Document Control Lebih Mudah dengan DMS

Aplikasi penyimpanan dokumen ISO merupakan solusi praktis dari PrimaDoc untuk menggantikan pekerjaan yang sebelumnya harus dikerjakan secara manual. Dengan adanya aplikasi ini, PrimaDoc dapat membantu Anda untuk mendapatkan ISO 9001 untuk jaminan kualitas dan mutu layanan yang dihadirkan perusahaan dengan solusi Document Management System (DMS) yang didesain khusus oleh tim profesional yang berpengalaman di dalam bidang kearsipan.

Dengan adanya aplikasi penyimpanan dokumen ISO dari PrimaDoc, Anda dapat memenuhi persyaratan di dalam klausul 4.2.3 tentang pengendalian dokumen dan juga klausul 4.2.4 tentang pengendalian rekaman atau catatan mutu, yang dibutuhkan agar Anda lulus sertifikasi ISO 9001. Bagaimana cara aplikasi penyimpanan dokumen ISO dapat membantu Anda? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Mengenal Aplikasi Penyimpanan Dokumen ISO dari PrimaDoc

PrimaDoc merupakan solusi pengelolaan arsip terpadu yang telah berpengalaman bertahun-tahun dalam bidang kearsipan. Perusahaan kami juga telah mendapatkan sertifikat ISO 9001 sebanyak 2 kali, sehingga kami benar-benar mengerti bahwa persyaratan untuk mendapatkan sertifikat ini memang cukup beragam.

Dengan adanya aplikasi penyimpanan dokumen ISO dari PrimaDoc, Anda dapat memenuhi beberapa syarat yang terkait dengan penyimpanan dokumen, mulai dari penerbitan, pengesahan, pendistribusian, penyimpanan, pengendalian, dan pemusnahan dokumen yang diatur secara spesifik dengan berbagai fitur yang terdapat di dalam Document Management System dari PrimaDoc.

Perlu Anda ketahui, aplikasi PrimaDoc dapat membantu perusahaan atau institusi yang Anda kelola untuk mengelola arsip fisik dan digital, baik arsip aktif maupun inaktif dengan lebih efisien dan efektif. Selain itu, PrimaDoc juga dapat mengelola arsip secara menyeluruh dan terpusat melalui fitur manajemen aktif, penyimpanan arsip, hingga retensi arsip.

Bagaimana Aplikasi Penyimpanan Dokumen ISO PrimaDoc dapat Membantu Anda?

Untuk memenuhi persyaratan dalam klausul 4.2.3 tentang pengendalian dokumen dan klausul 4.2.4 tentang pengendalian rekaman atau catatan mutu dalam sertifikasi ISO 9001, biasanya badan sertifikasi akan menunjuk sebuah tim yang disebut dengan ‘pengendali dokumen’ atau document controller, yang memiliki tugas utama untuk menerapkan sistem sentralisasi, dengan cara seluruh dokumen dalam berbagai format maupun rekaman mutu disimpan terpusat pada satu lokasi yang dikendalikan oleh pengendali dokumen.

Adapun tanggung jawab dan juga tugas spesifik dari pengendali dokumen meliputi:

Menyetujui dokumen telah memenuhi kualifikasi ISO 9001 sebelum diterbitkan.
Menelaah dan memperbarui dokumen, serta persetujuan ulang dokumen jika diperlukan.
Memastikan agar perubahan dan status revisi terkini dari setiap dokumen teridentifikasi.
Memastikan bahwa versi yang relevan dari dokumen yang dapat diterapkan tersedia di tempat pengguna.
Memastikan bahwa dokumen tetap dapat terbaca dan segera dapat teridentifikasi.
Memastikan bahwa dokumen penting yang berasal dari luar organisasi yang telah divalidasi oleh perusahaan yang Anda kelola telah melalui perencanaan dan operasi sistem manajemen mutu, yang kemudian diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan dengan baik.
Mencegah penggunaan tidak disengaja untuk dokumen yang telah kadaluarsa.
Melakukan identifikasi dokumen sesuai dengan maksud atau tujuannya.

Dengan adanya aplikasi penyimpanan dokumen ISO dari PrimaDoc, semua kegiatan di atas dapat dilakukan dengan mudah. Apalagi aplikasi PrimaDoc dilengkapi berbagai fitur yang dapat membantu pengelolaan arsip untuk kebutuhan ISO 9001 dengan lebih efisien. Jadi, seluruh prosesnya dapat dilakukan secara online dan terintegrasi.

Keunggulan PrimaDoc sebagai Aplikasi Penyimpanan Dokumen ISO

Selain fitur yang beragam, PrimaDoc juga dilengkapi dengan beberapa keunggulan yang dapat Anda pertimbangkan. Adapun beberapa keunggulan tersebut meliputi:

Dapat diakses dari mana saja, karena aplikasi penyimpanan dokumen ISO dari PrimaDoc didesain sebagai aplikasi berbasis website, sehingga dapat diakses tanpa perlu menginstal software khusus di komputer atau laptop perusahaan.

Pemasangan server penyimpanan dapat disesuaikan, baik itu di dalam perusahaan yang Anda kelola atau juga di gudang penyimpanan milik PrimaDoc.

Dilengkapi dengan sistem enkripsi termutakhir, sehingga dokumen yang dibutuhkan untuk sertifikasi ISO 9001 lebih aman dari serangan hacker atau pihak yang tidak bertanggung jawab.

Itulah tadi penjelasan mengenai pentingnya document control dengan bantuan aplikasi penyimpanan dokumen ISO dari PrimaDoc. Jika Anda tertarik untuk mengetahui lebih dalam mengenai solusi ini, Anda dapat menghubungi tim marketing kami sekarang juga. Dengan PrimaDoc, memenuhi persyaratan sertifikasi ISO 9001 menjadi lebih mudah! (Pradana)