4 Tips Penataan Arsip yang Berantakan di Kantor

Kinerja sebuah perusahaan dapat ditentukan dari cara atau metode perusahaan tersebut menata arsip-arsipnya. Sistem penataan arsip yang tidak teratur akan menimbulkan kekacauan yang dapat menyebabkan kesulitan dalam mencari dokumen yang dibutuhkan, serta meningkatkan risiko kehilangan informasi penting. Kondisi tersebut pada akhirnya dapat menyebabkan terhambatnya pekerjaan karyawan, yang secara langsung berdampak pada penurunan produktivitas perusahaan.

Sebaliknya, arsip yang tertata dengan baik akan memudahkan aksesibilitas, meminimalisir potensi kehilangan dokumen, serta dapat meningkatkan efisiensi dalam pengolahan data. Selain itu, arsip yang terorganisir juga dapat membantu dalam mendukung kegiatan audit, memenuhi regulasi perundang-undangan, dan memperkuat integritas perusahaan.

Menata dokumen yang baik tidak hanya sekedar menumpuk sesuai jenisnya dan memberinya label, ada beberapa tindakan pengelolaan arsip yang harus dilakukan secara sistematis dan terencana. Dalam artikel ini, akan dibahas tips-tips penataan arsip yang baik agar dapat menunjang produktivitas perusahaan.

Pilih Dokumen yang Penting dan Tentukan Jangka Waktu Penyimpanan

Sebelum melakukan penataan arsip, penting untuk mengidentifikasi semua arsip yang dimiliki oleh perusahaan dan menilainya apakah dokumen tersebut penting dan masih diperlukan dalam operasional bisnis kedepannya atau tidak. Hal ini akan membantu mengurangi jumlah dokumen yang tidak diperlukan di tempat kerja, sehingga dapat menciptakan lingkungan kerja yang ringkas dan rapi.

Lingkungan kerja yang ringkas dapat memudahkan karyawan dalam mencari informasi dan dokumen yang diperlukan dengan cepat. Kecepatan dalam menemukan dokumen dan informasi yang dibutuhkan dapat meminimalisir waktu yang terbuang percuma di gudang arsip, sehingga akan meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja karyawan.

Tahap pertama dalam penataan arsip yang berantakan di kantor tidak hanya sekedar mengidentifikasi penting tidaknya setiap dokumen, namun juga menentukan jangka waktu penyimpanannya. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam menentukan kapan suatu dokumen tidak lagi dibutuhkan informasinya.

Hancurkan Dokumen yang Tidak Terpakai

Dokumen yang tidak lagi digunakan atau tidak relevan seringkali menjadi penyebab menumpuknya arsip di tempat kerja dan menyulitkan penataan arsip yang ringkas dan efisien. Dalam keseharian, hal ini juga menyebabkan karyawan kesulitan dalam mencari dokumen yang dibutuhkan serta dapat mengganggu produktivitas kerja. Oleh karena itu setelah melakukan identifikasi dokumen, perusahaan perlu melakukan pemusnahan terhadap dokumen-dokumen yang tidak diperlukan.

Dalam menghancurkan dokumen, penting untuk memastikan bahwa dokumen tersebut dihancurkan dengan aman dan benar agar tidak menimbulkan risiko keamanan. Salah satu cara untuk menghancurkan dokumen adalah dengan menggunakan mesin penghancur kertas. Mesin ini dapat menghancurkan dokumen dengan cepat dan efisien, serta dapat menghancurkan dokumen dalam ukuran yang lebih kecil sehingga tidak mudah dibaca atau direkonstruksi.

Digitalisasi Arsip

Digitalisasi arsip juga dapat membantu mengurangi jumlah dokumen fisik di tempat kerja dan memudahkan penataan arsip fisik perusahaan. Dengan mengubah dokumen fisik menjadi data digital, setiap data dan informasi perusahaan dapat diakses dengan mudah dan cepat. Sistem arsip digital juga akan memudahkan proses koordinasi dan pertukaran data antar karyawan, termasuk dalam pelaporan kinerja, laporan keuangan, ataupun koordinasi dokumen penting lainnya.

Namun, pastikan bahwa data digital disimpan dengan aman dan terorganisir. Organisasi harus memiliki sistem penyimpanan data digital yang memadai dan menjaga keamanan data agar tidak dicuri atau disalahgunakan. Salah satunya adalah aplikasi PrimaDoc yang telah dilengkapi dengan fitur pengaturan hak akses. Fitur ini akan membantu manajemen dalam menentukan siapa saja yang berwenang dan dapat mengakses setiap dokumen penting perusahaan.

Rapikan Dokumen Setelah Digunakan

Tips yang terakhir dalam melakukan penataan arsip adalah senantiasa merapikan dokumen setelah digunakan. Hal ini merupakan langkah penting dalam menjaga kerapian dan kebersihan di tempat kerja serta memudahkan dalam mencari dokumen yang diperlukan di kemudian hari. Dokumen yang tidak ditempatkan kembali pada tempatnya dapat menumpuk dan mengganggu produktivitas kerja. Selain itu, jika dokumen tersebut ditempatkan di tempat yang salah, akan menyulitkan dalam mencari dokumen tersebut di kemudian hari.

Untuk mewujudkan prinsip 5R dalam manajemen arsip yang lebih efektif, PrimaDoc sebagai penyedia layanan penataan arsip hingga sarana prasarana arsip dapat menjadi mitra yang tepat bagi perusahaan Anda. Dengan dukungan PrimaDoc, Anda dapat mengatasi masalah penumpukan dokumen di tempat kerja dengan cara yang praktis dan efisien. PrimaDoc tidak hanya membantu dalam penataan arsip, tetapi juga pemusnahan dokumen yang tidak terpakai dengan aman,  sekaligus solusi digitalisasi arsip yang memudahkan akses dan pertukaran data. Selain itu, PrimaDoc juga menyediakan sarana prasarana arsip untuk kebutuhan manajemen dokumen di kantor Anda. Dengan layanan PrimaDoc, perusahaan Anda dapat mewujudkan prinsip 5R dengan lebih efektif dan meningkatkan efisiensi dalam manajemen arsip.

Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang layanan kearsipan kami? Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi selengkapnya! (Septiani)