Kelola Dokumen Sebelum Dokumen Hilang

Kelola dokumen yang Anda miliki sebelum terjadi kehilangan dokumen, karena hal tersebut dapat menghambat proses operasional setiap organisasi, baik itu perusahaan atau instansi pemerintahan. Sayangnya, belum semua organisasi mengerti tentang pentingnya tata kelola dokumen yang baik dan benar, baik karena masalah sumber daya manusia yang kurang kompeten, informasi dan pengetahuan yang masih kurang, hingga kebiasaan menggunakan cara lama untuk menyimpan dokumen.

Lalu, bagaimana sebenarnya cara kelola dokumen yang tepat untuk meminimalisir kehilangan dokumen yang berakibat fatal bagi perusahaan atau instansi pemerintahan? Beberapa tips berikut ini dapat Anda jadikan referensi untuk menjadikan tata kelola dokumen Anda lebih baik:

1. Menggunakan Brankas untuk Tata Kelola Dokumen

Cara pertama yang dapat Anda terapkan untuk menghindari tata kelola dokumen yang salah dan berujung pada hilangnya dokumen adalah dengan menggunakan brankas. Perlu Anda ketahui, pada brankas bukan hanya digunakan untuk menyimpan barang berharga saja, tetapi dapat dimanfaatkan pula untuk menyimpan berbagai dokumen penting yang Anda miliki.

Dengan adanya brankas ini, maka Anda dapat meningkatkan sistem kelola dokumen yang dimiliki, karena keberadaannya sangat berguna untuk melindungi barang dan dokumen berharga dari bahaya kehilangan dan juga kebakaran. Adapun beberapa jenis brankas yang dapat Anda gunakan seperti:

Steel safes, adalah jenis brankas yang terbuat dari baja atau plat besi yang dapat digunakan untuk menyimpan dokumen dengan volume yang sedikit sedikit. Sayangnya, brankas ini tidak mampu menahan api.
Fire safes, merupakan jenis brankas yang tahan api dan lebih tebal dari jenis sebelumnya.
Fire and regular safes, adalah jenis brankas yang memiliki keamanan tinggi karena tahan terhadap api dan dobrakan keras, serta dilengkapi fitur penguncian otomatis dengan desain khusus.

2. Memperbanyak Dokumen yang Dimiliki

Selain memanfaatkan brankas, Anda juga dapat menggunakan opsi lain yang lebih mudah untuk meminimalisir kehilangan dokumen, yaitu dengan cara memperbanyak setiap dokumen yang Anda miliki. Meskipun begitu, bukan berarti harus memproduksinya dalam jumlah yang banyak. Anda hanya perlu memfotokopi dokumen penting yang dimiliki dalam jumlah yang banyak, contohnya 5 sampai 10 lembar untuk setiap dokumennya.

Dengan adanya dokumen yang lebih banyak tersebut, tata kelola dokumen juga menjadi lebih baik. Selain itu, jika sewaktu-waktu dokumen tersebut dibutuhkan, Anda tidak perlu lagi membawa dokumen yang asli, cukup menyerahkan fotokopinya saja. Fotokopi tersebut dapat berupa hitam putih ataupun berwarna. Meskipun begitu, pastikan agar Anda menggunakan tinta dan printer yang terbaik, agar hasil cetak dokumen memiliki informasi yang dapat terbaca dengan jelas.

3. Melakukan Alih Media Dokumen

Tips untuk cara kelola dokumen lainnya yang dapat Anda andalkan adalah dengan melakukan alih media atau digitalisasi dokumen. Sebelum melakukannya, pastikan agar Anda menyortir setiap dokumen yang dimiliki dan memilah dokumen mana yang perlu diprioritaskan untuk dialih media dalam format digital.

Setelah penyortiran selesai, Anda dapat memilih jenis format atau ekstensi dokumen yang sesuai kebutuhan. Mulai dari PDF, DOC, hingga JPEG. Jika telah memilih format yang tepat, maka proses alih media untuk meningkatkan efisiensi tata kelola dokumen dapat berlangsung dengan lebih maksimal.

Meskipun begitu, pastikan pula agar Anda memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk proses alih media. Jika Anda tidak memilikinya, maka memilih vendor alih media yang terpercaya dapat Anda jadikan pilihan. PrimaDoc yang memiliki layanan pengelolaan dokumen, termasuk alih media dokumen, seperti yang Anda butuhkan.

Dengan menggunakan PrimaDoc, proses alih media dapat dilakukan dengan lebih maksimal dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Selain itu, PrimaDoc juga dilengkapi dengan aplikasi document management system berbasis website yang dapat Anda andalkan untuk penemuan kembali dokumen dengan lebih cepat.

Jadi, manakah tips tata kelola dokumen yang kira-kira tepat untuk perusahaan atau instansi pemerintahan yang Anda kelola? Jika Anda tertarik untuk mengetahui lebih tentang solusi kearsipan dari PrimaDoc, Anda dapat menemukan selengkapnya dengan menghubungi tim marketing PrimaDoc melalui tautan berikut ini. (Pradana)