang dihimpun dari Nintex menyebutkan bahwa 49% pegawai menghabiskan waktunya untuk menemukan dokumen. Tentunya implementasi Document Management System dapat meminimalisir waktu tunggu dan menjadikan kinerja karyawan di lokasi proyek dan kantor pusat (head office) lebih efisien.
4. Akses yang lebih luas pada penggunaan dokumen
Permasalahan dokumen fisik adalah hanya dapat berada di satu lokasi dan sulit dipindahtangankan. Dengan adanya aplikasi DMS, Anda dapat menyebarkan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan di lokasi proyek dengan cepat, sehingga faktor penghambat pembangunan dapat diminimalisir.
5. Sistem keamanan yang lebih baik
Jika Anda menggunakan Document Management System, maka risiko pencurian informasi dapat diminimalisir. Aplikasi DMS yang baik umumnya telah memiliki sistem enkripsi untuk keamanan yang lebih baik.
Jadi, dengan beragam keuntungan yang diperoleh dari implementasi Document Management System, tentunya mengadaptasi sistem ini bagi perusahaan properti yang Anda kelola adalah solusi yang tepat.
Jika Anda masih kebingungan untuk menemukan vendor yang dapat membantu Anda dalam mendapatkan manfaat yang lebih optimal dari solusi DMS, maka aplikasi PrimaDoc dapat menjadi pilihan menarik yang dapat dipertimbangkan.
Aplikasi PrimaDoc dilengkapi beragam fitur yang mudah untuk digunakan oleh orang awam sekalipun. Selain itu, dukungan aplikasi berbasis web browser juga memungkinkan akses dokumen dilakukan dari mana saja dan kapan saja, sehingga sangat cocok bagi perusahan properti yang memiliki beberapa lokasi proyek.
Tertarik mengetahui lebih lanjut mengenai solusi Document Management System dari PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
