Tips Mengatasi Tantangan Adaptasi Karyawan terhadap Sistem Dokumen Digital
Digitalisasi arsip tidak hanya memunculkan tantangan dalam hal keamanan data, tetapi juga menuntut adaptasi dari karyawan dengan sistem pengelolaan dokumen digital. Setiap perubahan pasti menimbulkan tantangan. Hal tersebut juga berlaku dalam konteks digitalisasi arsip. Wajar bila dalam proses perubahan dari pengelolaan arsip tradisional (cetak) ke sistem digital ini tidak selalu berjalan mulus. Perusahaan sering menghadapi kebutuhan untuk menyesuaikan karyawan dengan sistem baru yang diterapkan. Meskipun demikian, perubahan tantangan tersebut layak untuk dihadapi mengingat dampak dan manfaat yang dihasilkan ketika tahap adaptasi ini telah berhasil dilewati.
Transformasi digital dalam pengelolaan arsip perusahaan memiliki pengaruh besar terhadap perubahan alur kerja perusahaan, khususnya yang berhubungan dengan administrasi dan pengelolaan dokumen. Perubahan ini menuntut karyawan untuk dapat menyesuaikan diri dengan sistem kerja yang baru. Karyawan juga dituntut untuk mempelajari setiap fungsi pada aplikasi Document Management System (DMS) dan cara menggunakannya. Bagaimana cara mengatasi tantangan adaptasi karyawan terhadap sistem pengelolaan dokumen digital ini?
Hambatan Dalam Proses Adaptasi Karyawan

Terkadang, tantangan adaptasi karyawan tersebut muncul dari dalam diri karyawan itu sendiri. Tidak ada orang yang suka dengan perubahan. Akan selalu ada penolakan terhadap setiap perubahan, meskipun perubahan tersebut memberikan manfaat bagi mereka. Kondisi ini juga bisa terjadi ketika perusahaan memutuskan untuk beralih ke pengelolaan dokumen digital. Karyawan cenderung khawatir dengan perubahan yang terjadi. Pada dasarnya, ini hanyalah masalah persepsi saja. Sehingga penting bagi manajemen untuk menyampaikan secara terbuka kepada karyawannya tentang tujuan dan manfaat dari digitalisasi arsip yang dilakukan. Pastikan bahwa karyawan Anda memahami bahwa digitalisasi arsip akan mempermudah pekerjaan mereka.
Masalah berikutnya adalah keterbatasan pengetahuan karyawan. Berdasarkan riset yang dilakukan oleh Workday Digital Agility Index, mayoritas karyawan pada 68% perusahaan di ASEAN tidak memiliki keahlian digital yang baik. Lebih lanjut, penelitian ini juga menemukan fakta bahwa kondisi tersebut disebabkan karena kurangnya upaya perusahaan dalam mengembangkan keterampilan digital karyawan mereka.
Pemilihan sistem elektronik yang digunakan dalam mengelola dokumen digital, atau biasa disebut DMS juga turut mempengaruhi kelancaran adaptasi karyawan ini. DMS yang rumit membuatnya sulit dipahami, terutama oleh karyawan yang tidak terbiasa menggunakan teknologi. Membuat karyawan membutuhkan lebih lama untuk mempelajari setiap fungsi dan cara mengoperasikannya. Oleh sebab itu, manajemen perlu memastikan bahwa sistem DMS yang digunakan memiliki tampilan yang sederhana dan mudah dipahami, tentu saja dengan tidak mengabaikan fungsinya dalam mengelola dokumen.
PrimaDoc Sebagai Solusi Masalah Adaptasi Karyawan

Proses digitalisasi memang menuntut adaptasi. Tetapi jangan khawatir, kami punya solusinya. DMS PrimaDoc dirancang dengan antarmuka yang intuitif, dengan fitur yang lengkap untuk mendukung seluruh kebutuhan pengelolaan dokumen di perusahaan Anda. Dengan desain antarmuka yang mudah dipahami. Memastikan bahwa setiap karyawan dapat dengan mudah mempelajari dan memanfaatkan fitur-fitur pada DMS PrimaDoc dalam mengelola dokumen digital. Hal ini tidak hanya meningkatkan efisiensi bisnis, tetapi juga mengurangi waktu adaptasi yang diperlukan.
Selain antarmuka yang intuitif, PrimaDoc juga menyediakan layanan pelatihan kearsipan, untuk membantu karyawan Anda akan memahami sistem manajemen dokumen dengan baik. Kami memahami pentingnya pengetahuan yang mendalam terhadap sistem pengelolaan dokumen digital. Dengan pengetahuan yang cukup dan pelatihan skill yang disusun dengan kurikulum, karyawan Anda dapat dengan mudah mempelajari setiap fungsi DMS dan cara memanfaatkannya dalam pekerjaan sehari-hari. Memastikan penggunaan yang optimal dari sistem DMS dalam rutinitas pekerjaan sehari-hari.
Pelatihan kearsipan PrimaDoc tidak hanya berfokus pada pemahaman teknis pengelolaan dokumen secara umum, tetapi juga bertujuan untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen di perusahaan mitra. Oleh karenanya, setiap materi pelatihan pengelolaan dokumen digital yang kami sampaikan disesuaikan dengan tujuan, target, visi dan misi mitra kami.
Didukung oleh tim yang berkompeten di bidang kearsipan dengan sertifikasi ANRI, tim kearsipan PrimaDoc siap untuk membantu mewujudkan sistem manajemen arsip digital di perusahaan Anda. Dengan dukungan profesional yang ahli di bidangnya, kami memastikan proses digitalisasi arsip Anda berjalan lancar dan efektif. PrimaDoc tidak hanya menawarkan solusi teknologi, tetapi juga pendampingan dan pelatihan berkelanjutan untuk karyawan Anda. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya dan mulailah perjalanan transformasi digital arsip perusahaan Anda dengan percaya diri!