Wujudkan Pengelolaan Dokumen Digital yang Efektif dengan Dukungan Fitur Terbaik DMS PrimaDoc
Setelah dokumen diubah menjadi format digital, Anda perlu sistem yang dapat mengelolanya dengan efisien. Sistem tersebut adalah Document Management System (DMS). DMS merupakan sistem yang dirancang untuk membantu pengguna dalam mengelola, menyimpan, dan mengakses dokumen digital secara efisien. Tanpa menggunakan DMS, file digital hasil alih media tidak ubahnya seperti file biasa. Anda tidak akan mendapat berbagai dukungan fitur yang mampu menciptakan efisiensi dalam pengelolaan dokumen, mengurangi potensi produktivitas, dan aksesibilitas informasi yang optimal.
DMS bukan hanya sebagai alat administratif dan pengelola dokumen digital, melainkan sebagai investasi strategis. Dengan mengadopsi DMS, perusahaan dapat mewujudkan operasional yang efisien, meningkatkan produktivitas, dan mendorong pertumbuhan yang berkelanjutan dalam dunia bisnis yang terus berkembang. Untuk mendapatkan dukungan terbaik, penting untuk memastikan bahwa Anda telah memilih aplikasi DMS terbaik.
Hal yang Perlu Diperhatikan Dalam Memilih DMS
Meskipun berfungsi sebagai sistem informasi yang mempermudah pengelolaan dokumen digital, tidak semua aplikasi DMS mampu memberikan dukungan yang sama. Setiap DMS memiliki fitur yang berbeda, membuat satu DMS memberikan manfaat dan kemudahan yang berbeda dengan DMS lainnya.
Untuk mendapatkan dukungan terbaik dalam mengelola dokumen digital di perusahaan Anda, pastikan bahwa DMS yang dipilih memiliki fitur pengelolaan arsip yang memadai, seperti kemampuan pencarian yang efisien, kategorisasi dokumen, hingga kemampuan berbagi informasi dengan mudah. Kemampuan tersebut akan membantu Anda dalam mengorganisir dan mengakses dokumen dengan cepat dan praktis.
Selanjutnya, Anda juga harus memperhatikan keamanan sistem DMS yang akan digunakan. Integrasi data merupakan aspek penting dalam pengelolaan dokumen perusahaan. Oleh sebab itu, pastikan DMS telah dilengkapi dengan teknologi keamanan terkini. Dengan memperhatikan prinsip ini, perusahaan tidak hanya mendapatkan DMS yang memenuhi kebutuhan pengelolaan dokumen digital, tetapi juga menjaga keamanan informasi secara optimal.
Keunggulan DMS PrimaDoc
Tidak hanya sebagai DMS biasa, DMS PrimaDoc merupakan sistem pengelola arsip digital yang akan mengubah cara Anda mengelola dokumen. Dilengkapi dengan berbagai fitur terbaik, DMS PrimaDoc siap untuk mendukung berbagai kebutuhan manajemen dokumen digital di perusahaan Anda.
DMS PrimaDoc tidak hanya mewujudkan pengelolaan dokumen yang mudah diakses dan efisien. Lebih dari itu, DMS PrimaDoc memungkinkan pengelolaan arsip sesuai dengan jenis arsip. Setiap perusahaan memiliki arsip aktif dan inaktif. Kedua jenis arsip ini memiliki karakteristik yang berbeda, sehingga pengelolaannya tidak dapat disamakan.
Dengan intensitas penggunaan yang tinggi dan sering dibutuhkan dalam kegiatan operasional sehari-hari perusahaan, arsip aktif biasanya bersifat dinamis dan memerlukan akses rutin. Pengelolaan arsip aktif umumnya melibatkan penyusunan dan pemeliharaan sistem pengarsipan yang memungkinkan akses cepat dan efisien.
Sedangkan untuk arsip inaktif yang mencakup dokumen dan informasi yang tidak lagi digunakan secara rutin dalam operasional harian perusahaan, pengelolaan arsip melibatkan penyimpanan jangka panjang, pemeliharaan keamanan, dan strategi pemindahan ke media penyimpanan yang cocok seiring berjalannya waktu. Kriteria retensi dan kebijakan pemusnahan juga menjadi bagian integral dari manajemen arsip inaktif.
Perbedaan karakteristik dan kebutuhan pengelolaan arsip aktif dan inaktif ini juga memerlukan dukungan yang berbeda. Memahami kondisi tersebut, DMS PrimaDoc telah dilengkapi dengan fitur arsip aktif dan inaktif untuk kemudahan akses dan pengelolaan dokumen digital sesuai status masing-masing.
DMS PrimaDoc juga didukung dengan fitur keamanan yang handal untuk melindungi data di dalam dokumen dari penyalahgunaan akses. Fitur hak penggunaan arsip DMS PrimaDoc memungkinkan Anda dapat mengelola hak akses setiap karyawan sesuai kewenangannya. Fitur ini akan memastikan bahwa dokumen hanya diakses oleh karyawan yang tepat. Dengan begitu, berbagai akses ilegal yang berpotensi menyebabkan kebocoran data atau penyalahgunaan informasi penting dapat dicegah. Ini penting guna menjaga integritas dokumen digital perusahaan Anda.
Itu dia keunggulan-keunggulan DMS PrimaDoc yang mampu menjamin peningkatan kualitas pelayanan pengelolaan arsip di perusahaan maupun instansi pemerintah. Arsip dan dokumen aman, bisnis pun akan berjalan lancar dan perusahaan kian berkembang. Untuk dapat mencoba manfaatnya, Anda dapat mendaftarkan perusahaan Anda untuk program uji coba gratis PrimaDoc. Apakah Anda masih memiliki kendala? Hubungi tim marketing PrimaDoc yang siap memberikan dukungan dan solusi terbaik untuk memastikan integrasi dan penggunaan DMS PrimaDoc di perusahaan Anda berjalan dengan optimal.
