Manfaat Mengelola Arsip Pemerintahan Secara Tertib

Tertib arsip merupakan bagian yang tak terpisahkan dalam upaya transformasi birokrasi di instansi pemerintahan. Arsip pemerintahan yang dikelola dengan baik menjadi dukungan yang sangat signifikan terhadap terselenggaranya tata kelola pemerintahan yang lebih baik serta terwujudnya birokrasi pelayanan publik yang efisien. Untuk mencapai tujuan tersebut, diselenggarakan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA).

GNSTA merupakan bentuk upaya dalam meningkatkan kesadaran, pemahaman, dan praktik pengelolaan arsip yang teratur di lingkungan pemerintahan. Gerakan ini meliputi tertib dalam kebijakan kearsipan, organisasi kearsipan, sumber daya manusia kearsipan, prasarana dan sarana, pengelolaan arsip, serta pendanaan kearsipan pada lembaga negara dan penyelenggara pemerintahan daerah.

Manfaat Tertib Arsip

Tertib arsip pemerintahan memiliki peranan penting dalam mewujudkan penyelenggaraan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, akuntabel, transparan, dan berintegritas. Berikut manfaat yang diperoleh dari pelaksanaan GNSTA:

1. Menjaga rekaman informasi dan historis

Tertib arsip memiliki peranan penting dalam menjaga rekaman berharga yang mengandung informasi dan sejarah yang penting bagi instansi pemerintahan. Rekaman tersebut meliputi berbagai dokumen, catatan, laporan, dokumentasi, serta informasi penting lainnya yang telah dikumpulkan dari waktu ke waktu. Dengan terjaganya arsip penting tersebut, informasi yang ada di dalamnya dapat tetap terjaga keasliannya.

Selain menjaga integritas informasi, tertib arsip pemerintahan juga memberikan manfaat praktis. Pengelolaan dokumen yang terstruktur dan mudah dicari memudahkan akses ke informasi yang diperlukan. Hal ini akan memudahkan pemanfaatan arsip di masa depan, khususnya dalam perumusan kebijakan publik yang solutif, memahami sejarah, serta perencanaan strategis yang berlandaskan pada data dan bukti konkret.

2. Memenuhi amanat undang-undang

Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya dalam rangka memberikan perlindungan terhadap kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat. Untuk mencapai tujuan itu, diperlukan penyelenggaraan arsip pemerintahan yang senantiasa berpedoman pada kaidah dan prinsip-prinsip kearsipan. 

Tertib arsip merupakan suatu kewajiban yang harus diemban oleh setiap pihak untuk menjaga integritas informasi dan dokumen yang dihasilkan. Arsip bukanlah sekadar kumpulan dokumen yang tersimpan di rak-rak atau dalam bentuk digital. Arsip mencakup data-data, catatan penting, laporan, dan informasi strategis yang merefleksikan sejarah dan keberlangsungan bangsa. Dengan menjaga ketertiban arsip, fungsi kearsipan akan tetap terjaga.

3. Tata kelola lebih transparan

Tertib arsip memiliki peran penting dalam menciptakan transparansi di dalam instansi pemerintahan. Sistem pengelolaan arsip yang baik akan meningkatkan akuntabilitas dan efektivitas penggunaan dokumen dan arsip. Dokumen-dokumen yang terorganisir akan mudah untuk diakses, memungkinkan pengawasan kinerja dan kebijakan yang telah ditetapkan. Hal ini mendukung pelaporan yang akurat serta mewujudkan terselenggaranya tata kelola pemerintahan yang transparan, akuntabel, dan dapat dipertanggungjawabkan.

4. Terciptanya tata kelola pemerintahan yang lebih efisien

Pengelolaan arsip pemerintahan yang tertib memungkinkan pejabat publik dapat mengakses setiap informasi yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan tata kelola pemerintahan dengan lebih mudah dan cepat. Hal ini akan mendukung proses pengambilan keputusan yang lebih akurat dan berbasis data.

Tidak hanya itu, tertib arsip juga akan meningkatkan efektivitas penggunaan dokumen dan informasi. Pejabat publik dapat mengakses data yang relevan dengan cepat, meminimalkan waktu yang terbuang untuk pencarian informasi. Hal ini berkontribusi pada efisiensi operasional dan pengambilan keputusan yang lebih tepat.

Pentingnya Digitalisasi Arsip dalam Mewujudkan Tertib Arsip

GNSTA tidak dapat dipisahkan dari transformasi digital di bidang kearsipan. Dalam konteks penerapan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), pengelolaan arsip pemerintahan yang tertib juga perlu didukung dengan sistem kearsipan yang mumpuni. Digitalisasi arsip menjadi sebuah langkah yang harus dilakukan guna mewujudkan penyelenggaraan kearsipan nasional yang optimal.

Pengelolaan arsip pemerintahan yang dilakukan secara digital mewujudkan kemudahan akses terhadap seluruh informasi pemerintahan secara terintegrasi. Data dan dokumen yang tersimpan dalam format digital dapat dengan mudah dikelola, dicari, dan dibagikan. Hal ini akan mendukung pelaksanaan administrasi pemerintahan yang berorientasi pada pemanfaatan arsip. PrimaDoc dapat menjadi solusi ideal untuk membantu instansi Anda melangkah ke arah transformasi digital GNSTA yang kritis. PrimaDoc siap menjadi mitra Anda untuk menangani proses alih media arsip pemerintahan dari cetak ke bentuk digital. Selain menawarkan fleksibilitas biaya, PrimaDoc juga mengutamakan kerahasiaan dan keamanan data arsip yang kami digitalisasi. Dengan layanan kami, instansi Anda dapat yakin bahwa proses alih media arsip berjalan tanpa risiko kebocoran data. Segera hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berdiskusi lebih banyak tentang layanan alih media arsip kami!