Kelola Arsip Elektronik Secara Sistematis dengan Solusi Praktis!
Bagi sebuah organisasi dengan tingginya volume dokumen, keberadaan sistem pengelolaan arsip elektronik bukan lagi menjadi pilihan, tetapi keharusan. Mengapa demikian?
Sebuah perusahaan atau instansi pemerintahan biasanya memiliki arus keluar masuk peminjaman dokumen yang cukup tinggi. Oleh karena itu, mengandalkan sistem pengelolaan konvensional di mana tim arsiparis yang mengelola arsip fisik merupakan langkah yang kurang efisien dan risiko kehilangan atau berkurangnya keutuhan informasi juga lebih tinggi.
Untuk itu, sudah saatnya Anda berkenalan dengan solusi praktis pengelolaan arsip dengan menggunakan sistem arsip elektronik yang lebih baik. Harus mulai dari mana? Berikut penjelasan selengkapnya!
Mengenal Kebutuhan Sistem Arsip Elektronik bagi Organisasi yang Dikelola
Kunci kesuksesan dalam deployment sistem pengelolaan arsip elektronik adalah perencanaan yang matang berdasarkan kebutuhan Anda saat ini.
Baik organisasi pemerintahan atau juga bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda, tetapi Anda dapat mencari tahu beberapa faktor yang menjadi kendala dalam pengelolaan arsip yang dihadapi, misalnya:
1. Waktu yang dibutuhkan dalam mencari sebuah dokumen
Dalam dunia pengelolaan arsip, waktu temu kembali informasi dalam dokumen sangatlah krusial. Hal tersebut berhubungan dengan potensi dan juga peluang bagi sebuah organisasi, khususnya organisasi seperti perusahaan swasta yang berisiko kehilangan pendapatan jika informasi yang dibutuhkan susah didapatkan.
Oleh karena itu, Anda perlu memastikan terlebih dahulu apakah waktu yang dibutuhkan terbilang lama atau sebentar untuk mencari arsip. Jika pencarian lebih dari 15 menit hanya untuk sebuah dokumen arsip, maka sistem pengelolaan arsip elektronik benar-benar dibutuhkan.
2. Validitas informasi yang terdapat di dalam dokumen
Selain waktu yang harus cepat, Anda juga harus dapat memastikan agar informasi di dalam dokumen yang akan disirkulasikan pada lingkungan internal atau juga eksternal sudah akurat. Mengapa hal tersebut penting?
Tingkat akurasi yang tinggi pada pengelolaan arsip berpengaruh pada kualitas pengambilan keputusan. Untuk itu, proses ini membutuhkan dukungan teknologi agar waktu yang dibutuhkan untuk memverifikasi data lebih cepat dan efisien.
Di sinilah peran sistem pengelolaan arsip elektronik dibutuhkan. Anda dapat melengkapi sistem yang digunakan dengan aplikasi seperti Document Management System (DMS), yang dibekali fitur lengkap untuk menelusuri perubahan atau kesamaan informasi yang terdapat pada setiap dokumen.
3. Keamanan gudang penyimpanan arsip
Keamanan juga merupakan faktor penting pada dunia kearsipan. Anda perlu melakukan pengecekan secara berkala untuk mengetahui apakah ada faktor internal atau juga eksternal yang dapat mengakibatkan hilang atau rusaknya arsip sensitif yang dimiliki.
Belum lagi tingginya volume arsip yang dimiliki dapat menyulitkan tim arsiparis untuk mengecek kondisi arsip fisik satu persatu. Biaya yang dibutuhkan untuk mengelola semua arsip tersebut juga akan membengkak seiring berjalannya waktu.
Tentunya hal ini tidak akan terjadi jika Anda memulai digitalisasi arsip dan memiliki sistem pengelolaan arsip elektronik, karena monitoring terhadap semua dokumen digital dapat dilakukan secara real time.
Proses yang dilakukan secara digital ini juga dapat menurunkan risiko human error yang dapat berakibat pada terselipnya atau bertumpuknya dokumen penting.
Apalagi jika sistem yang digunakan telah dilengkapi teknologi terkini yang memungkinkan penguatan keamanan, tentunya risiko hilangnya informasi untuk operasional organisasi yang Anda kelola dapat diminimalisir.
Solusi Praktis Pengelolaan Arsip Elektronik
Bagi Anda yang sedang mencari solusi terbaik untuk memulai proses pengelolaan arsip elektronik, maka sudah waktunya Anda berkenalan dengan solusi terkini dari PrimaDoc!
PrimaDoc merupakan vendor kearsipan satu atap yang menyediakan solusi pengelolaan arsip elektronik yang dilengkapi aplikasi DMS yang didukung teknologi terbaru untuk memastikan semua arsip yang Anda kelola secara digital lebih aman dan mudah digunakan.
Aplikasi dari PrimaDoc dilengkapi fitur lengkap yang dapat membantu Anda dalam memulai proses temu kembali dokumen, cukup dengan memasukkan kata kunci (keyword) yang dapat dilakukan dalam beberapa klik.
Keutuhan dokumen pun lebih terjamin, karena aplikasi ini memiliki fitur Audit Trail History yang dapat membantu Anda dalam monitoring berbagai versi perubahan dokumen yang tersimpan secara otomatis pada server.
Jadi, sekarang adalah waktu yang tepat bagi Anda untuk beralih menggunakan sistem pengelolaan arsip elektronik dari PrimaDoc dan buktikan sendiri manfaatnya!
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya!