4 Alasan Mengapa Digitalisasi Arsip Harus Ditangani oleh SDM Ahli Kearsipan

Digitalisasi arsip menjadi salah satu langkah penting penting bagi setiap perusahaan di era digital. Perkembangan teknologi telah membuat kecepatan informasi dan efisiensi pengelolaan data sebagai inti dari kegiatan bisnis. Tuntutan zaman tersebut tidak lagi bisa dipenuhi apabila masih bertahan dengan sistem kearsipan cetak, yang menyebabkan prosedur manajemen arsip yang tidak efisien.

Beralih ke sistem pengelolaan arsip digital memungkinkan karyawan dapat mengakses dokumen dan informasi dengan lebih cepat dan efisien. Hal ini menghemat waktu produktif karyawan yang berharga. Arsip digital juga meniadakan kebutuhan ruang penyimpanan arsip fisik yang luas dan biaya pemeliharaan yang tinggi.

Untuk dapat beralih ke sistem arsip digital, perusahaan harus melalui proses alih media arsip. Arsip cetak yang dimiliki harus diubah menjadi file digital, serta dikelola lebih lanjut sehingga memudahkan penggunaannya di masa mendatang. Proses tersebut tentu membutuhkan kemampuan dan pengalaman di bidangnya. Oleh sebab itu, digitalisasi arsip harus dilakukan oleh tim yang berkompeten dan berintegritas.

Mengapa Digitalisasi Arsip Harus Ditangani Oleh Tim Ahli?

1. Hasil yang berkualitas

Tim alih media arsip yang kompeten penting untuk menjamin kualitas hasil media digital sesuai dengan standar. Orang yang ahli kearsipan memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk mengerjakan proses alih media dengan hasil yang berkualitas, dan memudahkan pengelolaan arsip digital kedepannya.

2. Meminimalisir kesalahan dan menghindari rusaknya arsip asli

Proses digitalisasi arsip membutuhkan penanganan yang cermat dan teliti. Tim yang berintegritas akan memastikan bahwa informasi penting terjaga dengan baik dan tidak berubah selama proses alih media. Hal ini akan meminimalkan kesalahan dan memastikan integritas data. Tim yang kompeten juga akan menghindari berbagai resiko yang menyebabkan rusaknya arsip asli yang di alih mediakan.

3. Keamanan informasi

Arsip perusahaan seringkali berisi informasi penting dan rahasia perusahaan yang perlu dilindungi. Tim yang kompeten dalam bidang kearsipan dapat memastikan bahwa arsip perusahaan dilindungi dengan baik dan hanya diakses oleh orang-orang yang berwenang.

4. Efisiensi

Dengan menyerahkan tugas alih media kepada ahlinya, perusahaan dapat menghemat waktu dan biaya dalam mengerjakan proses alih media arsip. Perusahaan tidak perlu mengorbankan banyak waktu dan biaya untuk memberikan pelatihan kepada karyawan yang belum berpengalaman dalam melakukan digitalisasi.

Bagaimana Jika Tugas Digitalisasi Arsip Diserahkan ke SDM yang Tidak Berpengalaman?

Alih media tidak hanya sekedar memindai arsip cetak perusahaan ke bentuk digital saja. Lebih dari itu, file digital hasil pemindaian harus diproses lebih lanjut untuk menjamin hasil gambar yang berkualitas, akurat, serta memudahkan pengelolaannya pada masa mendatang. Menyerahkan tugas alih media arsip kepada SDM yang tidak kompeten akan menimbulkan berbagai konsekuensi dan resiko yang merugikan perusahaan.

SDM yang tidak kompeten dalam melakukan digitalisasi arsip seringkali tidak memahami metode klasifikasi arsip yang tepat, cara indeksasi yang efisien, serta penggunaan alat digitalisasi yang benar. Akibatnya hasil gambar digital yang dihasilkan memiliki kualitas yang buruk. Penyimpanan arsip digital juga menjadi tidak terstruktur sehingga menyulitkan akses dan pencarian dokumen, menghambat produktivitas, serta meningkatkan risiko kesalahan pengambilan keputusan.

SDM yang tidak kompeten dalam mengerjakan proses alih media arsip juga cenderung prosedur keamanan dan kerahasiaan data selama proses pengerjaan. Hal ini dapat menyebabkan kehilangan arsip penting, kerusakan dokumen asli, atau kesalahan dalam penyimpanan dan pengorganisasian arsip.

Terakhir, keamanan informasi menjadi ancaman jika tugas digitalisasi arsip diberikan kepada SDM yang tidak kompeten. Pengaturan keamanan yang tidak memadai dapat meningkatkan risiko akses yang tidak sah atau kebocoran data sensitif perusahaan. SDM yang tidak terlatih mungkin tidak menyadari pentingnya perlindungan data dan tidak mengimplementasikan langkah-langkah keamanan yang diperlukan, meninggalkan celah bagi serangan cyber, atau pelanggaran privasi.

Dalam menghadapi tantangan dan risiko tersebut, menggunakan layanan kearsipan PrimaDoc menjadi solusi yang tepat untuk mempercepat proses digitalisasi arsip perusahaan. PrimaDoc didukung oleh tim profesional yang sangat memperhatikan aspek keamanan data setiap arsip penting instansi Anda. 

Dengan menggunakan PrimaDoc, Anda dapat menghindari risiko SDM yang tidak kompeten dalam alih media arsip, karena tim PrimaDoc telah berpengalaman dalam metode klasifikasi arsip yang tepat, cara indeksasi yang efisien, dan penggunaan alat digitalisasi yang benar. Selain itu, PrimaDoc juga memastikan hasil gambar digital berkualitas, penyimpanan arsip digital yang terstruktur, serta keamanan informasi yang terjaga dengan baik. Menggunakan layanan kearsipan PrimaDoc akan memberikan jaminan kualitas, keamanan, dan efisiensi dalam proses digitalisasi arsip perusahaan Anda. 

Tertarik untuk mengetahui lebih banyak tentang layanan kearsipan kami? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berdiskusi lebih lanjut! (Septiani)