Jasa Kearsipan PrimaDoc, Solusi Praktis Alih Media Arsip

Banyaknya jumlah arsip perusahaan membutuhkan ruang penyimpanan yang luas. Mengubah arsip ke dalam bentuk digital dapat membantu menghemat ruang dan meningkatkan efisiensi manajemen. Alih media arsip ke format digital akan mengurangi jumlah dokumen kertas. Dokumen-dokumen yang sebelumnya memenuhi rak-rak kini dapat disimpan dalam server atau cloud (sistem komputasi awan) yang lebih efisien.

Beralih ke arsip digital juga dapat meningkatkan efisiensi operasional. Dengan menggunakan sistem kearsipan digital, pencarian dan akses terhadap informasi dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Dengan beberapa klik, dokumen-dokumen penting dapat ditemukan dan digunakan secara instan. Hal ini akan menghemat waktu, sehingga dapat meningkatkan produktivitas kerja karyawan.

Meskipun arsip digital menawarkan banyak manfaat, namun proses alih media dari arsip cetak ke digital membutuhkan banyak waktu dan tenaga. Terlebih ketika perusahaan memiliki banyak dokumen kertas yang perlu dikonversi. Jika perusahaan tidak memiliki cukup waktu atau tenaga untuk melakukan alih media arsip secara internal, Anda bisa memanfaatkan layanan Primadoc untuk mengerjakannya.

Apa Itu Jasa Alih Media Arsip PrimaDoc?

PrimaDoc adalah penyedia jasa kearsipan yang memiliki layanan menyeluruh untuk permasalahan arsip di perusahaan Anda. Alih media arsip merupakan salah satu layanan kearsipan yang ditawarkan oleh PrimaDoc.

PrimaDoc merupakan penyedia jasa digitalisasi arsip yang terpercaya dan berkualitas. Tim kearsipan PrimaDoc terdiri dari orang-orang yang kompeten dan berpengalaman dalam bidang kearsipan, serta telah tersertifikasi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Seluruh proses alih media akan dilakukan oleh tim kearsipan PrimaDoc, sehingga karyawan Anda tetap dapat melakukan aktivitasnya seperti biasa.

Selain dukungan SDM yang profesional, jasa kearsipan PrimaDoc juga didukung oleh teknologi yang canggih, sehingga menghasilkan hasil pemindaian yang berkualitas. Dalam proses alih media, PrimaDoc tidak hanya mengubah arsip fisik menjadi digital, tetapi juga memastikan keamanan dan integritas informasi yang dipercayakan kepada kami.

Tahapan Alih Media Arsip di PrimaDoc

Proses alih media di PrimaDoc tidak sebatas merubah arsip cetak perusahaan Anda ke bentuk digital, namun juga memastikan file digital yang dihasilkan dapat dibaca dengan jelas serta mudah untuk dikelola di kemudian hari. Berikut proses lengkap alih media arsip yang dilakukan oleh PrimaDoc:

1. Pemindaian Dokumen

Tahap awal dalam proses digitalisasi arsip di PrimaDoc adalah pemindaian arsip cetak. Dalam proses pemindaian dokumen, PrimaDoc menggunakan scanner yang berkualitas baik dan memiliki resolusi tinggi. Tujuannya adalah untuk memastikan hasil pemindaian yang jelas dan akurat.

Dengan menggunakan scanner berkualitas, setiap detail dan tekstur dokumen dapat terperangkap dengan baik dalam format digital. Resolusi tinggi pada scanner memastikan bahwa gambar yang dihasilkan dari proses alih media arsip memiliki kejelasan yang optimal, dengan warna yang akurat dan detail yang tajam.

2. Pengolahan Data

Setelah proses pemindaian selesai, file digital yang dihasilkan diolah lebih lanjut untuk meningkatkan kualitas gambar. Tim PrimaDoc akan melakukan perbaikan gambar dengan menghilangkan noise, memperbaiki kekurangan fokus, dan mengurangi bayangan yang tidak diinginkan. Selain itu, koreksi warna akan dilakukan untuk memastikan akurasi dan konsistensi warna. Pengaturan resolusi juga akan diterapkan agar gambar memiliki tingkat ketajaman yang optimal.

Seluruh langkah ini dilakukan untuk memastikan bahwa arsip digital yang dihasilkan setelah pemindaian memiliki kualitas yang terbaik, sehingga informasi yang terkandung di dalamnya dapat diakses dengan jelas dan akurat.

3. Konversi Format

Tahap selanjutnya, file digital akan diubah formatnya sesuai dengan kebutuhan instansi terkait. Hal ini penting agar file dapat digunakan dengan mudah dan kompatibel dengan sistem yang ada di perusahaan Anda.

4. Penyimpanan

File digital yang sudah final kemudian disimpan dan di indeks pada database perusahaan. Pada tahap alih media arsip yang terakhir ini, setiap file akan diberikan indeks yang sesuai, seperti kategori, tanggal, nama, atau nomor referensi, untuk memudahkan pencarian dan pengelompokan di kemudian hari. Dengan penyimpanan dan pengindeksan yang baik, karyawan dapat dengan mudah mengakses dan mengelola kembali arsip digital tersebut sehingga dapat meningkatkan efisiensi operasional dan aksesibilitas informasi.

PrimaDoc sebagai penyedia layanan alih media arsip dapat membantu mempercepat proses digitalisasi arsip perusahaan Anda dengan mengubah dokumen cetak ke dalam bentuk digital secara profesional. Tahapan alih media arsip di PrimaDoc meliputi pemindaian dokumen menggunakan scanner berkualitas, pengolahan data untuk meningkatkan kualitas gambar, konversi format sesuai kebutuhan, serta penyimpanan dan pengindeksan yang memudahkan akses dan pengelolaan arsip digital di kemudian hari. Dengan tim yang handal dan sangat memperhatikan aspek keamanan data, PrimaDoc memberikan solusi lengkap untuk membebaskan para pegawai dari beban tambahan dalam proses digitalisasi arsip, sehingga perusahaan dapat fokus pada kegiatan inti dan meningkatkan efisiensi operasional.

Tertarik untuk mengetahui lebih banyak tentang layanan alih media arsip kami? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)