Aplikasi Arsip Digital: Solusi Menghadapi Tantangan di Era Digital

Apakah instansi dan karyawan Anda tengah kesulitan beradaptasi dengan pengelolaan arsip digital? Meskipun terdapat banyak tantangan dalam hal tersebut, Anda dapat membuat segalanya lebih mudah dengan aplikasi arsip digital!

Menurut Deputi Bidang IPSK Arsip Nasional RI, Dr Andi Kasman pada sebuah webinar, transformasi pada era digital memiliki empat tantangan besar bagi seorang arsiparis di suatu lembaga ataupun perusahaan. Tantangan yang tidak diselesaikan dengan baik dapat berujung menjadi masalah, salah satunya adalah terjadinya situasi digital dark age, alias ketidakmampuan sebuah instansi maupun perusahaan dalam mengakses informasi lama yang formatnya sudah tidak kompatibel dengan teknologi terkini. 

Lantas, apa saja keempat tantangan yang perlu segera diantisipasi tersebut dan bagaimana peran aplikasi arsip digital untuk menghindari situasi yang tidak diinginkan itu? Pelajari selengkapnya di sini!

4 Tantangan Kearsipan di Era Digital

Masalah dan tantangan di era digital revolusi industri 4.0 berbeda dengan era yang serba manual dan konvensional. Mengenali dan menganalisis potensi yang Anda miliki menjadi langkah awal untuk mampu beradaptasi dengan baik. Berikut keempat tantangan besar yang perlu Anda ketahui dalam mengelola arsip digital:

1. Teknologi Baru dan Banyaknya Ragam Pilihan Peralatan

Tantangan yang pertama datang dari peralatan baru yang akan banyak bermunculan. Teknologi sejatinya memang dibuat dan terus diinovasikan untuk mempermudah pekerjaan. Tetapi beragamnya pilihan, jenis, dan teknologi baru justru dapat membuat pengelola arsip merasa bingung bahkan kesulitan untuk melakukan pekerjaannya. 

Risikonya tentu tidak main-main, arsip bisa terselip atau bahkan hilang tanpa sengaja. Di sisi lain, arus digitalisasi tidak dapat dihindari dan instansi maupun perusahaan harus mampu beradaptasi demi eksistensi dirinya. 

2. Ledakan dan Percepatan Informasi, serta Perubahan Format Arsip

Hal kedua yang juga perlu menjadi perhatian di era digital adalah ledakan informasi secara besar-besaran dan perubahan format arsip. Tingginya aktivitas masyarakat dalam menggunakan layanan jasa dan barang secara daring membuat jumlah data yang masuk pun semakin masif. 

Globalisasi, pasar bebas, dan gaya hidup masyarakt yang berubah secara dinamis ini tidak dapat dipungkiri dampaknya terhadap eksistensi instansi atau perusahaan Anda. Alhasil, pengelola arsip perlu sebuah fasilitas yang dapat membantu mereka bekerja secara lebih cepat dan efektif seperti aplikasi arsip digital. 

3. Penyimpanan Terpusat dan Menyeluruh Berbasis Cloud

Tantangan lainnya yang sangat khas dengan era digital, khususnya 4.0, adalah penyimpanan berbasis cloud. Jenis penyimpanan ini semakin populer dewasa ini karena pengelolaannya yang terpusat dan menyeluruh. 

Cukup dengan satu sistem manajemen penyimpanan seperti yang terdapat pada aplikasi arsip digital, arsiparis Anda dapat mengelola berkas secara bersamaan melalui perangkat yang berbeda-beda sekaligus. Cara kerja ini sangat mempermudah akses pengambilan maupun penyimpanan arsip. Tentunya hal ini membuat pekerjaan karyawan Anda lebih efisien dan efektif. 

Sayangnya, belum semua instansi maupun perusahaan memiliki teknologi penyimpanan cloud untuk mengelola dokumen, baik yang aktif maupun inaktif. Selain karena belum memiliki tim IT yang kompeten, penyebab lainnya adalah belum adanya komitmen untuk meninggalkan cara lama yang bersifat paper-based.

4. Kemampuan dan Kesiapan SDM 

Hal terakhir yang tidak kalah penting untuk dipersiapkan adalah kemampuan Sumber Daya Manusia(SDM) yang mempuni. Beradaptasi dengan segala kebaruan era digital bukan hal mudah untuk langsung dikuasai dan diimplementasikan oleh karyawan Anda. Diperlukan waktu dan dedikasi untuk nelajar sebelum akhirnya mereka mampu bekerja secara optimal. 

Setelah mengetahui berbagai tantangan tadi, lalu apa solusi yang dapat Anda ambil? Berikut rekomendasi PrimaDoc.

Aplikasi Arsip Digital, Kemudahan dalam Satu Genggaman

Walaupun keempat tantangan pengelolaan arsip digital di atas nampak rumit, Anda tidak perlu risau dalam menghadapinya. Aplikasi arsip digital dengan teknologi ter-update kini sudah hadir untuk mengakselerasi proses adaptasi karyawan Anda dari manajemen arsip  konvensional ke arsip digital. Salah satu aplikasi yang kami rekomendasikan adalah aplikasi PrimaDoc.

Aplikasi arsip digital PrimaDoc merupakan aplikasi manajemen arsip(Document Management System) yang dapat membantu Anda mengelola arsip fisik dan digital, baik arsip aktif maupun inaktif. Pengelolaan arsip secara menyeluruh dan terpusat dilakukan tak hanya terbatas pada manajemen arsip, tetapi juga meliputi penyimpanan hingga retensi arsip. 

Fitur-fitur di dalamnya pun dapat menjadi solusi atas keempat tantangan pengelolaan arsip pada era digital. Beberapa di antaranya adalah fitur manajemen gudang, fitur security data digital, fitur pengkategorian arsip, dan lainnya. Di samping itu, aplikasi arsip digital PrimaDoc mengutamakan kemudahan pengoperasian, sehingga tim pengelola arsip Anda tidak perlu waktu lama untuk dapat segera beradaptasi. 

Bagaimana? Anda siap menghadapi tantangan pengelolaan arsip era digital? Coba layanan demo aplikasi arsip digital PrimaDoc sekarang juga. Ingin berkonsultasi terlebih dahulu? Anda bisa menghubungi kami melalui email marketing@kp3.co.id atau telepon di nomor (021) 78838951 (Deanita)