Perbandingan Keunggulan Cloud Computing dan Server on Premise untuk DMS
Sistem penyimpanan arsip yang handal sangat diperlukan untuk mendukung optimalisasi pengelolaan data perusahaan di era digital. Ada dua alternatif sistem penyimpanan yang dapat dipilih untuk mendukung penggunaan Document Management System (DMS), yaitu server on premise atau cloud computing.
Baik server on premise maupun cloud computing memiliki kelebihannya masing-masing dan akan cocok diterapkan dalam kondisi tertentu. Itulah sebabnya, dalam memilih sistem penyimpanan yang akan digunakan untuk mendukung DMS di perusahaan Anda, harus dilakukan pertimbangan yang matang agar sesuai dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan.
Keunggulan Cloud Computing
Cloud computing merupakan metode pengadaan sistem penyimpanan data perusahaan yang dilakukan dengan menggunakan layanan server berbasis cloud ke pihak ketiga. Penyedia layanan cloud computing akan menyediakan semua kebutuhan infrastruktur dan pembangunan server. Berikut adalah kelebihan dari sistem cloud computing dalam menunjang pengggunaan DMS di perusahaan Anda:
- Tidak membutuhkan banyak tambahan sarana
Ketika Anda memutuskan untuk menerapkan cloud computing, Anda tidak perlu lagi melakukan pengadaan sarana pembangunan jaringan. Semuanya sudah disiapkan oleh penyedia layanan cloud computing seperti PrimaDoc. Anda hanya perlu menyiapkan komputer dan koneksi internet di perusahaan.
- Mudah melakukan penyesuaian layanan
Jenis layanan cloud computing dapat dengan mudah disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Anda dapat melakukan upgrade dan downgrade langganan cloud computing kapan saja diperlukan.
- Biaya yang lebih efisien
Dibandingkan server on premise, implementasi cloud computing membutuhkan biaya yang relatif lebih rendah. Perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya untuk pengadaan infrastruktur jaringan, perawatan server, serta perekrutan SDM teknisi. Selain itu, Anda dapat memilih layanan dengan biaya flat untuk keuangan perusahaan yang lebih stabil.
- Tidak direpotkan oleh pemeliharaan serverÂ
Semua kebutuhan pemeliharaan server menjadi tanggung jawab pihak ketiga. Dengan demikian, perusahaan tidak perlu mengeluarkan sumber daya untuk melakukan pekerjaan ini.
Keunggulan Server on Premise
Server on premise diwujudkan dengan melakukan pengadaan infrastruktur server hingga software yang sepenuhnya dilakukan oleh perusahaan. Dengan kata lain, perusahaan membangun server mereka pribadi secara keseluruhan. Dengan pembangunan server yang sedemikian rupa, ini yang akan perusahaan Anda dapatkan:
– Sistem keamanan yang lebih terjamin
Ketika Anda membangun server sendiri, Anda dapat menyesuaikan tingkat keamanan data dan arsip perusahaan sesuai kebutuhan. Perusahaan dapat mengatur pembangunan sistem keamanan arsip yang ketat guna menjaga kerahasiaan data penting perusahaan. Hal ini mungkin dilakukan karena server on premise ditangani langsung oleh tim internal perusahaan.
– Fleksibel dalam mengatur hak akses dokumen
Karena pengelolaan database dan DMS dilakukan oleh SDM internal, perusahaan dapat mengatur hak akses setiap karyawan kepada data perusahaan. Manajemen dapat mengatur secara spesifik siapa saja yang dapat mengakses dokumen apa. Tidak hanya itu, perusahaan juga dapat mengatur tingkat kewenangan pengelolaan data pada setiap karyawan pada masing-masing dokumen sesuai dengan kewenangannya. Entah hanya sebagai pembaca, hanya dapat memberikan komentar, atau melakukan editing.
– Kendali penuh terhadap database
Ketika perusahaan menetapkan untuk menggunakan server on premise, maka seluruh kebutuhan pengelolaan dilakukan oleh SDM internal perusahaan. Dengan begitu, perusahaan memiliki kendali penuh atas pengelolaan DMS dan database.
– Disertai dengan lisensi
Penerapan server on premise umumnya disertai dengan lisensi penuh. Dengan lisensi ini, perusahaan memiliki kebebasan untuk memberikan akses ke karyawan dalam jumlah besar.
Mana yang Lebih Cocok Untuk Perusahaan Anda?
Jika dilihat dari keuntungan yang ditawarkan cloud computing, sistem ini lebih cocok digunakan pada perusahaan yang mengutamakan efisiensi. Perusahaan tidak perlu mengeluarkan banyak sumber daya perusahaan untuk melakukan pengadaan infrastruktur, instalasi, hingga perawatan server. Penyedia layanan cloud computing seperti misalnya PrimaDoc akan menyiapkan semuanya untuk Anda.
Sedangkan server on premise lebih sesuai diterapkan pada perusahaan yang mengutamakan performa, sistem keamanan dan fleksibilitas yang tinggi. Kustomisasi server dapat disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan secara fleksibel. Hal ini akan menawarkan dukungan yang optimal dan dapat dengan mudah disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan setiap saat dibutuhkan.
Kabar baiknya, PrimaDoc menyediakan kedua sistem tersebut sehingga perusahaan Anda dapat memilih sesuai kebutuhan. Perusahaan Anda dapat menerapkan sistem server on premise untuk mendapatkan performa server dan keamanan yang optimal. Sedangkan untuk efisiensi sistem, perusahaan Anda dapat memilih penyimpanan arsip digital berbasis cloud yang siap pakai. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berdiskusi lebih banyak tentang kedua sistem tersebut! (Septiani)
