Digitalisasi Arsip Solusi Administrasi Proyek yang Menumpuk

Digitalisasi Arsip: Solusi Administrasi Proyek yang Menumpuk

Meskipun sering disepelekan, pekerjaan administrasi dalam suatu perusahaan konstruksi memiliki nilai yang sangat penting. Lambatnya pekerjaan administrasi dalam perusahaan proyek dapat berdampak secara langsung pada produktivitas perusahaan. Bahkan dalam beberapa kasus menyebabkan keterlambatan proyek. Diperlukan solusi administrasi proyek yang benar-benar efektif untuk mendukung kinerja pegawai pada bagian tersebut.

Sebagai contoh dalam hal pembuatan dokumen perjanjian proyek. Setiap kesepakatan kerjasama tentu harus diarsipkan dalam dokumen kerjasama proyek. Dokumen inilah yang menjadi landasan kedua belah pihak, baik perusahaan proyek maupun pengguna jasa konstruksi dalam pengerjaan bangunan. Lambatnya pekerjaan administrasi akan berdampak pada tertundanya pekerjaan proyek di lapangan. Itulah sebabnya, melalui artikel ini akan dibahas secara khusus tentang solusi administrasi proyek, karena pengaruhnya yang sangat penting bagi perusahaan konstruksi. 

Sekilas Tentang Beban Kerja Kearsipan Proyek

 Sebelum membahas tentang solusi administrasi proyek yang menumpuk, sangat penting untuk memahami permasalahan yang sering terjadi dalam kearsipan proyek.  Sebagaimana dalam bidang usaha lainnya, administrasi berfungsi sebagai departemen pendukung yang mengerjakan berbagai pekerjaan arsip dan pencatatan kegiatan usaha.

Pekerjaan administrasi proyek yang dilakukan secara manual menuntut staff untuk melakukan berbagai pekerjaan yang bersifat teknis dalam mengelola dokumen cetak perusahaan. Petugas administrasi harus melakukan penginputan data, dokumentasi aktivitas proyek, pengecekan inventory proyek, penyimpanan dokumen fisik, pencarian dokumen di lemari arsip, fotocopy dokumen, pengecekan reimbursement atau klaim, dan masih banyak lagi.

Bukan masalah yang berat jika hanya menangani sedikit dokumen. Tapi pada umumnya petugas administrasi harus mengerjakan puluhan dokumen hingga ratusan dokumen untuk setiap proyek. Tentu saja aktivitas tersebut sangat menghabiskan banyak waktu dan tenaga. Terlebih ketika dokumen sulit ditemukan karena terlalu banyak arsip yang disimpan dan kurang terorganisir, karena petugas administrasi telah disibukkan dengan tugas lain. Jika tidak segera menemukan solusi administrasi proyek yang lebih efektif dan efisien, hal tersebut berpotensi mengakibatkan penurunan produktivitas perusahaan.

Digitalisasi Arsip Sebagai Solusi Administrasi Proyek

Perkembangan teknologi yang begitu pesat telah menawarkan solusi administrasi proyek yang lebih mudah dan cepat. Berbagai pekerjaan administrasi yang bersifat teknis dapat dihilangkan dengan melakukan digitalisasi pengelolaan arsip. Tugas-tugas yang sebelumnya harus ditangani secara manual, dapat diselesaikan lebih cepat dengan dukungan sistem komputer. Selain itu, digitalisasi arsip juga sangat efektif mengurangi penggunaan kertas di perusahaan.

Berikut adalah lima alasan mengapa digitalisasi arsip dapat menjadi solusi administrasi proyek yang menumpuk:

1. Mempermudah penyimpanan dan pencarian dokumen

  Dalam pengelolaan arsip berbasis digital, dokumen elektronik akan disimpan dalam suatu lokasi berbasis cloud. Hal tersebut akan meringkas berbagai pekerjaan teknis bagi petugas administrasi apabila harus menyimpan dokumen kertas di lemari arsip. Tidak hanya itu, sistem penyimpanan digital juga memudahkan pencarian kembali dokumen apabila dibutuhkan sewaktu-waktu dengan adanya fitur pencarian.

2. Pembuatan laporan yang cepat

Alasan berikutnya mengapa digitalisasi arsip dapat menjadi solusi administrasi proyek yang menumpuk adalah  kemudahan membuat laporan dengan cepat. Proses pencarian dan pengumpulan berkas yang dibutuhkan untuk laporan, tidak lagi menuntut banyak waktu. Petugas dapat menemukan setiap dokumen yang tersimpan dalam hitungan detik dan langsung memanfaatkannya sebagai bahan penyusun laporan. 

3. Optimalkan kinerja organisasi

Sistem administrasi dikerjakan oleh beberapa orang yang tentunya memerlukan koordinasi dalam bekerja. Apabila terjadi miss-communication maka pekerjaan dapat berubah menjadi berantakan. Terkadang ada juga suatu pekerjaan yang harus dikerjakan secara bersamaan, misalnya membuat laporan surat yang harus dikerjakan lebih dari 1 (satu) orang. Dengan sistem penyimpanan dokumen digital, semua pegawai dapat mengerjakan bagiannya masing-masing untuk kemudian digabungkan dengan hasil kerja dengan pegawai yang lain. Proses penggabungan dan penyusunan pun lebih cepat dan mudah.

4. Meningkatkan kualitas layanan

Dengan kinerja yang optimal serta pengerjaan yang cepat, pelayanan yang diberikan pun akan meningkat. Proses administrasi menjadi lebih praktis tanpa harus mengeluarkan cost yang besar. Kebutuhan klien atau partner pelaksanaan proyek juga dapat lebih cepat ditanggapi. Misalnya, subkontraktor lain membutuhkan dokumen laporan pekerjaan sebelumnya, perusahaan dapat langsung mengirimkannya melalui email karena dokumen telah tersimpan dalam bentuk digital. 

Perusahaan Anda dapat memperoleh berbagai manfaat di atas jika menerapkan sistem digitalisasi arsip PrimaDoc. Bukan hanya mempercepat pengelolaan dokumen dan meningkatkan produktivitas staff administrasi, PrimaDoc juga dilengkapi dengan berbagai fitur penting yang sangat memudahkan. Salah satunya adalah fitur retensi dokumen, yang dapat membantu pengelolaan jadwal retensi untuk setiap arsip. Dengan demikian tumpukan arsip dapat dihindari dan membuat proses pengelolaannya terus berjalan efisien. 

Tertarik untuk mengetahui lebih banyak tentang fitur PrimaDoc? Silakan diskusikan dengan tim marketing PrimaDoc! (Septiani)

Similar Posts