Pentingnya Menyingkirkan Dokumen kedaluwarsa Sebelum Audit ISO
Arsip yang rapi dan terus diperbarui merupakan salah satu kunci keberhasilan perusahaan melewati proses audit ISO dengan lancar. Ketersediaan dokumentasi yang lengkap, terstruktur, dan relevan akan membantu mempersingkat waktu audit dengan memudahkan auditor dalam mengakses informasi yang dibutuhkan. Ini memungkinkan auditor untuk melihat transparansi operasional perusahaan, memahami pelaksanaan sistem, dan mengevaluasi sejauh mana perusahaan mematuhi standar ISO yang berlaku.
Dokumen yang teratur juga menjadi landasan yang kuat untuk membuktikan bahwa perusahaan telah menerapkan prosedur dan praktik yang sesuai dengan persyaratan standar International Organization for Standardization (ISO). Ini juga menjadi sumber informasi bagi manajemen dalam melakukan evaluasi dan perbaikan sistem. Selain melakukan penataan arsip, perusahaan juga perlu melakukan pemusnahan arsip-arsip yang sudah kedaluwarsa sebelum melaksanakan audit ISO.
Mengapa Perlu Menyingkirkan Dokumen kedaluwarsa Melaksanakan Sebelum Audit ISO?
Arsip kedaluwarsa merujuk pada dokumen, catatan, atau informasi yang telah melewati masa kegunaannya atau relevansinya dalam konteks waktu tertentu. Dokumen ini tidak lagi akurat, atau tidak memiliki nilai informasi yang signifikan bagi perusahaan. Misalkan seperti dokumen kebijakan lama yang sudah tidak berlaku lagi, data historis yang sudah lewat masa periodenya, atau informasi yang sudah tidak relevan dengan kondisi atau kegiatan terkini dalam sebuah perusahaan.
Dalam proses audit, relevansi dan keakuratan informasi menjadi aspek penting yang ketepatan hasil penilaian. Selama audit ISO, auditor akan menilai kesesuaian dan kepatuhan perusahaan terhadap standar yang berlaku pada saat audit dilakukan. Arsip perusahaan menjadi salah satu sumber data yang digunakan auditor dalam menggali informasi tentang bisnis perusahaan. Penggunaan dokumen yang sudah kedaluwarsa dapat memberikan informasi yang tidak akurat, serta mengarah pada kesalahan penilaian terhadap kepatuhan perusahaan terhadap standar yang berlaku saat ini.
Oleh karena itu, penting untuk menyingkirkan dan memperbarui dokumen-dokumen yang tidak relevan atau sudah kedaluwarsa sebelum menjalani audit ISO. Hal ini diperlukan guna memastikan bahwa dokumen yang digunakan selama audit adalah yang paling mutakhir, sehingga auditor bisa mendapatkan gambaran yang akurat tentang sejauh mana perusahaan mematuhi persyaratan ISO yang berlaku.
Di sisi lain, menyingkirkan dokumen-dokumen kedaluwarsa dari gudang arsip perusahaan juga menunjukkan bahwa pengelolaan arsip perusahaan dilakukan dengan efisiensi dan kehati-hatian. Tindakan ini mencerminkan komitmen perusahaan terhadap tata kelola yang baik terhadap informasi serta kepatuhan terhadap kebijakan dan regulasi terkait.
Keuntungan Menyingkirkan Dokumen kedaluwarsa Bagi Operasional Bisnis Perusahaan
Selain berdampak positif bagi kelancaran pelaksanaan audit ISO, menyingkirkan dokumen-dokumen yang telah kedaluwarsa juga memberikan manfaat yang signifikan bagi operasional perusahaan. Dokumen yang kedaluwarsa tidak lagi memiliki nilai informasi yang dibutuhkan dalam perumusan kebijakan perusahaan. Ketika dokumen-dokumen kedaluwarsa ini dibiarkan dengan dokumen yang masih aktif, manajemen akan kesulitan dalam memahami kondisi perusahaan dan merumuskan kebijakan yang tepat bagi kemajuan bisnis kedepannya. Informasi yang tidak akurat bahkan bisa berdampak pada pengambilan keputusan strategis yang salah, sehingga menyebabkan kerugian di masa mendatang.
Tidak dilakukannya pemusnahan arsip kedaluwarsa juga dapat menjadi sumber potensial bagi kebocoran data atau pelanggaran keamanan. Kebocoran data atau pelanggaran keamanan dapat terjadi jika dokumen-dokumen tersebut jatuh ke tangan yang tidak berwenang atau jika informasi yang terkandung di dalamnya dieksploitasi dengan cara yang merugikan. Dengan menghilangkan dokumen yang tidak diperlukan, perusahaan dapat mengurangi risiko kebocoran atau penyalahgunaan informasi sensitif tersebut.
Terakhir, menyingkirkan dokumen kedaluwarsa juga dapat mengatasi masalah keterbatasan ruang penyimpanan yang dialami perusahaan. Jumlah arsip akan terus tumbuh seiring dengan aktivitas bisnis perusahaan. Membiarkan arsip-arsip lama yang sudah kedaluwarsa tersimpan di gudang arsip hanya akan menghabiskan ruang penyimpanan yang berharga di perusahaan. Ini dapat menimbulkan kekacauan yang mengganggu efisiensi dan kelancaran operasional bisnis di perusahaan. Jadi, menyingkirkan dokumen kedaluwarsa tidak hanya berguna untuk menjamin kelancaran audit ISO saja, namun juga menciptakan operasional bisnis yang lebih efisien secara keseluruhan.
PrimaDoc menyajikan solusi lengkap untuk mendukung persiapan perusahaan menghadapi audit ISO dengan layanan kearsipan terbaik. Melalui layanan manajemen arsip, PrimaDoc membantu merapikan dan menghilangkan dokumen-dokumen lama pada gudang arsip Anda, memastikan keberlanjutan operasional perusahaan yang efisien. Layanan ini tidak hanya memberikan kontribusi positif terhadap kelancaran audit ISO, tetapi juga membantu perusahaan mengurangi risiko kebocoran data, meningkatkan akurasi informasi, dan mengatasi keterbatasan ruang penyimpanan. PrimaDoc siap menjadi mitra andal perusahaan Anda dalam mengelola arsip, menciptakan lingkungan kerja yang efisien, serta memastikan kepatuhan dan kesiapan perusahaan dalam menghadapi tantangan audit ISO. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berdiskusi lebih lanjut! (Septiani)
