Serahkan Pengelolaan Arsip Vital kepada Tim PrimaDoc!
Perusahaan Anda belum memiliki sistem pengelolaan arsip vital yang mumpuni? Serahkan penyelesaiannya kepada PrimaDoc!
Arsip vital memiliki posisi yang fundamental bagi suatu organisasi, baik yang berbentuk badan usaha, instansi pemerintah, maupun institusi kemasyarakatan. Keberadaannya tidak lain sebagai syarat berdiri dan beroperasinya organisasi tersebut. Standar tata kelolanya pun tidak main-main, tiap aspek dirinci secara menyeluruh di dalam Peraturan Kepala Arsip Negara Republik Indonesia No. 41 tahun 2015.
Tanpa sistem manajemen yang sesuai, pengelolaan arsip vital berisiko menimbulkan kerusakan pada dokumen. Lantas, apa solusi yang tepat bagi perusahaan yang belum memilikinya? Simak jawabannya di bawah ini!
Menggunakan vendor DMS vs membangun sistem dari nol secara mandiri
Anda mungkin merasa telah memiliki perangkat dan sumber daya manusia yang cukup lengkap untuk menunjang manajemen arsip vital. Sayangnya, alih-alih memiliki sistem yang terpadu dan menyeluruh, kondisi kearsipan di perusahaan Anda justru berpotensi rumpang, tidak berfungsi, lamban, dan memiliki risiko keamanan yang mengkhawatirkan.
Tata kelola arsip bukanlah hal yang bisa dianggap remeh, apalagi jika berkaitan dengan pengelolaan arsip vital. Mengutip dari Media Indonesia dan Bisnis.com, jumlah tenaga ahli kearsipan yang kompeten dan tersertifikasi di Indonesia masih jauh dari ekspektasi. Bahkan, pada tahun 2017, tercatat bahwa Indonesia hanya memiliki 2,5% tenaga ahli dari total sumber daya yang dibutuhkan di seluruh daerah.
Berdasarkan fakta ini, opsi terbaik yang dapat dipilih oleh perusahaan maupun instansi pemerintah adalah bekerjasama dengan vendor pengelola kearsipan terpercaya seperti PrimaDoc.
Peran PrimaDoc dalam menyempurnakan tata kelola arsip vital perusahaan
PrimaDoc merupakan solusi satu atap untuk mengelola arsip serta aset perusahaan Anda. Selama lebih dari 10 tahun, berbagai perusahaan lintas industri maupun organisasi pemerintah telah berhasil mewujudkan sistem pengelolaan arsip yang lebih efektif dan efisien bersama tim kami, termasuk pengelolaan arsip vital.
Dengan pengalaman dan standar tata kelola arsip berdasarkan Undang-Undang dan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai prinsip mutlak, tim kami tidak hanya akan membantu Anda secara profesional, tetapi juga berintegritas.
Beragam layanan PrimaDoc tersedia untuk mendukung pengelolaan arsip vital di perusahaan Anda, mulai dari digitalisasi arsip, konservasi dan preservasi dokumen fisik, hingga sistem pengelolaan berbasis cloud.
Kelola arsip vital secara sistematis dengan berbagai layanan PrimaDoc!
Beragam pengalaman telah membawa tim PrimaDoc kepada satu komitmen, yaitu untuk menyediakan layanan yang lebih strategis dan komprehensif dalam menjawab kebutuhan organisasi beserta masalah pengelolaan arsip vital secara tepat. Oleh karena itu, tim kami memiliki rekomendasi jasa dan produk yang dapat membantu Perusahaan Anda secara bertahap, di antaranya:
- Konsultasi kearsipan
Sebelum memilih layanan PrimaDoc, Anda dapat terlebih dahulu melakukan konsultasi dengan tim kami. Layanan ini mencakup pemberkasan dan manajemen arsip dari berbagai kategori, pembenahan dan penataan arsip yang tepat, perancangan Standar Operasional Prosedur(SOP), hingga pelatihan kearsipan bagi pegawai Anda.
- Konservasi dan preservasi arsip
Berikutnya, Anda perlu memeriksakan kondisi arsip vital perusahaan Anda. Apabila tim kami menemukan kerusakan dan masalah lainnya, menyelamatkan dokumen dengan berbagai metode dapat dilakukan, seperti proses fisika dan kimia yang tepat, pengumpulan dan penyusunan data dari arsip yang telah rusak.
- Alih media arsip
Salah satu cara untuk menciptakan keamanan dalam pengelolaan arsip vital adalah dengan membuat salinan digital. Salinan dalam bentuk ini dinilai dapat menjadi metode yang paling aman dan efisien. Hal ini pun berkesesuaian dengan Perka tentang arsip vital. Untuk mendapatkan salinan yang berkualitas, Anda perlu mempertimbangkan penggunaan jasa alih media arsip dari mitra yang berorientasi pada kualitas seperti PrimaDoc.
- Aplikasi PrimaDoc
Pengelolaan arsip vital dalam bentuk digital tidak berhenti pada tahap pengubahan dokumen fisik menjadi dokumen elektronik. Anda perlu sebuah sistem tata kelola digital yang dapat menjamin keamanan berkas, memudahkan pengkategorian, serta mempercepat kinerja staf kearsipan. Aplikasi PrimaDoc dapat menjadi penyempurna sistem kearsipan di perusahaan Anda dengan menyediakan berbagai kebutuhan tersebut.
Dengan beragam layanan dan produk yang sistematis, Anda cukup mengandalkan tim PrimaDoc dan sistem pengelolaan arsip vital dapat segera terimplementasi hingga siap pakai. Tak hanya itu, kami juga dapat memandu pegawai Anda hingga mampu menjalankan dan memelihara sistem dengan baik.
Bersama tenaga ahli yang kompeten dengan harga yang bersaing, Lindungi Arsip Vital perusahaan Anda sekarang juga bersama PrimaDoc!
Untuk memulai diskusi, kirimkan surat permintaan terkait detail biaya dan produk PrimaDoc pada surel marketing@kp3.co.id, atau mulai berkonsultasi melalui WhatsApp PrimaDoc. (Deanita)
