Tidak Hanya Scan Arsip, Inilah Proses Lengkap Digitalisasi Arsip

Digitalisasi arsip telah menjadi suatu kebutuhan penting bagi perusahaan pada era modern. Manfaatnya yang signifikan dapat memberikan dampak positif yang besar pada operasional perusahaan. Dengan beralih ke sistem arsip digital, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan dokumen. Karyawan dapat lebih mudah untuk mencari, mengakses, dan berbagi informasi. Sistem arsip digital juga akan mendukung manajemen dalam merumuskan kebijakan dan strategi kebijakan yang cepat dan tepat.

Dalam era digital, pengelolaan arsip digital menjadi salah satu strategi yang efektif untuk beradaptasi dengan perkembangan bisnis yang semakin cepat dan kompetitif. Arsip digital memungkinkan perusahaan untuk menerapkan strategi transformasi digital lainnya, seperti pemasaran digital, implementasi teknologi artificial intelligence (AI), serta otomatisasi proses bisnis.

Salah Kaprah Tentang Digitalisasi Arsip

Banyak yang memahami bahwa digitalisasi arsip hanya sebatas scan (pemindaian) dokumen cetak ke bentuk digital atau biasa disebut alih media arsip, dan menyimpan hasilnya di komputer. Padahal, setelah proses pemindaian arsip digital diolah terlebih dulu sebelum siap untuk digunakan. Dokumen digital yang disimpan tanpa pengelolaan lebih lanjut akan mempersulit penataan dan pengelolaan data.

Oleh karena prosesnya yang panjang serta banyaknya jumlah dokumen yang harus dikerjakan, digitalisasi arsip seringkali membutuhkan waktu yang lama untuk diselesaikan. Tantangan inilah yang jarang dipahami oleh orang-orang yang awam terhadap alih media arsip. Kurangnya perhitungan dalam mengkalkulasi kapasitas waktu internal dan beban pekerjaan yang dihadapi seringkali menjadi faktor yang menyebabkan lamanya proses digitalisasi, bahkan seringkali berhenti di tengah jalan.

Proses Lengkap Digitalisasi Arsip

Sebelum bisa digunakan, file digital hasil pemindaian harus melalui beberapa proses pengelolaan terlebih dahulu. Berikut tahapan lengkap dari proses digitalisasi arsip:

1. Persiapan

Persiapan meliputi pemilihan perangkat dan software (perangkat lunak) yang akan digunakan serta persiapan fisik arsip yang akan diubah ke format digital. Pemilihan perangkat dan software yang digunakan akan mempengaruhi kualitas gambar yang dihasilkan. Untuk memberikan hasil yang optimal, pastikan untuk menggunakan perangkat pemindai (scanner) berkualitas tinggi.

Persiapan fisik arsip juga perlu dilakukan untuk memilih dokumen yang akan didigitalisasi, pembersihan dokumen, dan pengaturan yang sesuai sebelum proses pemindaian dimulai.

2. Alih media arsip

Setelah persiapan, tahap selanjutnya adalah alih media. Pada tahap ini, dokumen, foto, atau bahan arsip lainnya dipindai menggunakan perangkat yang telah dipilih sebelumnya. Selama proses pemindaian, setiap dokumen dipindai secara berurutan dan diberikan nama file yang sesuai dengan sistem penamaan yang telah ditentukan sebelumnya. Hal ini penting agar arsip digital dapat diorganisir dengan baik dan mudah ditemukan saat dibutuhkan.

3. Editing

Setelah proses alih media selesai, tahap selanjutnya adalah tahap editing. Pada tahap ini, hasil digitalisasi arsip akan melalui proses penyesuaian untuk memastikan kualitas gambar optimal sebelum arsip digital tersebut digunakan.

Tahap editing melibatkan penyesuaian warna, kontras, kecerahan, serta eliminasi noise atau gangguan visual lainnya pada gambar hasil pemindaian. Hal ini bertujuan untuk memperbaiki dan meningkatkan kualitas gambar digital agar informasi yang terkandung dalam dokumen dapat terbaca dengan lebih jelas. Hasil gambar yang sudah diedit kemudian disimpan dalam format digital yang telah ditentukan sebelumnya.

4. Indeksasi

Tahapan selanjutnya adalah indeksasi. Setiap dokumen perlu diberi indeks dan metadata yang sesuai agar mudah ditemukan dan diakses di kemudian hari. Indeksasi melibatkan penambahan informasi yang relevan pada arsip digital, seperti judul, deskripsi, tanggal, dan kata kunci terkait. Metadata ini memberikan deskripsi tentang isi dokumen dan konteksnya. Dengan adanya indeks dan metadata yang terstruktur, pengelolaan arsip digital dapat dilakukan dengan efisien dan akurat.

5. Penyimpanan

Tahapan digitalisasi arsip yang terakhir adalah pengarsipan. Arsip digital yang telah selesai diolah akan disimpan dalam database atau media penyimpanan yang aman untuk memastikan keamanan dan integritas data pada masa mendatang.

Perusahaan perlu memilih sistem penyimpanan yang handal dan dapat diandalkan. Dengan menggunakan teknologi penyimpanan yang tepat, perusahaan dapat melindungi arsip digital dari kehilangan, kerusakan, atau serangan yang dapat mengancam integritas data.

Dalam proses digitalisasi arsip, menggunakan layanan alih media arsip PrimaDoc merupakan pilihan yang tepat untuk mempercepat dan menyederhanakan proses tersebut. PrimaDoc didukung oleh tim profesional yang sangat memperhatikan aspek keamanan data setiap arsip penting instansi Anda. Dalam tahapan persiapan, PrimaDoc membantu memilih perangkat dan software terbaik untuk menghasilkan gambar digital berkualitas tinggi. 

Selanjutnya, proses alih media arsip dilakukan dengan teliti untuk mengubah dokumen cetak menjadi format digital yang terorganisir dengan baik. Melalui tahap editing dan indeksasi, PrimaDoc memastikan kualitas gambar yang optimal serta kemudahan dalam mencari dan mengakses arsip digital di masa depan. Dengan penyimpanan yang aman dan teknologi yang handal, PrimaDoc membantu perusahaan menjaga integritas dan keamanan data arsip digital.

Tertarik untuk mengetahui lebih banyak tentang layanan kearsipan PrimaDoc? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berdiskusi lebih lanjut! (Septiani)