Menemukan Keseimbangan Ideal Sarana dan Prasarana Pengelolaan Arsip
Pengelolaan arsip merupakan aktivitas mendasar dalam menunjang berbagai kegiatan bisnis dan profesional. Kegiatan ini pada dasarnya merupakan upaya penyusunan dan pengorganisasian dokumen agar mudah Anda temukan kembali dan dapat dimanfaatkan saat dibutuhkan. Namun demikian, rupanya aktivitas ini tak sesederhana kedengarannya dan kerap membuat pegawai kearsipan kewalahan, khususnya pegawai yang tidak memiliki keterampilan di bidang pengarsipan.
Oleh karena itu, terdapat beberapa hal yang perlu Anda perhatikan dalam memastikan dan menyesuaikan cara pengelolaan arsip di perusahaan. Dalam artikel ini PrimaDoc telah menyusun daftar yang dapat Anda gunakan sebagai instrumen asesmen untuk memperbaiki pengelolaan kearsipan. Simak selengkapnya.
Pengelolaan arsip yang ideal
Menemukan cara yang tepat dalam pengelolaan arsip tak hanya akan membuat pekerjaan menjadi lebih mudah dan cepat, tetapi juga dapat mengefisiensikan biaya serta membuat sistem lebih berkelanjutan. Oleh sebab itu, melakukan asesmen yang tepat untuk mewujudkannya menjadi hal yang esensial.
Pengelolaan arsip yang ideal perlu memiliki keseimbangan dalam penyediaan dan kontrol setiap bagianya. Misalnya saja dalam hal pemenuhan kebutuhan peralatan dan perlengkapan penyimpanan, Anda perlu mengetahui bentuk dokumen apa yang umumnya digunakan, apakah dokumen cetak tau digital, serta apakah masing-masing sarana prasarananya sudah memadai atau perlu ditingkatkan.
Pertimbangan untuk masa yang akan datang dalam waktu dekat juga sebaiknya mulai Anda sadari sedari dini, misalnya apakah perusahaan akan beralih ke E-arsip dalam waktu dekat. Dengan asesmen dan pemetaan semacam ini, Anda akan mampu memetakan aktivitas pengelolaan dokumen secara lebih komprehensif dan terstruktur, memastikan setiap elemen mendapatkan pemenuhan kebutuhannya secara tepat.
1. Lakukan Analisis Kebutuhan
Langkah pertama adalah memahami kebutuhan arsip secara menyeluruh. Hal ini meliputi:
- Jumlah dan jenis arsip: Berapa total arsip yang ada di perusahaan Anda?
- Frekuensi penggunaan: Seberapa sering arsip diakses?
- Persyaratan keamanan: Seberapa sensitif arsip tersebut? Apakah ada persyaratan keamanan khusus yang harus dipenuhi?
- Ruang yang tersedia: Berapa banyak ruang yang tersedia untuk penyimpanan arsip?
- Anggaran: Berapa banyak anggaran yang tersedia untuk pengelolaan arsip?
2. Evaluasi Sarana dan Prasarana yang Ada
Setelah memahami kebutuhan pada poin di atas, berikutnya Anda dapat melakukan evaluasi sarana dan prasarana yang sudah ada. Hal ini meliputi:
- Ruang penyimpanan: Apakah ruang penyimpanan cukup memadai? Apakah kondisinya aman dan terawat?
- Rak dan lemari penyimpanan: Apakah rak dan lemari penyimpanan cukup untuk menampung semua arsip? Apakah kondisinya masih baik?
- Peralatan penyimpanan: Apakah ada peralatan penyimpanan yang dibutuhkan, seperti kotak arsip, map, dan label?
- Sistem keamanan: Apakah ada sistem keamanan yang memadai untuk melindungi arsip dari akses yang tidak sah maupun faktor risiko perusak arsip?
- Teknologi pengelolaan arsip: Apakah ada teknologi pengelolaan arsip yang Anda gunakan, seperti aplikasi pengelolaan arsip DMS PrimaDoc?
3. Menentukan Prioritas
Setelah melakukan asesmen tersebut, berikutnya Anda dapat mulai menyusun skala prioritas yang tepat untuk pengelolaan arsip. Sesuaikan prioritas kebutuhan dari hal yang sifatnya mendesak, jangka pendek, hingga jangka panjang. Dengan demikian, Anda akan memiliki rancangan pengelolaan arsip yang matang dan berkelanjutan.
Di sisi lain, Anda mungkin ingin berkonsultasi dengan tim kearsipan profesional dari PrimaDoc terkait beberapa hal yang membuat Anda terkendala. Tim PrimaDoc telah banyak mendampingi berbagai perusahaan lintas sektor maupun Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM) dalam memastikan keteraturan dan pematangan sistem pengelolaan arsip mereka. Jadi, jangan ragu untuk mendiskusikan masalah Anda bersama kami!
Hubungi PrimaDoc segera untuk memulai sesi konsultasi Anda!
