5 Tips Mengelola Dokumen Digital
Tips mengelola dokumen digital yang tepat wajib dimiliki sebuah organisasi, karena dapat berdampak pada terhambatnya pengambilan keputusan. Meskipun begitu, tidak semua organisasi seperti perusahaan dan juga instansi pemerintahan yang dilengkapi dengan pengetahuan tentang pentingnya pengelolaan dokumen digital.
Oleh karena itu, tips kelola dokumen digital berikut ini cukup penting untuk Anda ketahui, khususnya jika Anda berhubungan langsung dengan penggunaan dan pengelolaan dokumen setiap harinya. Apa saja tips tersebut? Berikut adalah penjelasan selengkapnya yang tidak ingin Anda lewatkan!
Mengapa Anda Perlu Beralih Menggunakan Dokumen Digital?
Bagi Anda yang masih awam dengan istilah dokumen digital, maka sebelum mengetahui tentang beberapa tips kelola dokumen digital, Anda juga perlu mengetahui tentang kemudahan yang ditawarkan jika beralih melakukan pengelolaan dokumen atau arsip digital. Dengan begitu, penerapan tips yang PrimaDoc hadirkan menjadi lebih optimal. Adapun kemudahan dalam pengelolaan dokumen secara digital meliputi:
- Terhubung langsung dengan jaringan internet, sehingga penggunaan dokumen dapat dilakukan dengan lebih optimal oleh beberapa user dalam waktu bersamaan.
- Mudah dioperasikan, khususnya jika Anda menggunakan aplikasi DMS dari PrimaDoc, maka pengoperasian dokumen juga jadi lebih mudah.
- Pencarian dokumen yang lebih cepat, yang dapat dilakukan berdasarkan kata kunci (keyword), nomor, dan sistem klasifikasi lainnya yang paling mudah digunakan.
- Informasi yang lebih aman, karena kebanyakan sistem pengelolaan dokumen digital telah dilengkapi dengan sistem enkripsi dan hak akses yang wajib menggunakan login id dan password.
- Pengelolaan retensi otomatis, berupa notifikasi bagi dokumen yang telah kadaluarsa atau habis masa retensinya, sehingga harus segera dimusnahkan.
Tips Kelola Dokumen Digital yang Lebih Baik
Setelah mengetahui berbagai kemudahan yang ditawarkan dokumen digital, kini Anda sudah siap untuk mengetahui apa saja tips kelola dokumen digital agar penggunaannya menjadi lebih optimal. Beberapa tips yang Anda coba untuk terapkan antara lain:
- Memastikan Ruang Penyimpanan Data yang Dimiliki
Salah satu kesalahan yang sering dialami oleh perusahaan atau instansi pemerintahan dalam pengelolaan dokumen digital adalah tidak memastikan tercukupinya kebutuhan ruang penyimpanan yang cukup. Oleh karena itu, tips kelola dokumen digital yang pertama Anda ketahui adalah cara memastikan ketersediaan memori penyimpanan. Ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan, yaitu:
- Akses yang mudah jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
- Rencana pembiayaan untuk ruang penyimpanan untuk suatu periode.
- Manajemen disaster recovery yang dapat memastikan data tetap aman.
- Pembuatan Kebijakan Penyimpanan Dokumen yang Tepat
Tips kelola dokumen digital lainnya yang perlu Anda ketahui adalah mengenai kebijakan mengenai SOP atau regulasi untuk penyimpanan dokumen. Beberapa poin penting yang perlu Anda pertimbangkan dalam pembuatan SOP penyimpanan dokumen digital seperti:
- Menentukan siapa saja yang memiliki hak akses atas setiap dokumen.
- Karyawan yang sudah tidak bekerja wajib dihapus data dan dokumen yang dimiliki dengan persetujuan sebelumnya.
- Harap menghindari untuk meninggalkan dokumen dengan informasi yang sensitif tanpa perlindungan tambahan, contohnya seperti password atau kode sidik jari.
- Back up Rutin untuk Semua Dokumen
Untuk menghindari kejadian yang tidak diinginkan, maka tips kelola dokumen digital selanjutnya yang perlu Anda perhatikan adalah melakukan backup dokumen secara rutin pada media penyimpanan lainnya. Dengan begitu, jika sewaktu-waktu kerusakan atau kehilangan dokumen digital akibat bencana atau human error, maka salinan dokumen penting dapat diakses kembali.
- Uji Coba Ruang Penyimpanan yang Dimiliki
Tips kelola dokumen digital lainnya yang tidak kalah penting untuk Anda ketahui adalah uji coba pada ruang penyimpanan yang dimiliki. Sebelum menggunakan ruang penyimpanan, baik itu server, hard disk, dan media penyimpanan digital lainnya, setidaknya harus melakukan uji coba penyimpanan dokumen lebih dari satu kali.
Selain itu, jika Anda menggunakan Document Management System (DMS), Anda juga perlu memastikan agar semua fitur yang terdapat di dalamnya dapat berfungsi dengan baik. Dengan begitu, Anda dapat mengetahui apakah sistem tersebut terdapat celah keamanan atau tidak.
- Memanfaatkan Sistem Enkripsi
Sistem enkripsi merupakan salah satu komponen penting yang perlu Anda pertimbangkan dalam mengembangkan atau menggunakan sistem DMS untuk pengelolaan dokumen digital. Sistem ini memungkinkan agar data atau informasi di dalam dokumen tidak dapat diakses oleh sembarang orang, melainkan hanya dapat diakses oleh pihak internal perusahaan yang memiliki hak akses khusus.
Itulah tadi beberapa tips kelola dokumen digital yang dapat Anda terapkan pada sistem pengelolaan arsip dokumen yang dimiliki. Jika saat ini Anda belum beralih menggunakan dokumen digital, maka sudah saatnya untuk melakukannya. PrimaDoc siap membantu Anda jika sewaktu-waktu dibutuhkan, karena kami menyediakan solusi satu atap bagi semua kebutuhan kearsipan Anda. (Pradana)
