Inilah Langkah Menerapkan Less Paper di Kantor
Di tengah merebaknya gerakan go green, konsep less paper di kantor menjadi langkah kecil yang dilakukan perusahaan untuk ikut mengurangi pemanasan global.
Meskipun hal ini terlihat sederhana, tetapi nyatanya dapat membawa dampak yang cukup besar jika dilakukan secara kolektif oleh semua perusahaan dan juga instansi pemerintahan.
Bahkan menurut sebuah laporan yang dirilis oleh Record Nations menyebutkan bahwa setiap karyawan rata-rata dapat menghabiskan hingga 10.000 kopi kertas setiap tahunnya. Sementara itu, 45% dari kertas yang dicetak biasanya akan berakhir di tempat sampah saat berakhirnya hari kerja. Angka ini tentunya sangat tinggi dan berdampak buruk bagi lingkungan.
Untuk itu, sudah saatnya kita bersama-sama mulai mengadopsi konsep less paper di kantor lewat beberapa cara sederhana. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Paperless Vs Less Paper, Mana yang Lebih Baik?
Sejatinya, kita semua tentunya mencita-citakan adanya konsep paperless pada lingkungan kantor, di mana seluruh operasional bisnis dan juga instansi pemerintahan sudah sepenuhnya digital tanpa adanya penggunaan kertas sama sekali.
Akan tetapi, konsep ini cukup sulit dilakukan di Indonesia, karena kenyataannya masih banyak perusahaan dan juga instansi pemerintahan yang membutuhkan dokumen cetak untuk berbagai kebutuhan.
Oleh karena itu, hadir gerakan baru bernama less paper di kantor yang terlihat lebih memungkinkan dan dapat dilaksanakan sesegera mungkin.
Gerakan less paper di kantor bertujuan untuk sebisa mungkin mengurangi penggunaan kertas, bukan menghilangkannya secara menyeluruh. Meskipun terlihat sederhana, tetapi langkah ini dapat membawa dampak pada berkurangnya konsumsi kertas rerata untuk setiap organisasi berbasis laba dan nirlaba.
3 Langkah Mudah untuk Menerapkan Less Paper di Kantor
Setelah mengetahui perbedaan paperless dan less paper di kantor, tentunya Anda telah paham bahwa keduanya membawa tujuan yang cukup berbeda.
Untuk memulai gerakan less paper di kantor, Anda dapat memulainya dengan beberapa langkah mudah, yaitu:
1. Menentukan skala prioritas dan urgensi dokumen cetak
Tidak bisa kita pungkiri, kertas masih sangat dibutuhkan pada lingkungan bisnis dan pemerintahan. Akan tetapi, bukan berarti Anda tidak dapat memulai gerakan less paper di kantor dengan cara yang mudah, yaitu menentukan skala urgensi dari dokumen cetak.
Untuk menciptakan skala urgensi atau prioritas ini, tim arsiparis bersama dengan manajemen perlu menciptakan SOP pencetakan arsip dan menentukan tingkat urgensi berdasarkan levelnya.
Misalnya, dokumen dengan skala urgensi pada level 1 harus dicetak sesegara mungkin karena menyangkut informasi sensitif bagi perusahaan atau instansi pemerintahan. Sementara itu, dokumen dengan skala urgensi di level 2 dapat dicetak belakangan dan dokumen di level 3 hanya perlu disirkulasikan melalui email atau juga media penyimpanan dokumen digital lainnya.
2. Aktivitas monitoring secara digital
Langkah untuk menerapkan less paper di kantor lainnya adalah mengubah cara Anda untuk monitoring hasil pekerjaan yang harus dicetak pada kertas.
Alih-alih menggunakan dokumen cetak, Anda dapat menciptakan sebuah alur kerja baru untuk mendistribusikan dan monitoring pekerjaan secara digital. Misalnya, dengan bertukar email untuk meminta atasan atau juga departemen lai
3. Mengadopsi sistem kearsipan digital
Sistem kearsipan digital tidak hanya dapat membantu Anda dalam meningkatkan efisiensi penggunaan dokumen, tetapi juga dapat menjadi langkah yang tepat untuk memulai gerakan less paper di kantor.
Layaknya perpustakaan untuk buku digital, aplikasi kearsipan seperti Document Management System (DMS) dapat menyelamatkan Anda dari banyaknya kertas dan tinta printer yang dibutuhkan untuk mencetak dokumen setiap harinya.
Harapannya, dengan adanya sistem ini, seluruh informasi yang dibutuhkan sudah tersedia secara digital, sehingga penggunaan kertas bisa berkurang mencapai 50% setiap tahunnya.
Akan tetapi, tidak semua vendor mampu menghadirkan sistem kearsipan digital yang tepat untuk mendukung gerakan less paper di kantor Anda.
Anda perlu memilih vendor kearsipan yang berpengalaman seperti PrimaDoc, yang memiliki solusi lengkap untuk membantu Anda dalam memulai adopsi sistem kearsipan digital.
Salah satunya adalah layanan alih media arsip dari PrimaDoc, yang dapat mengubah dokumen fisik yang Anda miliki dalam format digital dengan biaya yang kompetitif dan disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
Dengan adanya solusi alih media arsip dari PrimaDoc, Anda pun dapat memulai gerakan less paper di kantor dengan lebih mudah dan efisien.
Ketahui selengkapnya dengan menghubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga! (Pradana)
