Apakah Alih Media Dokumen Perusahaan Bisa Dilakukan Secara Mandiri?

Digitalisasi arsip merupakan langkah awal mewujudkan transformasi bisnis di era modern. Dengan beralih ke pengelolaan arsip digital, perusahaan dapat mewujudkan kemudahan akses data dan informasi, efisiensi proses bisnis, serta pengelolaan data yang terintegrasi. Ini penting guna mewujudkan operasional bisnis yang cepat dan berdaya saing. Namun untuk mewujudkannya, perusahaan terlebih dahulu perlu melakukan alih media dokumen. Proses ini bertujuan untuk merubah dokumen cetak ke bentuk digital.

Apakah proses alih media ini bisa dilakukan oleh karyawan perusahaan secara internal? Jawabannya bisa saja, karena pada dasarnya alih media arsip merupakan kegiatan untuk mengubah dokumen cetak ke format digital. Namun, ada beberapa aspek dan konsekuensi yang perlu dipertimbangkan sebelum memutuskan untuk melakukan proses ini secara internal. Apa saja itu?

Proses yang lama

Dalam konteks alih media dokumen perusahaan, ada banyak dokumen yang harus diubah ke format digital. Bisa ribuan atau bahkan jutaan lembar. Ini menimbulkan beban pekerjaan yang menuntut sumber daya yang tidak sedikit, baik dari segi SDM, tenaga, serta waktu. Setiap lembar dokumen harus dipindai dengan teliti, untuk memastikan bahwa semua informasi pada dokumen cetak telah terdokumentasi dengan lengkap dan bisa dibaca dengan baik.

Ketika proses ini dilakukan oleh karyawan yang tidak berpengalaman dan jumlah yang terbatas, proses mengubah dokumen ke dalam bentuk digital akan memerlukan waktu yang cukup lama. Pekerjaan ini juga akan mengganggu aktivitas karyawan yang bertugas melakukan alih media. Bukankah mereka juga punya pekerjaan lain yang juga harus diselesaikan?

Keterbatasan Kemampuan

Salah satu metode alih media dokumen yang paling mudah dan banyak digunakan adalah pemindaian menggunakan alat scanner. Namun, proses ini tidak hanya tentang memindai dokumen saja. Ada beberapa tahapan yang dilakukan untuk merubah dokumen cetak ke bentuk digital dan memastikan hasil alih media dapat dikelola menggunakan aplikasi pengelola dokumen digital, atau yang biasa disebut Document management system (DMS).

Proses alih media dokumen dimulai dengan melakukan persiapan. Persiapan ini meliputi pemilihan alat scanner yang akan digunakan serta persiapan arsip cetak yang akan dialih media, mulai dari pengelompokan berkas hingga restorasi arsip yang masih dapat diperbaiki. Berkas yang dijilid harus dibongkar terlebih dulu sehingga setiap halamannya bisa dipindai dengan baik. Proses ini harus dilakukan dengan teliti dan hati-hati guna memastikan keutuhan halaman dan kondisi dokumen.

Setelah persiapan selesai, dokumen, foto, atau arsip lainnya dipindai menggunakan perangkat yang telah dipilih sebelumnya. Selanjutnya, dokumen digital hasil alih media kemudian diperiksa untuk memastikan semua informasi terbaca dengan baik. Apabila diperlukan penyesuaian, petugas bisa melakukan penyesuaian warna, kontras, dan kecerahan gambar untuk memastikan kualitas gambar optimal.

Tahapan terakhir dari alih media dokumen adalah indeksasi. Setiap dokumen digital hasil alih media harus diberi indeks dan metadata yang sesuai agar mudah ditemukan dan diakses di kemudian hari. Dokumen kemudian disimpan dalam database atau media penyimpanan yang aman untuk memastikan keamanan dan integritas data di masa depan.

Dengan proses yang sedemikian rupa, alih media dokumen membutuhkan keahlian khusus sehingga idealnya dilakukan oleh SDM yang kompeten. Proses alih media yang dilakukan tanpa pengalaman/keahlian bisa menyebabkan rusak atau hilangnya dokumen asli selama proses alih media. Kualitas dokumen digital yang dihasilkan juga tidak terjamin. Yang paling penting, alih media yang dilakukan oleh karyawan yang tidak memiliki kompetensi di bidang ini dapat menyebabkan pengindeksan dokumen yang buruk. Ini menyebabkan dokumen digital yang dihasilkan sulit dicari dan dikelola di kemudian hari. Jika demikian, apa bedanya dengan mengelola dokumen secara cetak?

Dukungan Teknologi yang Handal

Selain SDM yang kompeten, dukungan teknologi yang canggih juga diperlukan untuk memastikan akurasi gambar, warna dan tulisan. Selain itu, penggunaan alat scanner yang tepat juga berpengaruh pada keterbacaan tulisan. Oleh sebab itu, proses alih media harus dilakukan dengan alat scanner dengan spesifikasi yang mumpuni. Jika perusahaan Anda tidak memilikinya, maka perlu melakukan pengadaan terlebih dulu. Ini tidak hanya membutuhkan anggaran untuk pengadaan alat, namun juga menunda pelaksanaan alih media dokumen.

Dengan menggunakan layanan alih media dokumen PrimaDoc, proses penerapan penyimpanan arsip digital di perusahaan Anda akan menjadi lebih cepat dan efisien. Harga per lembar yang fleksibel dapat disesuaikan dengan budget perusahaan, sehingga Anda dapat melakukan digitalisasi arsip tanpa membebani para karyawan. Anda tidak perlu khawatir tentang gangguan pada produktivitas karyawan, karena PrimaDoc akan melakukan pekerjaan tersebut dengan teliti. Selain itu, PrimaDoc juga menyediakan layanan pengindeksan untuk membantu mengatur dan mencari dokumen dengan mudah. Jadi, segera hubungi tim marketing PrimaDoc dan dapatkan solusi terbaik untuk mengubah dokumen cetak menjadi bentuk digital yang akurat dan aman!