Solusi Kelola Arsip Perusahaan Besar tanpa Arsiparis Internal
Sudahkah pengelolaan arsip perusahaan berlangsung secara efektif dan efisien? Perusahaan besar umumnya menghadapi kompleksitas dalam hal manajemen arsip. Hal ini umumnya dikarenakan oleh banyaknya informasi yang harus dikelola oleh tim pengarsipan yang belum tentu memiliki keterampilan mumpuni sebagai arsiparis. Akibatnya, SDM yang ada cenderung kewalahan dan tidak mampu menjaga kualitas tata kelola arsip yang sesuai undang-undang maupun aturan lainnya.
Lantas, apa yang harus perusahaan lakukan pada situasi ini? Jangan khawatir, tim Arsiparis PrimaDoc telah merangkum beberapa catatan penting untuk mendukung penyelenggaraan arsip perusahaan. Pelajari hingga akhir”
Tantangan kearsipan bagi perusahaan skala besar
Menjalankan perusahaan besar membutuhkan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien. Hal ini dikarenakan perusahaan besar memiliki volume arsip yang besar dan beragam, serta memiliki kebutuhan keamanan dan aksesibilitas yang tinggi. Hal ini membuat keseluruhan penyelenggaraan kearsipannya kompleks bila kita bandingkan dengan perusahaan skala kecil maupun menengah.
Sayangnya, belum semua perusahaan besar memiliki tim arsiparis yang profesional, justru sebaliknya, tata kelola arsip perusahaan hanya dijalankan oleh SDM yang belum terlatih. Hal ini dapat menghambat penyelenggaraan arsip yang tertib, aman, efektif dan efisien. Situasi ini jika Anda biarkan berpotensi menimbulkan masalah jangka panjang seperti kualitas sarana dan prasarana penyimpanan arsip yang tak memenuhi standar, sistem yang tumpang tindih, serta kepatuhan terhadap regulasi yang berpotensi dilanggar.
Oleh karenanya, 4 poin berikut ini dapat menjadi referensi bagi perusahaan yang ingin mulai memperbaiki dan menjaga kualitas pelayanan kearsipan di kantornya demi mewujudkan tata kelola arsip perusahaan yang tertib dan bertanggung jawab.
1. Peralatan Penyimpanan Arsip yang Tepat
Sarana dan prasarana arsip merupakan komponen terdepan yang menentukan keutuhan dan kondisi arsip perusahaan. Peralatan yang sesuai tak hanya dapat mencegah dokumen dari kerusakan, tetapi juga meningkatkan kecepatan pencarian. Gunakan peralatan penyimpanan arsip yang tepat seperti:
- Rak arsip: Rak yang kokoh dan tahan lama untuk menyimpan arsip fisik.
- Kotak arsip: Kotak arsip yang terbuat dari bahan yang tahan lama untuk melindungi arsip dari debu dan faktor penyebab kerusakan lain.
- Map arsip: Map arsip yang terbuat dari bahan yang tahan lama untuk mengelompokkan arsip.
- Label arsip: Label arsip yang jelas dan mudah dibaca untuk memudahkan identifikasi arsip.
2. Tenaga Ahli Pengelolaan Arsip
Selain peralatan, perusahaan juga perlu meningkatkan kualitas SDM kearsipan dengan cara melatih SDM dengan skill yang sesuai, atau merekrut tenaga ahli bersertifikat yang berpengalaman dan terpercaya untuk:
- Mengembangkan dan menerapkan kebijakan pengelolaan arsip.
- Menyusun dan memelihara arsip.
- Memberikan akses arsip kepada pengguna yang berwenang.
- Menjaga keamanan dan kerahasiaan arsip.
- Melakukan pelestarian arsip.
3. Bekerjasama dengan vendor pengelolaan arsip yang profesional
Hal lain yang tak kalah penting adalah untuk menyerahkan tugas kearsipan, baik dalam pemenuhan kebutuhan peralatan dan perlengkapan, maupun untuk melaksanakan aktivitas kearsipan bila perusahaan Anda memang membutuhkannya. Sayangnya meskipun membutuhkan pendampingan dari perusahaan jasa kearsipan seperti PrimaDoc, perusahaan terkadang masih enggan untuk menempuh cara ini lantaran adanya kekhawatiran mengenai harga.
Padahal, vendor jasa kearsipan profesional memiliki fleksibilitas biaya layanan untuk mitra perusahaan. Contoh fleksibilitas ini dapat Anda temui pada penghitungan biaya digitalisasi per lembar dan lama proses pengerjaan. Pelajari lebih lanjut tentang layanan PrimDoc
4. Patuhi peraturan dan perundang-undangan tentang kearsipan
Untuk memastikan tata kelola arsip perusahaan berlangsung secara efektif dan efisien, dan bersesuaian, penting untuk selalu mengacu pada aturan mengenai kearsipan, baik aturan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), maupun Undang-Undang Kearsipan. Dengan demikian, manajemen arsip perusahaan dapat berlangsung secara aman dan tertib.
Pengelolaan arsip yang efektif merupakan kunci penting bagi perusahaan besar untuk mencapai tujuannya dan meningkatkan nilai asetnya. Dengan menerapkan solusi-solusi yang tepat dan membangun budaya sadar arsip, perusahaan besar dapat memastikan bahwa arsipnya dikelola dengan baik, aman, dan mudah diakses.
Jadi, mulai sempurnakan sistem tata kelola arsip perusahaan di tempat Anda untuk melestarikan informasi dan data penting yang bermanfaat bagi perusahaan dan keberlangsungan bisnis di masa mendatang. Konsultasikan masalah kearsipan kepada tim PrimaDoc untuk solusi terbaik dan dukungan yang tepat.