Cegah Arsip Rusak dengan Cara Pengelolaan yang Tepat

Arsip Rusak – Pengelolaan dan pemeliharaan arsip menjadi kewajiban yang harus dilakukan setiap perusahaan, sesuai dengan Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 Pasal 3 menyatakan bahwa pemeliharaan dan perawatan arsip merupakan suatu  hal yang mutlak dilakukan untuk menjaga kondisi fisik maupun informasinya yang tidak lain bertujuan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan.

Terdapat dua aspek penting dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip, yaitu pemeliharaan dan pengamanan arsip dari faktor yang merusak fisik arsip dan pengamanan bahan arsip dari lingkungan penyimpanan arsip itu sendiri. Oleh karena itu, Anda perlu  mengetahui dan memahami penyebab arsip rusak terlebih dahulu, yaitu:

• Faktor fisika, berupa cahaya matahari, sinar ultraviolet  dari lampu, suhu, kelembaban, serta debu dan partikel logam.
• Faktor biologis, yaitu adanya mikroorganisme yang melekat pada arsip seperti serangga, kutu buku, rayap, tikus serta jamur.
• Faktor kimia, kerusakan kertas terjadi akibat reaksi dari senyawa kimia, seperti air yang dapat mempercepat arsip atau cairan asam yang berasal dari tinta arsip itu sendiri.
• Faktor bencana, yaitu adanya bencana alam yang terjadi, contohnya seperti gempa bumi, banjir, tanah longsor, kebakaran dan lainnya.
• Faktor manusia, manusia merupakan pihak yang berhubungan langsung dengan arsip, sehingga ada kemungkinan arsip rusak akibat ketidaktahuan dalam memperlakukan arsip dengan benar, kelalaian ataupun kecerobohan dalam mendayagunakan arsip.
• Faktor kesengajaan, kesengajaan dalam merusak arsip menjadi hal yang perlu diwaspadai, sehingga Anda perlu meningkatkan keamanan dalam pemeliharaan arsip.

Pencegahan Kerusakan pada Arsip

Setelah mengetahui faktor penyebab arsip rusak, selanjutnya Anda perlu mengetahui cara mencegah arsip rusak Berikut ini adalah beberapa cara yang dapat Anda lakukan:

1. Menggunakan air condition dalam ruang penyimpanan, ruangan penyimpanan arsip dipasang AC atau diberi ventilasi yang cukup serta menjaga kebersihan ruangan dengan vacum cleaner sekurang-kurangnya seminggu sekali.
2. Deasidifikasi, yaitu mencegah arsip rusak dengan menetralkan asam pada kertas yang dapat merusak bentuk fisiknya dan memberi bahan penahan (buffer) untuk melindungi kertas dari pengaruh asam dari luar.
3. Fumigasi penyemprotan bahan kimia untuk membasmi serangga atau bakteri, yaitu cara mencegah arsip rusak dengan dilaminasi, pemberian kamper, dan membersihkan debu yang menempel pada arsip, untuk menghilangkan noda yang melekat pada arsip kertas dapat menggunakan pelarut organik sedangkan untuk bekas atau sisa perekat selotip bisa dilakukan dengan larutan heptane ataupun etil alkohol.
4. Microfilm dokumen fotografi, dengan menggunakan microfilm dokumen akan direkam pada film dalam kapasitas ukuran lebih kecil sehingga menghemat ruangan penyimpanan serta melindungi arsip rusak.

Cara Mengatasi Arsip yang Telah Rusak

Meskipun upaya pencegahan sudah dilakukan, terkadang kerusakan arsip memang tidak dapat dihindari. Jika hal ini sudah terjadi, Anda perlu mengetahui beberapa cara mengatasi arsip rusak sebelum terlambat. Berikut beberapa cara yang dapat digunakan untuk mengatasinya:

• Menambal dan menyambung secara manual, yaitu cara mengatasi arsip, hilang atau berlubang akibat faktor perusak dengan menambal dan menyambung, yang dilakukan dengan menambal menggunakan bubur kertas (pulp) atau potongan kertas dan menyambung dengan kertas tisu berperekat.
• Leaf casting, perbaikan melalui proses mekanik menggunakan suspensi bubur kertas dalam air. Metode ini tidak dianjurkan untuk kertas dengan tinta yang mudah luntur.
• Paper splitting and sizing, yaitu metode perbaikan arsip rusak dan rapuh dengan cara menyelipkan kertas penguat (berupa tisu) di antara bagian permukaan dan belakang kertas dan melakukan sizing, yaitu memberikan lapisan dengan bahan perekat.
• Enkapsulasi, cara ini dilakukan dengan cara setiap lembar arsip dilapisi oleh dua lembar plastik poliester dengan bantuan double tape.
• Penjilidan dan pembuatan kotak pembungkus arsip (portepel), penjilidan juga dapat dilakukan pada arsip yang berbentuk buku untuk menghindari kerusakan akibat lem, jahitan terlepas, lembar pelindung atau sampul terlepas, dan sobek.

Layanan Pemeliharaan Arsip

Pada kenyataannya, pemeliharan arsip rusak yang dilakukan secara manual oleh perusahan tidak dapat menjamin keamanan dalam jangka panjang. Kegiatan perawatan berulang pun akan mengeluarkan biaya restorasi mahal. Selain itu, faktor ketidaktahuan SDM perusahaan yang dapat menghambat proses pengelolaan dokumen itu sendiri juga memperbesar risiko arsip rusak. Untuk itu, diperlukan sebuah layanan khusus pengelolaan arsip perusahaan yang dapat Anda percaya. Salah satunya adalah PrimaDoc. Layanan pemeliharaan arsip pada PrimaDoc meliputi layanan preservasi arsip, konservasi dan juga restorasi arsip. PrimaDoc memiliki layanan menyeluruh untuk perlindungan arsip yang rentan rusak. Layanan ini juga dapat membantu perusahaan Anda dalam mengelola arsip perusahaan dalam bentuk apapun. Jadi, sudah siap menyelamatkan arsip rusak dengan beralih ke PrimaDoc? Informasi lengkap mengenai layanan PrimaDoc dapat Anda dapatkan di sini.