Kurangi Arsip yang Tidak Berguna dengan Pemusnahan Arsip

Pemusnahan Arsip – Pemusnahan terhadap arsip merupakan tahap terakhir dari rangkaian pengelolaan kearsipan dalam suatu instansi. Proses ini tidak hanya bertujuan untuk mengatur efisiensi dan efektivitas kerja, tetapi juga sebagai upaya penyelamatan informasi arsip dari pihak-pihak yang tidak memiliki hak untuk mengetahuinya. Perlu Anda ketahui, pemusnahan arsip juga dapat membantu Anda untuk memilah dokumen mana saja yang mengandung informasi untuk keperluan perusahaan.

Selain itu, proses pemusnahan juga merupakan salah satu cara untuk mengurangi atau menghancurkan dokumen melalui prosedur tertentu, sehingga bentuk fisik dan informasinya tidak dapat dikenali lagi. Hal ini mengacu pada pasal 52 ayat (1) UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yaitu “setiap Lembaga Negara dan Lembaga yang terkena kewajiban berdasarkan Undang-Undang ini dilarang melaksanakan pemusnahan arsip tanpa prosedur yang benar”. 

Apa itu Proses Pemusnahan Arsip?

Pada dasarnya, pemusnahan terhadap arsip dilakukan pada alat bukti transaksi, bukti terjadinya peristiwa, bukti kinerja, bukti kepemilikan dan dokumen lainnya yang dimiliki instansi atau perusahaan. Oleh karena itu,  tahap ini wajib dilakukan sesuai dengan kaidah kearsipan, prosedur, dan juga peraturan yang berlaku, sehingga dapat dipertanggungjawabkan apabila terjadi permasalahan pada masa yang akan datang.

Solusi pemusnahan arsip juga penting dilakukan jika pusat penyimpanan arsip Anda terbatas. Di sisi lain, habisnya masa retensi suatu arsip juga menjadi alasan dilakukannya pemusnahan.

Mengenal Kriteria Arsip yang Dimusnahkan

Tidak semua arsip dalam pusat penyimpanan dapat dimusnahkan. Beberapa kriteria yang harus dipenuhi sebuah arsip agar dapat dimusnahkan meliputi:

• Tidak memiliki nilai guna, baik primer maupun sekunder.
• Telah habis retensinya dan harus dimusnahkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
• Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang pemusnahan.
• Tidak mengandung informasi atau berkaitan dengan penyelesaian proses bisnis.

Tahap Pemusnahan Arsip

Dalam melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip terdapat beberapa tahapan yang perlu diperhatikan, antara lain:

1. Pemeriksaan, untuk mengetahui apakah suatu arsip telah habis jangka waktu penyimpanannya atau telah habis nilai gunanya. Pemeriksaan ini berpedoman kepada Jadwal Retensi Arsip (JRA).
2. Pembuatan daftar arsip usul musnah, arsip yang telah diperiksa kemudian dibuatkan daftar, sehingga diketahui secara jelas informasi tentang arsip yang akan dimusnahkan. Daftar arsip ini sekurang-kurangnya berisi nomor, jenis arsip, tahun, jumlah, tingkat perkembangan dan keterangan.
3. Pembentukan panitia pemusnahan, sebaiknya terdiri dari anggota unit pengelola arsip, unit pengamanan, serta unit hukum dan perundang-undangan, sehingga dapat dipastikan pemusnahan arsip dilakukan dengan prosedur yang benar.
4. Penilaian,  panitia penilai melakukan penilaian terhadap daftar arsip usul musnah dengan verifikasi secara langsung terhadap fisik arsip.
5. Persetujuan dan pemusnahan, arsip yang akan dimusnahkan perlu melalui penilaian yang akan menjadi dasar usulan pemusnahan. Pemusnahan dilaksanakan berdasarkan keputusan pimpinan instansi atau perusahaan yang bersangkutan.
6. Pelaksanaan pemusnahan arsip, dilakukan dengan memperhatikan beberapa hal, yaitu dilakukan secara menyeluruh hingga fisik dan informasi arsip musnah, disaksikan sekurang-kurangnya 2 pejabat dari unit kerja bidang hukum atau unit kerja pengawasan, serta penandatangan berita acara arsip musnah.
7. Pembuatan berita acara, setiap pemusnahan arsip harus dilengkapi dengan Daftar Pertelaan Arsip (DPA) dan Berita Acara (BA) yang menunjukkan pelaksanaan pemusnahan arsip dilakukan secara sah. Berita acara nantinya ditangani oleh pimpinan unit kearsipan, pimpinan unit pengolah arsip, dan saksi dari unit kerja.

Dalam kegiatan ini, pemusnahan arsip mengandung resiko yang akan berkaitan langsung dengan  hukum. Oleh karena itu, dibutuhkan ketelitian tinggi dalam memilah arsip untuk dimusnahkan agar tidak terjadi kesalahan yang menyulitkan perusahaan atau instansi Anda.

Beberapa Cara Pemusnahan Arsip

Ada berbagai macam cara pemusnahan arsip yang biasanya dilakukan oleh perusahaan atau instansi pemerintahan, antara lain:

1. Dicacah, pemusnahan  secara total dengan cara dicacah menggunakan mesin pencacah kertas.
2. Pulping, pemusnahan dengan cara menjadikannya bubur kertas.
3. Chemical destruction, penghancuran arsip dengan bahan kimia seperti asam nitrat.
4. Dibakar dan dikubur, arsip yang tidak bernilai akan dibakar atau dikubur dalam suatu lubang.

Perlu anda ketahui, perusahaan atau instansi juga tidak jarang menghadapi kendala dalam menentukan cara pemusnahan arsip yang sesuai, baik karena minimnya pengetahuan SDM terhadap prosedur pelaksanaan pemusnahan atau sedikitnya  pemanfaatan teknologi untuk mempermudah pemusnahan. Meskipun begitu, Anda tidak perlu khawatir, karena saat ini sudah banyak layanan yang dapat membantu Anda dalam manajemen kearsipan instansi atau perusahaan Anda secara profesional, aman, dan mudah diakses. 

Layanan Pengelolaan dan Pemusnahan Arsip Salah satu perusahaan yang dapat memberikan solusi pemusnahan arsip adalah PrimaDoc. Selain memiliki pengalaman dalam mengelola kearsipan dari berbagai instansi pemerintahan dan perusahaan swasta, PrimaDoc juga memiliki layanan dan jasa yang dapat mempermudah Anda dalam melaksanakan pemusnahan arsip. Tentunya pemusnahan ini dibantu oleh SDM yang kompeten dan mengedepankan kode etik arsip dan pustakawan, sehingga kegiatan pemusnahan arsip dipastikan sesuai dengan prosedur yang benar. Jadi, tunggu apa lagi? Saatnya beralih ke PrimaDoc dan dapatkan layanan terbaik untuk bidang kearsipan Anda! (Pradana)