Teknologi OCR Mudahkan Pencarian Dokumen Digital pada DMS PrimaDoc
Dalam mengelola dokumen dan arsip digital, teknologi seperti ruang penyimpanan elektronik saja belum cukup untuk membentuk sistem yang optimal. Perusahaan Anda juga perlu mengintegrasikan aplikasi manajemen arsip untuk membuat dokumen digital lebih aksesibel,seperti teknologi OCR.
Teknologi OCR(Optical Character Recognition) adalah sebuah inovasi yang mampu mendeteksi beragam tulisan dari berbagai bahasa hingga angka dan simbol, menjadi format teks yang dapat dikenali mesin. Lalu, mengapa hal ini penting untuk dimiliki perusahaan sebagai pelengkap sistem tata kelola dokumen digital? Mari kita bahas secara tuntas.
Sistem manajemen dokumen digital PrimaDoc
Dalam menginisiasi dan menjalankan tata kelola digital dokumen dan kearsipan, sebuah arsitektur dalam hal teknologi dan sistem perlu diintegrasikan ke dalam organisasi perusahaan Anda. Sistem yang memegang peran krusial dalam hal ini adalah sistem manajemen dokumen digital atau Document Management System (DMS). Dengan DMS, seluruh kegiatan pemberkasan dan pengarsipan dapat dilakukan secara elektronik, meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan kolaborasi antar tim, dan beragam manfaat lainnya.
DMS PrimaDoc dilengkapi dengan mesin pencari yang presisi, cepat, dan memungkinkan pencarian berdasarkan berbagai kategori. Untuk dapat memanfaatkan sistem DMS secara optimal, Anda perlu memastikan bahwa seluruh dokumen digital kantor Anda telah memenuhi standar yang tepat untuk memudahkan akses pencarian. Sebab, tanpa kapabilitas pencarian yang maksimal, nilai guna dokumen digital tak dapat seluruhnya dirasakan oleh perusahaan Anda.
Teknologi OCR optimalkan pencarian dokumen pada sistem digital
Pencarian yang instan dan presisi tak diragukan lagi merupakan salah satu kekuatan dari sistem pengelolaan E-Arsip dan dokumen digital. Anda tidak lagi perlu menghabiskan waktu untuk mencari sebuah dokumen yang mungkin terdapat di lemari penyimpanan, rak, maupun kabinet tertentu. Cukup dengan memasukkan kata kunci yang diinginkan, kategori yang mendukung dan detail lainnya yang dapat mendukung pencarian, dan dengan sekali klik, maka DMS dapat langsung menemukannya.
Untuk meningkatkan searchability ini, atau kemampuan DMS dalam menemukan dokumen maupun informasi dari dalam dokumen, Anda perlu memastikan bahwa seluruh dokumen telah berbentuk teks, bukan lagi tulisan dalam bentuk gambar. Hal ini akan memungkinkan mesin pencari melakukan pencarian mendalam untuk membantu anda menemukan dokumen yang tepat untuk informasi yang Anda butuhkan. Untuk merealisasikan hal tersebut, perusahaan perlu mengadopsi teknologi OCR.
Teknologi OCR dapat secara otomatis mengenali teks pada hasil scan dokumen perusahaan, kemudian mengkonversinya menjadi bentuk teks yang dapat dikenali oleh mesin pencari. Dengan demikian, kemampuan mesin pencari dalam memberikan hasil pencarian yang lebih presisi pun dapat dengan mudah terwujud. Tulisan yang dapat dideteksi pun beragam, mulai dari karakter alfabet lintas bahasa, angka, hingga simbol dan tanda baca
Teknologi OCR dan DMS PrimaDoc, kunci sistem manajemen dokumen yang optimal
Teknologi OCR adalah alat penting dalam meningkatkan efisiensi, transparansi, dan pengelolaan dokumen digital dalam DMS PrimaDoc. Mengombinasikan keduanya dapat memberikan banyak manfaat, seperti memudahkan proses digitalisasi dokumen, meningkatkan akurasi dan kualitas dokumen, mempercepat pencarian dan akses dokumen, mendukung kepatuhan regulasi dan keamanan terkait akses dokumen, dan tentunya memudahkan kolaborasi dan komunikasi dengan pihak lain.
Dengan beragam manfaat tersebut, pengintegrasian teknologi OCR dalam penggunaan DMS PrimaDoc dapat memberikan bisnis Anda kepastian dalam hal kecepatan kecepatan, efisiensi, dan kualitas dokumen. Anda tidak perlu khawatir lagi tentang dokumen yang hilang, rusak, atau sulit diakses. kolaborasi tim secara online dan real time pun lebih terjamin dari segi kelancaran dan keamanan.
Jadi, tunggu apa lagi? Segera integrasikan teknologi OCR dan DMS PrimaDoc di kantor Anda mulai hari ini juga! Masih punya pertanyaan? Hubungi tim PrimaDoc untuk berkonsultasi lebih lanjut. (Deanita)
