Gunakan DMS, Keamanan Dokumen dan Data Strategis Negara Lebih Terjamin

Dapatkah instansi pemerintah menggunakan DMS untuk menjaga keamanan dokumen dan data strategis negara? Pertanyaan ini masih dapat kita jumpai dan ditanyakan oleh banyak staf pemerintah yang belum mengetahui keunggulan dan juga kegunaan yang sebenarnya dari aplikasi Document Management System (DMS).

Padahal utilisasi aplikasi DMS bukan lagi hal baru di Indonesia. Bahkan beberapa klien PrimaDoc sudah mempercayakan kebutuhan pengelolaan arsip digital instansi pemerintah menggunakan aplikasi DMS dari PrimaDoc.

Oleh karena itu, untuk menjawab pertanyaan mengenai cara menggunakan DMS untuk menjamin keamanan dokumen dan data strategis negara, Anda perlu mengetahui lebih lanjut mengenai sistem keamanan yang digunakan. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Mengenal Data Security di Era Modern

Untuk mengetahui tentang cara menggunakan DMS yang dapat menjamin dokumen dan data strategis negara tetap terjaga, maka Anda perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai keamanan data (data security) yang digunakan pada aplikasi DMS.

Secara sederhana, keamanan data atau data security merupakan serangkaian mekanisme keamanan yang digunakan pada suatu software untuk melindungi database yang tersimpan di server atau juga media penyimpanan berbasis cloud, baik dari ancaman yang disengaja maupun tidak disengaja.

Dampak Keamanan Dokumen dan Data Strategis Negara yang Buruk

Perlu Anda ketahui, ada begitu banyak ancaman bagi keamanan dokumen dan data strategis negara. Akan tetapi, terdapat dua ancaman yang dapat benar-benar mengganggu stabilitas negara kita, yaitu pencurian data (data theft) dan juga penipuan data (data fraud).

Jika kedua ancaman ini tidak ditanggulangi dengan sistem keamanan yang tepat, maka akan menimbulkan beberapa dampak bagi sebuah negara, meliputi:

• • Kehilangan privasi (lost of privacy), yang dapat menimbulkan berbagai tindakan ilegal yang digunakan pihak tidak bertanggung jawab untuk mengancam keutuhan negara.
  • Kehilangan kerahasiaan (lost of confidentiality), yang berpotensi menyebabkan kehilangan kepercayaan publik kepada instansi pemerintahan.

• Kehilangan integritas (lost of integrity), yang menyebabkan validitas data dan informasi yang dikelola oleh instansi pemerintah jadi diragukan.

• Kehilangan ketersediaan (lost of availability), mengakibatkan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan kebajikan tidak dapat ditemukan, sehingga menghambat proses penyelenggaraan pemerintahan.

Metode yang Digunakan DMS untuk Mengamankan Data Milik Negara

Seperti yang telah kita ketahui, dokumen dan data strategis negara sangatlah penting untuk dikelola dengan baik. Oleh karena itu, bagi Anda yang ingin beralih menggunakan aplikasi DMS untuk membantu pengelolaan dokumen secara digital, maka Anda perlu memastikan terlebih dahulu metode yang digunakan untuk menjaga keamanan data.

Saat ini, metode yang paling jamak digunakan oleh aplikasi DMS adalah teknologi enkripsi dokumen. Solusi aplikasi DMS dari PrimaDoc juga menggunakan teknologi ini untuk mengamankan data.

Berbeda dengan metode keamanan lainnya, biasanya teknologi enkripsi memungkinkan agar data atau informasi mentah yang belum terenkripsi (disebut plaintext) menjadi serangkaian data acak (disebut chipertext) yang tidak akan dapat dipecahkan tanpa bantuan kode kunci yang dimiliki oleh beberapa pihak saja di dalam sebuah instansi pemerintah.

Untuk menjalankan fungsinya dalam menjaga dokumen dan data strategis negara, teknologi enkripsi terbagi menjadi dua jenis berdasarkan kunci yang digunakan, yaitu:

• Kode kunci publik (public key)

Perlu Anda ketahui, public key menggunakan dua kunci yang berbeda yang dapat terkait secara simetris, sehingga dikenal pula dengan sebutan kriptografi asimetris. Nantinya, kedua kunci tersedia dalam bentuk kunci privat (private key) yang harus dirahasiakan dan kunci publik (public key) yang dapat dibagikan kepada beberapa orang sekaligus. Tanpa adanya kedua kunci ini yang dimasukkan, maka dokumen akan tetap terkunci.

• Kode kunci privat (private key)

Berbeda dengan public key yang tersedia dalam 2 bentuk kunci, maka private key hanya tersedia dalam satu kunci saja, sehingga disebut dengan nama lain kriptografi simetris. Untuk mendekripsi atau membuka data, maka pemilik private key harus membagikan kode kunci tersebut kepada pihak lainnya. Maka dari itu, mengingat hanya sebuah kunci saja yang dimiliki, biasanya private key banyak digunakan untuk keamanan dokumen dan data strategis negara.

Saat ini, aplikasi PrimaDoc juga dilengkapi dengan teknologi enkripsi yang dapat Anda gunakan untuk menjamin keamanan data dan juga dokumen yang bersifat rahasia bagi negara. Apalagi solusi ini juga telah mendapatkan ISO 9001 karena memberikan pelayanan yang berkualitas dan menjunjung tinggi kerahasiaan untuk setiap layanan kearsipan yang dihadirkan.

Jadi, Anda tidak perlu ragu dalam menggunakan DMS dari PrimaDoc untuk mengelola dokumen dan data strategis negara. Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)