Cara Cepat Implementasi Arsip Digital Sebelum 2024!
Tahukah Anda? ANRI menargetkan agar implementasi arsip digital selesai dilakukan pada tahun 2024. Sudah siapkah Anda menghadapinya?
Untuk memulai implementasi arsip digital dengan cepat sebelum tenggat waktu 2 tahun berlalu, Anda perlu memastikan agar solusi yang digunakan tidak salah langkah, karena dapat berdampak pada efisiensi dan efektivitas waktu migrasi arsip yang sepenuhnya digital.
Dari mana kita harus memulainya? Simak informasi selengkapnya di bawah ini!
Implementasi Arsip Digital Dimulai dari Perencanaan yang Matang
Perencanaan pra implementasi arsip digital merupakan kunci kesuksesan dalam memulai transformasi digital kearsipan pada perusahaan atau instansi pemerintahan.
Untuk memulai perencanaan yang tepat, maka Anda perlu memastikan keempat faktor berikut ini:
1. Menggunakan vendor atau memulai sendiri
Keuntungan dari menggunakan vendor kearsipan adalah efisiensi waktu, sehingga implementasi arsip digital dapat dilakukan dengan cepat. Di sisi lain, memulai implementasi sendiri membutuhkan waktu dan SDM yang mumpuni, dengan biaya yang lebih terjangkau. Pilihan ada di tangan Anda.
2. Menggunakan server berbasis cloud atau on premise
Penggunaan server juga dapat mempengaruhi kecepatan Anda dalam implementasi arsip digital. Perlu dipahami, server cloud dapat menyajikan data arsip dan dokumen dengan cepat tetapi tingkat keamanan tidak 100% terjamin, sementara server on premise membutuhkan biaya yang lebih besar tetapi data lebih aman karena dikelola sendiri.
3. Implementasi sesuai dengan peraturan yang ditentukan ANRI
Tidak semua perusahaan atau bahkan vendor paham betul bagaimana standarisasi yang ditetapkan ANRI untuk implementasi arsip digital. Hal ini tidak bisa dilakukan sembarangan, sehingga Anda membutuhkan dukungan dari tim ahli, baik yang Anda hire untuk bekerja pada perusahaan atau juga melalui vendor kearsipan terkemuka seperti PrimaDoc.
4. Dukungan layanan kearsipan lain yang memadai
Perlu Anda ketahui, implementasi arsip digital yang tepat tidaklah sesederhana scanning dokumen dan menyimpannya dalam folder komputer atau laptop.
Sebelumnya, Anda perlu melalui proses untuk mentransfer dokumen fisik yang tersedia menjadi format digital, yang dikenal dengan proses ‘alih media arsip.
Jika Anda akan memulai pengelolaan arsip digital, pastikan terlebih dahulu proses alih media arsip sudah sesuai kebutuhan atau belum.
Menggunakan Vendor Kearsipan Eksternal, Mulainya dari Mana?
Dengan sederet faktor yang harus diperhatikan sebelum memulai implementasi arsip digital, tentunya memenuhi semua ketentuan yang ada cukup sulit dilakukan sendiri.
Untuk itu, bekerjasama dengan vendor kearsipan eksternal dapat menjadi solusi yang perlu dipertimbangkan dengan matang. Jika dilakukan dengan benar, maka berbagai permasalahan kearsipan seperti:
- Dokumen fisik yang rentan mengalami kerusakan atau hilang;
- Proses temu kembali informasi yang dibutuhkan lebih lama;
- Sulitnya user dalam membedakan dokumen lama dan baru;
- Hingga SOP simpan-pinjam dokumen yang kurang jelas;
Semua permasalahan di atas dapat terselesaikan dengan adanya vendor kearsipan ketika memulai proses implementasi arsip digital pada organisasi yang Anda kelola.
Masih bingung memulainya dari mana? Saatnya berkenalan dengan solusi implementasi arsip digital dari PrimaDoc!
Dengan pengalaman bertahun-tahun dalam bidang kearsipan, PrimaDoc merupakan vendor kearsipan terkemuka di Indonesia yang telah dipercaya oleh banyak perusahaan dan juga instansi pemerintahan.
Saat ini, PrimaDoc memiliki semua solusi kearsipan yang Anda butuhkan agar proses implementasi arsip digital dapat dilakukan dengan cepat. Mulai dari aplikasi PrimaDoc untuk pengelolaan arsip digital, alih media arsip yang dapat disesuaikan dengan budget dan kebutuhan, hingga perawatan arsip rusak atau lama yang perlu diperbaiki sebelum dijadikan format digital.
Semua solusi ini dipastikan dapat membantu Anda dalam memenuhi target dari ANRI agar implementasi arsip digital pada organisasi yang dikelola.
Tertarik mengetahui lebih lanjut? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga! (Pradana)
