Gunakan Sistem Aplikasi dalam Menyimpan Dokumen
Di zaman serba digital ini informasi berjalan dengan cepat. Informasi yang diperoleh dapat berasal dari bermacam-macam sumber. Hal yang sering kita jumpai saat ini adalah informasi yang kita dapat dari media sosial seperti facebook, twitter dan produk digital lain bahkan koran pun sudah tersedia dalam bentuk digital. Maka dari itu semua aktivitas digital sangat berpengaruh, begitu juga pada dokumen yang kita jumpai akan lebih mudah diakses dengan aplikasi penyimpanan dokumen. Saat kita membutuhkan dokumen yang ditunggu oleh klien tidak perlu lagi kembali ke kantor karena selain waktu yang terbuang biaya operasional juga akan berpengaruh.
Lalu bagaimana caranya agar dokumen kita dapat dimasukkan ke dalam aplikasi digitalisasi dokumen? Dokumen yang telah diolah sesuai klasifikasi dokumen dapat didigitalisasikan dan disimpan ke dalam aplikasi, seperti PrimaDoc.id. Aplikasi ini memudahkan kita untuk mengakses dokumen dengan mudah dimanapun kita berada. Dokumen vital yang dimiliki oleh perusahaan/instansi, seperti dokumen legalitas, akta tanah dan lain-lain yang dianggap sebagai dokumen penting yang perlu disimpan dengan baik dan tidak boleh dibawa terlalu sering oleh karyawan/pegawai karena dapat menyebabkan terjadinya kerusakan dokumen dan kehilangan dokumen, maka dari itu kita perlu menggunakan dokumen digital menyimpan dokumen digital tersebut dalam aplikasi sistem penyimpanan dokumen.
PrimaDoc ini adalah aplikasi pendigitalisasian arsip berbasis jaringan (web based) yang memiliki berbagai keunggulan dan akan membantu kita lebih cepat dalam mencari dan mengakses dokumen, serta tentu saja akan menghemat biaya operasional perusahaan. Dokumen yang akan diarsipkan perlu melewati beberapa tahap sebelum digitalisasi. Di awal harus dilakukan adalah survei lokasi dengan membawa form survei untuk melihat seberapa banyak dokumen, melihat jenis dokumen apa saja dan tahap selanjutnya adalah menentukan berapa SDM yang dibutuhkan di lokasi.
Selanjutnya, pada dokumen yang tidak rapi atau berantakan dan tercampur antara satu dengan yang lainnya perlu adanya pemilahan apakah arsip itu vital, aktif atau inaktif.
- Arsip Vital adalah arsip yang keberadaanya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
- Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus.
- Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Kemudian, tahap selanjutnya adalah proses pemindaian (scanning) dokumen menjadi digital lalu dilanjutkan dengan pembuatan indeks sesuai dengan kode atau nama yang telah disepakati, tentunya sesuai ketentuan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Setelah itu, arsip ditata rapi ke dalam kardus dan diletakkan di rak.
Namun semua proses dari pengolahan dokumen, pemindaian dan penyimpanan ke dalam aplikasi PrimaDoc, hingga penyimpanan ke dalam rak harus dikerjakan oleh SDM yang benar-benar ahli dalam bidangnya. Apalagi kalau kita mempunyai SDM yang terbatas dan tidak mempunyai waktu untuk menata semua dokumen dengan standar yang baik. Kami siap menyediakan semua kebutuhan Anda.
Dengan merapikan dokumen dan menyimpannya dengan baik, Anda juga akan dimudahkan untuk mengaksesnya kembali, sehingga proses organisasi atau proses bisnis Anda dapat berjalan lebih lancar. Melakukan pengelolaan dokumen dengan tepat, rutin dan berkelanjutan akan sangat membantu masa depan instansi atau perusahaan Anda. Jadi, yakinlah untuk menggunakan aplikasi penyimpanan dokumen dengan fitur sesuai dengan kebutuhan Anda.
