Server On Premise, Dukungan Optimal Bagi Perusahaan
Server on premise cukup berbeda dibandingkan sistem cloud computing. Satu perbedaan yang paling terlihat adalah keberadaan sistemnya yang online dan offline. Pada sistem cloud computing, lokasi penyimpanan datanya berbasis virtual. Server penyimpanan diakses secara online dan disediakan oleh vendor, sementara sistem server on premise tidak.
Server on premise adalah sistem penyimpanan dan pengolahan data yang lokasi servernya berada di sebuah gedung dan dikelola langsung oleh tim internal IT perusahaan. Sistem ini tidak seperti cloud computing yang lebih terbuka dan virtual, sistem ini lebih tertutup dan terproteksi lebih ketat. Lokasi server induknya juga jelas, yaitu berada di gedung perusahaan dan untuk manajemennya dilakukan sendiri oleh internal perusahaan. Jadi, perusahaan memiliki akses dan kendali penuh atas sistem ini.
Mengapa perusahaan membutuhkan server on premise?
Selain sistem cloud computing yang sedang tinggi permintaannya, sistem server on premise juga hadir sebagai opsi yang banyak diminati oleh perusahaan besar. Sistem ini menjadi solusi untuk kebutuhan perusahaan yang kurang terpenuhi oleh sistem cloud computing. Bagaimana secara umum kondisi perusahaan yang membutuhkan server on premise?
1. Perusahaan memiliki data yang sangat besar
Banyak sedikitnya data yang dimiliki dan diolah oleh perusahaan dipengaruhi oleh besar kecilnya skala kerja perusahaan. Perusahaan level nasional dan multinasional dengan banyak cabang, tentunya memiliki data yang sangat besar untuk diolah. Perusahaan sejenis ini tidak akan cukup jika mengandalkan pengolahan data berbasis cloud computing saja, tetapi membutuhkan server on premise untuk memastikan seluruh data tersebut dapat diolah. Server on premise memiliki kapasitas yang lebih besar karena seluruh infrastruktur dan sistemnya dikelola oleh perusahaan secara mandiri.
2. Ada begitu banyak pelevelan manajemen informasi sehingga dibutuhkan pengaturan hak akses yang cukup rumit
Perusahaan memiliki kebutuhan untuk mengatur arus informasi internal dan eksternalnya. Setiap level manajemen umumnya memiliki otorisasi akses yang berbeda terhadap suatu data, dan yang paling memahaminya adalah internal manajemen perusahaan tersebut. Oleh sebab itu, perusahaan tipe ini membutuhkan server on premise sebab sistem ini memiliki proteksi data yang lebih kuat dan cocok dengan kebutuhan levelisasi informasi manajemen.
3. Menjaga kerahasiaan data perusahaan
Data sama pentingnya dengan sumber daya lainnya, baik SDM maupun dana. Apabila data ini sampai bocor ke pihak yang tidak seharusnya, bukan tidak mungkin hal tersebut dapat mengancam eksistensi perusahaan. Oleh sebab itu, perusahaan membutuhkan sistem pengolahan dan penyimpanan data dengan proteksi yang kuat. Hal tersebut akan lebih mudah dikelola jika perusahaan menerapkan sistem ini karena tingkat keamanannya dapat terus dikembangkan sesuai kebutuhan.
Keuntungan yang didapatkan perusahaan dengan membangun server on premise!
Memiliki perangkat dan keleluasaan untuk mengelola sistem server tentunya memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan. Berikut ini adalah beberapa keunggulan dari sistem server on premise:
1. Perusahaan memiliki kendali penuh dalam manajemen informasi dan hak akses data
Server on premise memberikan hak pengelolaan penuh kepada internal perusahaan, sehingga seluruh keputusan terkait pengelolaan sistem di dalamnya dapat dilakukan langsung oleh perusahaan. Keputusan tersebut tidak lagi terikat dengan pihak ketiga sehingga manajemen dapat menimbang dengan seksama dan merumuskan sistem manajemen terbaik untuk pengolahan dan penyimpanan data.
2. Tidak terikat masa kontrak dengan jasa penyedia layanan server on premise
Apabila bekerja sama dengan vendor penyedia cloud computing atau lainnya, perusahaan masih terikat kontrak pada jangka waktu tertentu. Di dalam kontrak pun ditetapkan batasan-batasan kedua pihak yang berisi hak dan kewajiban yang harus dipenuhi. Terkadang isi kontrak yang mengikat ini justru memberi batasan yang cenderung menghambat aktivitas bisnis perusahaan. Itulah sebabnya, server on premise hadir sebagai opsi sistem yang memberikan keleluasaan perusahaan tanpa terganggu batas waktu dan pasal-pasal kontrak.
3. Seluruh aset menjadi milik perusahaan
Sebenarnya poin ini adalah pilihan. Aset yang berupa perangkat dan software ini dapat disediakan oleh vendor namun hak manajemen dan aksesnya sepenuhnya dipegang perusahaan, atau yang kedua, seluruh aset dan manajemennya sudah dimiliki perusahaan semenjak awal.
Seperti halnya ketika perusahaan Anda mengimplementasikan DMS PrimaDoc dengan dukungan sistem server on premise. Perusahaan akan memiliki keleluasaan untuk mengelola tingkat keamanan dan segala arus informasi di dalamnya. Lalu lintas data pun lebih terlindungi karena berada di bawah pengawasan tim dari perusahaan. Dengan demikian, proses pengelolaan maupun pemanfaatan arsip digital perusahaan akan lebih terjaga.
Bagi Anda yang tertarik untuk mengetahui lebih banyak tentang sistem DMS PrimaDoc, hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berdiskusi atau berkonsultasi lebih lanjut! (Septiani)
